さらば紙の契約書!クラウドサインによるペーパーレス契約による3つのメリット

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cloudsign

みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

皆さん、契約書で消耗していませんか?

先日「クラウドサインとチャットワークでペーパーレス」セミナーに参加してきました。

私はチャットワークの大ファンなのですが、今回はまずはクラウドサインについて書きたいと思います。

クラウドサインは契約をクラウド上で行えるサービスです。

無料で契約締結ができるウェブ完結型のクラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)。契約書の保管・管理にも利用可。契約書だけでなく、発注書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりにご利用いただけます。

えー、それって法的に大丈夫なの?と思われるかも知れませんが、運営は「弁護士ドットコム」ですから。

弁護士ドットコム橘様のお話から学んだクラウドサインのメリットと使い方、そしてその信頼性についてレポートをしたいと思います。

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クラウドサインとは?

契約業務は一般的に

  1. 契約内容の作成
  2. 交渉・すり合わせ
  3. 締結
  4. 管理

といった四段階に分けることができますが、クラウドサインはその3,4、つまりその契約締結から契約書管理を担うクラウドサービスです。

例えば締結業務と言っても、実際に紙で行おうとすると

  • 自社の作業
    1. 契約書を二部印刷する
    2. 製本する
    3. 自社の分を捺印する
    4. 送付状を準備する
    5. 場合によっては返信用封筒を準備する
    6. 封筒に一式を入れる
    7. 宛先を書く
    8. 切手を貼る
    9. ポストに投函する
  • 先方の作業
    1. 受領して中身を確認する
    2. 先方が捺印する
    3. 送付状を準備する
    4. 封筒に一式入れる
    5. 宛先を書く
    6. 切手を貼る
    7. ポストに投函する
    8. 先方の分を保管する
  • 自社の作業
    1. 受領して中身を確認する
    2. 自社の分を保管する

などという作業が発生してしまいます。

まー…うざいですね。

さらに先方に送った時点で、うっかり修正が入った場合は…もううんざりです。

これをクラウドサインで行う場合を簡単に説明をしていきますね。

書類をアップロードする

クラウドサインでは契約書、申込書、発注書などの契約書類をPDFで取り扱います。

ドラッグアンドドロップでアップロードをします。

クラウドサインに契約書類をPDFでアップロード

複数書類があってもOKです。

送り先メールアドレスを追加

続いて、契約書を送る先方のメールアドレスを追加します。

クラウドサインで宛先を追加する

一旦、クラウドサインに登録したことのある宛先であれば、「連絡先から追加」から選択することができます。複数名を選択することもできます。

押印、フリーテキストの割り当てと自社の押印

次に「押印」欄をドラッグして自分もしくは先方に割り当て、自社の分を押印します。

クラウドサインで押印を割り当てる

この「押印」は実は法的には不要のようですが、押した感を出すために…というお話でした。あとは先方に入力頂く必要がある箇所があれば「フリーテキスト」欄も追加できます。

契約書の送信

これで送信。

クラウドサインで契約書を送信する

先方にメールが届く

先方にはこのようなメールが届きますので、URLをクリックしてもらいます。

クラウドサインから送られたメール

先方の押印と同意

開いて押印をしてもらい、「書類の内容に同意」をしてもらいます。これで締結が完了です。

クラウドサインで契約締結が完了

いかがでしょうか?簡単でしょ?

実は先方は”クラウドサインへの登録が不要”なことに注目してください。URLでクリックするだけです。

クラウドサインを使う3つのメリット

クラウドサインを使うメリットはとても明確で3つあります。

契約締結のスピードアップ

紙の契約書で締結する場合は、自社から先方、また先方から自社という郵送が必要なので、どうしてもそれだけで1週間くらいの時間がかかってしまいます。

その他に製本や捺印や郵送…複数人で役割分担をしている会社であれば、待ち行列で少しずつ時間がとられていきます。

一方で、クラウドサインの場合はどうでしょうか?

