無駄な定例会議とメールチェックをしなかったら何を成し遂げられるかを計算してみた

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みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

長時間労働や過労死の問題が引き続き話題になっていますね。

しかし、見渡すと無駄な会議やメールチェックがまだまだたくさんあるのでは?と思います。

会議というと、サラリーマン時代は当たり前のように、毎週のアタマに1~2時間くらいの定例会議が二つほどあり、イレギュラーの会議が毎日1個程度は入っていました。

メールに関しては、毎朝PCを立ち上げてから、30分程度はメールチェックの時間。あとは1時間に1回くらいはメールチェックのタイミングをとっていたように思います。まあ、私に直接関係のあるメールは、1割にも満たないんですけどね。

今日は、そんな無駄な会議やメールチェックをやらなかったとしたら、自分はどれだけの時間を得したのか計算してみよう!

という記事です。

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無駄な定例会議で1560時間を損した

今日、「会議」に関するこんな記事を読みました。

会議をうまく運営するのは難しい。 会議にはその会社の「時間に関する考え方」が色濃く現れるので、だめな会社は会議を見ればひと目で分かる。会議が下手くそな会社は決まって、生産性が低いのだ。   例えば、以前書いた記&

その中で語られている会議の例…

まず議長である組織長、もしくはリーダークラスが、各人から報告を求める。そこには一応数字もあるので、コメントを付けて報告される。

たまに議長がおかしな数字に対してツッコミを入れる。

「この数字、おかしくないかね。」

「何で今月の数字は未達なんだ。」

報告者は理由を述べる。

「は、カクカクシカジカの理由がございまして……現在対策取っている最中です。」

上司は「そうか」と言い、次の人が発表をする。

もうね、笑っちゃうくらいよくやってました。こういう会議。

そこで私はこう思いました。

サラリーマン時代はいずれの会社でも管理職だったことが多いので、私は会議においてグループの会議を仕切る役回りでした。ですが、まさにこのような会議をしていました。今、思うと当時の部下の皆さんと自分自身に無駄な時間を使わせて申し訳ないと思います。

数字の共有はGoogle Apps Scriptで自動集計して、KPIは関係者が見られるグループに毎朝チャットで自動レポートです。数字に関する対策が打てているなら、会議を待たずしてチャット上で報告。

GASでチャットワークにGoogleアナリティクスの前日レポートを自動送信
以前、Googleアナリティクスの日次レポートを自動記録する方法をお伝えしましたが、今回はさらに発展をさせてそれをGoogle Apps Scriptを使ってチャットワークに毎朝自動で通知します。

もし、集中して議論をするべきことがあったら、その時はじめて目的を明確にして会議をセッティング。

これでOKです。

当時はチャットがない時代もありましたが、なくても良かった会議はたくさんありました。

これを30歳のときに気づいていたら…39歳で独立をしたので、ちょうど10年ですね。一回あたりの定例会議を1.5時間として、それが週に2回としたら

10年×52週/年×2回/週×1.5時間/回=1,560時間

ガーーん…!

しかも、それを人数分やっちゃっていたわけですね。みんなでドットインストールを見る時間にしておけばよかった…。と、心底思います。

メールチェックで1,250時間を費やした

次、メールです。

メール自体、完全になくすべきほど「悪」とは思っていません。

ただ、何でもかんでもメールを送ればいいという乱暴な使い方をしていると、かなりのダメージを受けちゃいます。

というのも、以下記事にある通り、メールチェックはわりと時間がかかるのです。

ある調査では新着メールをチェックした後に仕事へ戻るのに、平均64秒かかることが分かったそうです。1分強なら短い時間といえますが、積み重なると毎日数時間ものロスにつながり、会社の収益にも悪影響を与えうるとしています。

引用 「メール禁止」を宣言する会社 ねらいは「生産性の向上」と「ワークライフバランス」

そして、私の過去の経験上

  • 勤怠連絡
  • 日報
  • 問い合わせメール
  • 取引先とのやり取り

などといったものをメーリングリストをCCに入れてメールするというルールがかなり採用されています。場合によっては全社メールしています。

社員を信用していない会社ほど、CCを上司やグループ全体につけるように指示しています。

1人、1通、1分だったとしても、それが100人、100通になった時点で10,000分になりますよ。

メールチェックは完全にゼロにはなりませんが、ほとんどのコミュニケーションはチャットに集約していますし、ひとり社長にはそういう余計なCCはつきません。

営業メールを除けば、ほとんど自分に用のあるメールだけです。多分、中身を見る必要があるのは数本かと…。ちなみに、メールチェックは一息ついたときにしかしませんし、コーヒーでも飲みながらInboxです。自分に関係のないメールは件名だけ見て即刻アーカイブです。

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では、こちらも計算をしてみます。1年250営業日として、1日30分メールチェックをしていたとすると

10年×250営業日/年×30分=75,000分=1,250時間

ガーーーん…

2,810時間で何ができるのか計算してみた

では、足し算すると2,810時間なので、この時間でどれくらいのことができるか考えてみます。

ブログだったら936記事分(1記事あたり3時間計算)…今の当ブログ(祝!30万PV突破)の記事数がちょうど500記事くらいなので、ちょっと頑張れば同じ規模のメディアが二つ作れるくらいの記事数が稼げます。

ドットインストールだったら、56,200回見られます(ちなみに、ドットインストールの全配信動画数は4,150本なので14周できます)。

チャットワークAPIの開発案件だったら、20~30社分くらいは開発できると思います。

…まあそんな感じです。そんな余地があると考えると、ワクワクしませんか??

ぜひ今から、無駄な定例会議と無駄なメールのばらまきはやめましょう。