みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
ほとんどの会社では顧客リスト、販売データなどの管理にExcelを使っていることと思います。
つまり、Excelをデータベースソフトとして使っているんですね。
ですが、Excel。データベースとしての使い方もできなくはないですが、Excelの得意分野は「表計算」であり「データベース」ではありません。
そこを正しく理解しておかないと、データがケッ散らかってしまったり、データ量の増加に耐えられなくなったり、色々なリスクがあります。
そこで注目すべきが、データベースソフト「Access」です。
これまでのパッケージ版のOfficeでは仲間はずれになっていましたが、Office365 SoloやBusinessには標準でバンドルされるようになりましたから、とっても身近な存在になってきました。
これはAccessに手を出してみる絶好のチャンス！
そこで今回は、私もいつもお世話になっているブログ「Ateitexe」を運営されている、*youさん(@ateitexe)こと今村ゆうこさんの新著「Accessデータベース 本格作成入門 ~仕事の現場で即使える」が、はじめてAccessを勉強する方に絶賛オススメでしたのでご紹介します！
しかも本書、先日発売された拙著「ExcelVBAを実務で使い倒す技術 」と同じ発売日！
合わせて活用すると効果てきめんですよ～。
「Accessの洗礼」なんて、もう怖くない
さて、Excelと同じノリでAccessを立ち上げてみるといきなり
「このコントロールはオートナンバー型の’ID’フィールドに連結しているため、編集できません…って全然編集できない」
「テーブル？クエリ？オブジェクト…？なんだそりゃ」
などなど様々なデータベースソフトならではの洗礼を受けます。
Excelさんは見た目通りに作業がしやすいようにできています。例えるならこんな気の優しそうな青年のよう。
一方でAccessさんはこんなイメージ。
きっちりしてそうですよね。
しかし、ぱっと見はルールが多くてツッケンドンな印象ですが、そのおかげで
ルールどおりに整理整頓されていると無駄な容量を使わないので、効率よくたくさんのデータを蓄積することができます。データがきちんと並んでいるので、計算や集計も得意ですし、目的のものを探し出すのも非常に迅速です。とっても有能な秘書みたいに思えてきますね。
まさに、その通りなんです！
このように、親しみやすいイラストを使ってわかりやすく解説がされているので、敷居が高く見えるデータベースやAccessの世界も楽ちんに入っていくことができます。
ちなみに、本書のイラストは全て*youさんが描かれているとのこと。文章書くだけで瀕死の思いをするのに、すごすぎる…
（当記事に掲載しているイラスト画像は*youさんの許可を頂いております。ありがとうございます！）
Accessを学ぶとExcelも上手になる理由
私はExcelユーザーはみんなAccessを学ぶべきだと思っています。
というのも、お仕事で本当に「データ」の力を最大限に活用するのであれば、データベースの知識は必須中の必須なんです。
世の中の全てのホワイトカラーがデータベースをきちんと理解してお仕事をしていたら、それはもう大いに生産性が上がることでしょう。
なぜなら、データベースはデータを効果的に利用するためにあるからです。
本書でいうと
- CHAPTER１ Accessの基本 データベースを作成する前に
- CHAPTER２ テーブル 設計・作成・格納
まで進めれば、Accessの導入部分を理解しつつも、Excelのスキルも上がります。
データベースは、データを収めるテーブルが一番重要です。
とある通り、データを保管・管理しておくにはテーブル形式が最も効果的です。
それを知らずに、自由なデータの配置やセルの結合ができるExcelでデータを管理しようとすると
Excelさん、困ってしまいます。皆さんの職場のデータもこんなふうになっちゃっていませんか？？
テーブルをちゃんと理解してExcelを使うと、日々のお仕事の効率も格段に上がるはずです。
その練習材料として、ルールがちゃんとしているAccessでデータベースを叩きこむのは、Access自体も身に着きますし、一石二鳥。
かなり効果的だと思います。
以下、本書の中から具体例を２つほどピックアップしてみます。
ほとんどの場合ExcelのデータをAccessにインポートできない
さて、Accessにチャレンジしようとして、ほとんどの人がここで躓くのではないかと思っています。
お仕事で普段使っているExcelデータをAccessに移行して管理したいのにうまくインポートできないのです。
それでどうしていいかわからず、結局融通のきくExcelさんに戻ってしまうという…
「2-5 テーブルと元データの整合性～作成への最初の関門」では
- 書式のクリア
- 空行・空列の削除
- 表記の統一
- 重複の削除
- スペースの削除
など、Excelによく潜んでいるトラップを一つ一つ「解除」する方法が解説されています。
この節をチーム全員が読めば、それだけでも、かなりチームの生産性が上がると思います。
データベース運用をするために知っておくとよいこと
Accessはデータベースソフトとは言え、データに関して万能であるわけではありません。
ですから、気を付けなければならないことがあります。
運用する上で気を付けなければならないこと、例えば
- Accessはどのような規模間で使うのが理想？
- データの二重かを防止するために
- バックアップについて
といったことが、「2-8 運用に関する注意～データベースは組織の重要な財産」に、これまた親しみやすいイラスト入りで解説されています。
このような考え方は、Accessに限らず現場でデータを共同で利用するときには、まず知っておいて損はないんですよね…ぜひ、読んで欲しい。
親しみやすいイラストと丁寧な解説が実現する本格データベース活用
ここまで冒頭の部分を紹介してきましたが、本書ではAccessの「部品」である
- テーブル
- クエリ
- レポート
- フォーム
まで、Accessを仕事で活用する場合に必要となる全てを網羅しています。
しかもそれは、前述の通り、親しみやすいイラストと、実務に即した丁寧な解説でなされていますので、途中で脱落することなくたどりつくことができるはずです。
そして、そのボリュームは303ページ！しかも大型本！！しかも、CD-ROM付！！！
ぜひ、本書をきっかけとして、皆さんの職場に「有能な秘書」を迎えてみてはいかがでしょうか？