先ほどの説明では、自社側の作業が終わったら、先方の作業は

  1. 受け取ったメールでURLをたたく
  2. 押印して同意

これだけです。

先方がメールを開くタイミングが良ければ数分で完了します。

コスト削減

一般的に発注書1件を送付するのに

  • 人件費:200円(印刷、郵送、回収、保管を6分で行った場合)
  • 郵送費:82円(定形郵便かつ25g以内、製本されている契約書であれば140円)
  • その他:20円(封筒、用紙、印刷等にかかるコスト)

ということで、300円程度かかるとされています。

また、それよりもインパクトがあるものですと、印紙税があります。

業務委託契約書は一般的に一通あたり4,000円です。

しかもそれが両社でかかるということを注目してください。クラウドサインにすれば両社合わせて9,000円くらいコストダウンとなります。

コンプライアンス強化

え?紙のほうがコンプライアンスでいうと強力なのでは?

…と思いますか?

実はそんなことはありません。

まず、前提として一部の業法で指定されている契約(労働条件通知書など)は紙での締結が定められているようですが、その他のいわゆる一般的な契約については契約方式は自由です。口頭でもFaxでももちろんクラウドでもOKです。

その上で、クラウドのほうが利点といえるポイントがいくつかあります。

受信者が特定される

紙の契約書の場合は、誰がその封書を開封したのか、契約書を受け取ったのか、捺印をしたのかが実は明確ではありません。

クラウドサインの場合は、送る先はメールアドレスで特定され、一意に決められたURLでのみアクセス可能なので、そのアドレスの持ち主がURLを配布しない限りはアクセスすることができません。

改竄防止

クラウドサインで締結されたPDF書類は誰も改竄することはできません。

セミナーの配布資料から言葉を借りますと

クラウドサインで合意締結されたすべての書類には、クラウドサインのみが発行可能な電子署名が付与されますので、それにより真正あ素類を判別することができます。電子署名の仕組みには、強固な暗号化方式によって守られている公開鍵暗号方式に基づくデジタル署名を採用しています。

とのことです。

紙の書類であれば、書き足しや、印字ができてしまいますからね。

一元管理による漏れ防止

大きな契約書に関してはそんなことはないかもしれませんが、小さな案件の申込書…うっかり回収忘れをしている場合ありませんか?

クラウドサインでは、送った契約書はその大小に限らずステータスが一目瞭然です。

クラウドサインの契約ステータス管理

ここから「リマインド」メールも送ることができます。

また、締結業務が楽ですので、双方ともに「後回し」にするリスクも減りますよね。

メールよりも楽、お互いが楽

私もITオタク、クラウドオタクを自負していたのですが、今までは

  • 基本契約書はクラウドサイン、または印刷(先方が望んだ場合)
  • 個別契約はメールで。保管はEvernote

というやり方をしていました。

なんとなく「個別契約はメールでOK」→「メールが一番楽ちん」と思い込みをしていたんですね。

今回のセミナーを聞いて、個別契約もクラウドサインにすれば契約がいっさいがっさいクラウドサインで管理できると気付きました。

というのも、小さい契約ほどステータス管理が雑になりがちなのですが、そこまで含めて任せられるようになるのは大きなメリットですね。ひとり社長にはありがたいです。

一方で、先方の立場としても、メールだと受け取って文字を打って返信をしないといけないのですが、クラウドサインならばクリックだけで締結いただくことが可能です。

メールよりもお互いが圧倒的に楽になります。

まとめ

以上、クラウドサインとは何か、またそのメリットについてお伝えしました。

今後、弊社からは案件の大小に限らずクラウドサインでお願いしていきます。

ちなみに、ユーザー数一人で毎月30通までは無料で利用可能です(私も無料で利用させて頂いています…汗)。

それ以上であれば月額10,000円+1通50円のスタンダードプランになります。ここまで来ると、受注件数をたくさん増やしたい感じになりますね。頑張ります。

さて、本セミナーについては実はもう1ネタありますので、後日お伝えできればと思います。

どうぞお楽しみに!