お互いの「気づかい」が仕事の中断を減らして生産性を劇的に上げる

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photo credit: Seattle Department of Transportation SDOT Flagger at work – slow down, give ‘em a brake via photopin (license)

みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

みなさんは仕事中に「中断」って意識されていますか?

  • 上司や同僚に声をかけられた
  • 電話が鳴ったから出た
  • 来客が来た
  • 会議の時間になった
  • メールの通知を確認した

ノリにノって仕事をしていても、オフィスにはその仕事を中断させようとする要素が山ほど存在しています。

オフィスで働いている限り、「また邪魔されたよ~」なんて、ある程度の「中断」を許容せざるを得ないしているかも知れませんが、実は「中断」の悪影響といったら想像を絶するものなのです…!

今回は、中断がどれだけ生産性を落とすのかについてお伝えしつつ、中断を防ぐためのいくつかの超簡単テクニックについてお伝えします。

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中断した作業に戻るには23分15秒かかる

集中しているところから、それを中断して、別のモノに意識を移します。

また元の仕事に戻ろうと思ったら

「あれ、どこまでやったっけ?」

ということありますよね?

それが実際にどれほどの損失をもたらしているか、ということなのですが、以下の記事をご覧ください。

歩いて5分の最寄りのカフェへ行くことは大したことではないように思えるかもしれませんが、他のたくさんの作業と合わせて、塵も積もれば山となります。そして、その時間的コストはかなりの額になります。ビジネス誌

この中では、仕事の「中断」の悪影響についてこのように述べられています。

ビジネス誌『Fast Company』が紹介した研究によると、一度中断した作業に戻るには平均で23分15秒かかるそうです。わずか4回作業を中断しただけで、1日のうち1時間を無駄にしてしまうのです。

驚きですよね。

むしろ、オフィスでは気軽に声をかけられるというのがメリットの一つと考えられていますが、それによる生産性の損失も大きいんだということは知っておくべきでしょう。

同期コミュニケーションを避ける

上司、同僚、電話、会議、メールの通知…オフィスで発生する中断のほとんどの原因は「他人」にあり、コミュニケ―ションにあります。

ということは、コミュニケーションに工夫をすれば、ほとんどの中断は防ぐことができるかも知れません。

さて、突然ですがここでクイズです。

以下3つのコミュニケーション手段には、とある共通点がありますが何でしょうか?

  • 直接会話する
  • 電話をする
  • 会議をする

それは、コミュニケーションを取り合う同士が、同じ時間を共有しなければコミュニケーションが成立しないということです。

このようなコミュニケーションの方法を、同期コミュニケーションと言います。

片方が準備できていたとしても、もう一方が準備できていないときに同期をとろうとすると、もう一方にとっては「中断」が発生します。

中断が発生するということは、ちょっとの用だったとしても、仕事に戻るのに平均23分かかってしまうわけですから、同期コミュニケーションをしかける際は想定よりもコストが高くつきます。

一方、チャットやメール、手紙であれば、お互いの時間についてタイミングをとらないでもコミュニケーションが可能です。

双方、仕事のキリが良い都合がいいときに内容の確認と返信をすれば良いので、「中断」によるロスが不要となります。

このようなタイミングを合わせずとも可能なコミュニケーションを、非同期コミュニケーションと言います。

「中断」を防いで減らすために、同期コミュニケーションに注意を向けてみましょう。

「中断」を防ぐ4つの気づかい

そこまで分かってしまえば、やることはおのずと見えてきますし、実際にはとっても簡単なものばかりです。

以降でいくつかを紹介します。

チャットを使う

同期コミュニケーションが全て中断を生み出すわけではありませんが、引き金となる可能性はありますので、代替として非同期コミュニケーションに置き換えていくというのが自然な発想として出てきます。

それで、メールという手法が一世を風靡してきているわけですが、メールは元をたどるともう1960年代に考案された方法で、もう50年も前の手法です。

メールには

  • 履歴が追いづらい
  • 共有範囲の設定が都度しなくてはいけない
  • 消せない

などの弱点が残っているのですが、一方でインターネットとクラウドの普及により「チャット」が脚光を浴びてくるようになりました。

チャットはメールが抱えている弱のを克服と、より手軽なにコミュニケーションを実現しています。

中でもチャットワークは、徹底的に非同期コミュニケーションらしさを追いかけている素晴らしいサービスです。

  • 既読がつかない
  • 通知は1時間後にやんわり

など、チャットを送信することで発生し得る「中断」を極力減らそうという設計思想で作られています。

以下記事でも紹介していますので、その「優しさ」を詳しく知って頂ければと思います。

チャットワークには既読がつかない、その優しい理由とは?
ビジネスにおいてコミュニケーションはとても重要です。それを強力にサポートするツールであるチャットワークですが、なぜ既読がつかないのか、その優しい理由についてお伝えしつつ、魅力に迫ってみたいと思います。

