By: tiarescott
みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
突然ですが、”会議やるよ”と召集されました。みなさんはどのような気持ちになりますか？
今日はどんなビジネスがこの会議室から生まれるんだろうっ！？とワクワクしますか？
…だといいんですけどねぇ…
そのようにポジティブに感じている方はとても少ないように思えます。
私もこれまでのビジネスマン歴からすると
- 特定の人がしゃべりまくって終わる会議
- 「特に報告はありません」というセリフを順番に言うだけ
- ブレストなのに最初から煮詰まっている
- 会議というよりは詰め会
- 半分くらい寝てる
- 決断をすべき人物が電話で離席したまま戻って来ない
- 最後になって議論がひっくり返ってふりだしに戻る
など残念な会議の例はいくらでも出てきます。
以下の記事ではそんな会議の様々な実態が調査されています。
まず、どれだけ企業が会議に時間を割いているかという調査結果がありまして
会議等の全体業務に占める割合は15.4％
とのことです。つまり会議は会社活動の1/7以上を占めていることになりますね。
実際に無駄な会議ばっかりだったとするとひじょーにもったいないですね…
ということで、今回の記事ではそんな会議の実態と無駄としてしまっている要因である社会心理について紹介しつつ、会議を有意義なものとするためのいくつかのテクニックについてお伝えしたいと思います。
どうぞよろしくお願いします！
会議のコストはとても高い
1回の会議にかかるコストは計算したことありますか？
会議を開催するのに稟議書なんて書いたことないよ～などとおっしゃるかも知れませんがよく考えてください。人件費がしこたまかかっていますよ！
例えば、一人当たり１時間当たりの人件費が3,000円として、会議の参加者が10人、会議時間が2時間だとすると、会議1回あたりのコストは
3,000円×10人×2時間＝6万円
となります。めちゃめちゃ高いですね～！！
利益率が20％の会社だったとすると、
6万円÷20％＝30万円
つまり30万円分の売上に匹敵する成果をその会議で上げなくてはなりません。
といったように、会議ってとても高くつくんですが、認識していらっしゃいますか？
約半数が無駄と感じている
先ほどのNTTデータ経営研究所の調査ですが、他にも興味深い報告が上がっています。
現在の会議等について、いつも感じている問題・課題について尋ねたところ、全体では、「無駄な会議等が多い」がトップで45.0％。次いで「会議等の時間が長い」（44.1％）、「会議等の頻度が多い」（36.7％）
会社で開催される会議等は、価値創造（仕事の生産性向上、イノベーションの創出等）に貢献していると思いますかと尋ねたところ、「あまりそうは思わない」(51.1％)、「全くそう思わない」(15.8％）は合わせて66.9％。
会議中に内職をしている（41.7％）
…えーと…さんざんですね。
とにかくこの日本において会議という会議はうまくいっていない場合多いようです。
会議の全てをダメにする心理
なぜ会議はうまくいかないのでしょうか。
その問いに唯一の回答を与えるものが傍観者効果と呼ばれる社会心理的な作用です。
傍観者効果
集団心理の一つ。ある事件に対して、自分以外に傍観者がいる時に率先して行動を起こさない心理である。傍観者が多いほど、その効果は高い。
これは、以下の3つの考えによって起こる。
- 多元的無知 – 他者が積極的に行動しないことによって、事態は緊急性を要しないと考える
- 責任分散 – 他者と同調することで責任や非難が分散されると考える
- 評価懸念 – 行動を起こした時、その結果に対して周囲からのネガティブな評価を恐れる
（引用：Wikipedia）
人が集まると援助、つまり会議で言い換えるなら会議を意義あるものにする行動や発言を率先して起こさなくなるということです。
ではどのようにすれば良いでしょうか？
参加者を傍観者ではない参加者にすればよいのです。
以降でそのための手段をいくつか紹介していきます。
参加者を傍観者にしないための方法
会議のリーダーを決めて晒す
リーダーつまり議長を決めますが、それは上司ではないほうが良いです。上司を議長にすると部下の社員たちが結託して傍観者になりやすいので、一般社員から選抜するのが良いです。
そしてその選ばれたリーダーはリーダーですから会議の成功や失敗、時間の超過について責任を負います。
さらにリーダーの存在と責任について参加者全員に晒して理解してもらうことが重要です。
会議が失敗して仲間や部下の評価が下がらないように手助けをしようという気持ちが生まれる参加者が出てくるはずです。
また、上司はでしゃばってはいけません。でしゃばると、リーダーは責任を外されたと思ってしまい、一気に傍観者に成り下がる危険性があります。
会議の目的を明確にし共有する
リーダーは会議のゴール地点を明確にして参加者に共有をします。
これによってその会議は無駄ではないものですよと先制パンチで伝えることができます。
それでも無駄と言うならば、会議に参加する前に言って来い！ということです。
逆に目的が明確にできないのであれば、その会議は開催すべきではないでしょう。目的があやふやなら適切な参加者も必要な時間も決められないはずです。
全員が会議の準備をして感謝される
リーダーは会議に向けて全員に会議資料を作るなどの準備作業をするように促します。
準備に携わってリーダーから”ありがとう”と言われたら当事者意識を持って会議に臨めるはずです。
また全員が準備された会議資料に事前に目を通しておくことも重要です。内容を理解した状態で臨めるので傍観者になりにくいですし、会議自体もスムーズに進みます。
こちらの記事でチャットワークを活用した準備方法について紹介していますので、よろしければ合わせてご参考下さい。
参加人数を絞る
人数が多いほど傍観者になりやすいので、人数を減らすというのは一つの手です。2～4人ならまず傍観者にはなりにくいでしょう。
10人を超えてくるとかなり危険です。いくら準備がよくても傍観者が増えるのを防ぐのは難しくなります。
オープンスペースで会議をする
会議中に寝る、内職をする、死んだ目をしている、などの会議における傍観者の行動はハタから見たら非常に恥ずかしいものです。
密室である会議しつでは、そのような行動が自然になってしまうのですね…
それを防ぐために、最近ではオフィスにちょっと高めの丸テーブルを置いてスタンディングで打ち合わせができるようにしている企業もあるようですね。
オープンにして参加していない人の監視の力を借りて傍観者を撲滅してしまいましょう。
まとめ：世界のトップ企業で行われている会議
傍観者を撲滅して意義のある会議にするための方法についていくつか紹介してきました。
- 会議のリーダーを決めて晒す
- 会議の目的を明確にし共有する
- 全員が会議の準備をして感謝される
- 参加人数を絞る
- オープンスペースで会議をする
以下記事にある通り、世界トップ企業の経営者も会議については様々な工夫をこらしているようです。
傍観者を撲滅する方法はそれぞれの会社、チームに合わせて様々考えることができそうですね。
ぜひ皆さんの会社やチームでも、いかにして傍観者を減らすことができるか常にアイデアを出すようにしてみてくださいね。
それでは、次回の会議がステキな成果を生むことを祈っています！