集中タイム・集中ルーム

集中タイム集中ルームはたくさんの企業で導入されていて、とても成果が出ている手法の一つです。

誰にも邪魔されない集中できる時間帯、環境を局所的に整えるという取り組みで、いくつか方法があります。

  • 社内または部署内で集中すべき時間帯を決めて、その間は話しかけること・電話の取り次ぎ・会議を禁止する
  • 定時前に出社する(営業時間外は電話は留守電に)
  • 会議室など個室にこもる
  • カレンダーに作業予定を入れて意思表示

最近のイケてる会社だと「フリーアドレス制」で集中しやすい席を用意していたり、個室に近い「コンセントレーションルーム」を用意していたりしますね。

私もサラリーマン時代は、会議室が空いてれば予約して一人で使いまくっていました。ほんと捗るんですよね。

必要でない会議は廃止、やるとしても設定を工夫

会議は時間を合わせて大人数が動くことになります。

そのタイミングに仕事のキリが良ければいいのですが、全員が全員、いつもがいつもそうはいきません。

会議については

  • 共有・報告のみの会議
  • 主旨やゴールが明確でない会議

などをはじめ、不要なもの、チャットなどの非同期コミュニケーションに代替できる会議は廃止するというのが基本です。

やるとしても、かけるコストに応じてきちんと成果を上げることを真剣に考える必要があります。

無駄な会議よサヨナラ!傍観者を撲滅してすごい会議にする5つの方法
会議は企業活動の15.4%を占めていますが、その44.5%が無駄だと感じているそうです。今回は会議を無駄にしてしまっている要因、そして無駄な会議をなくすためのテクニックについてお伝えします。

会議を設定するときに、できるだけ「中断」を減らす方法があります。

それは、中断が発生しづらいタイミングに会議の日時を設定することです。

例えば、就業時間直後

みんなは出社してきたばかりなので、まだ仕事に取り掛かっていません。早く出社して仕事をしている人を除けば中断が発生しません。

もちろん、アジェンダは前日までに共有しておくべきですが。

もう一つあるとしたら、ランチ時間直後

ランチ抜きで仕事をしている人以外は中断がありませんね。

100%は防げませんが、社内のMTGであれば、気を使ってみましょう。各現場でベストなタイミングは異なるかも知れませんが考えてみてください。

その小さな心がけが、積もり積もると大きな差を生み出します。

電話を遠ざける

先ほど紹介した「チャットワーク」を運営される株式会社ChatWorkさんはオフィスに電話を設置していない、という話は有名です。

電話は同期コミュニケーションであり、中断の要因となることに加えて

  • 十分な準備がない状態でコミュニケーションをしなくてはならない
  • 聴覚のみの情報しかない
  • 場所によっては周りが気になる
  • 記録・履歴が残らない
  • 取り次ぐ担当者も時間をとられる

など非常に弱点が多いコミュニケーション手法です。

「なんですぐに出ないんだ!」

などと怒られちゃうのがちょっぴり怖いですけど、電話で中途半端なコミュニケーションをするよりも、チャットでベストなコミュニケーションをしたほうがお互いにメリットがあります。

「感情が伝わらん!」

と電話を好む方もいるかも知れませんが、感情はテキストで伝えることができますし、相手にも十分に伝わります。「私は悲しい」と書けばいいだけです。

さて、しかし電話をゼロにするのはなかなか大変です。しかし、電話の本数を減らす努力をすることで生産性は上がります。

  • 社内の連絡は電話を使わない

というのは組織として有効な手段だと思います。

残りの手段はチリツモなのですが

  • 自分からは電話をかけない
  • 電話番号を名刺に書かない
  • 個人の携帯は留守番電話対応
  • 電話に出られいことが多くて…チャットのほうが確実です、と言っておく

などなどの組み合わせで「ああ、この人(またはこの会社)は電話じゃないほうがいいんだな」と思ってくれたらいい感じですね。

まとめ

仕事の生産性において「中断が大敵」ということはおわかり頂けましたでしょうか?

その原因のほとんどは同期コミュニケーションに起因するもので、その対策のほとんどは相手に対する「気づかい」なんです。

「中断」を減らすことで生産性が上がるのはもちろんですが、お互いが感じるストレスも減ります。

ちょっとの工夫でできることばかりですので、皆さんのチームでもぜひ実践して頂ければ幸いです。