中小企業から大企業まで使える!チャットワーク運用ルールの11か条が素晴らしかった件

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photo credit: wuestenigel Decoration HOUSE Rules via photopin (license)

みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

今年も参加してきました「MFクラウドExpo2017」

毎回素晴らしい内容なので、欠かさず参加しています。

今回もご多分に漏れず、素晴らしい内容でしたので、いくつかレポートをしたいと思います。

さて、一発目は私の大好きなサービスの一つ、チャットワークです。

ChatWork株式会社CMO山口さん、株式会社LIFULL執行役員伊東さんによるセッション「クラウド会議で時短&離職抑止→生産性4倍」から、チャットワークを導入して間もない企業が定めるべき運用ルールとそのポイントについてお伝えします。

ビジネス会議室「チャットワーク」とは

chatwork

全世界205ヵ国、153,000社に導入されているので、もうご存知の方も多いかと思いますが、チャットワークはビジネスチャットサービスです。

メールや電話、または会議、書類・手紙などのコミュニケーションの一部または大部分をチャットに置き換えることで、絶大なるコミュニケーションコストのカット、そしてそれによる生産性の向上を実現します。

山口さんは「飛び道具」とか「空中戦」という言葉を使われていましたね。

ちなみに、弊社もチャットワークのおかげで、WordPressサイトの構築のお仕事のお問い合わせが来てから、当日で受注して翌日納品したことがあります。お互い慣れていると爆速になります。

また、ビジネスに特化しているからこそ「ストレスフリー」に使えるように徹底的に設計されています。

チャットだと上司が年がら年じゅう部下を追い回したり、パワハラっぽい感じになりそうな懸念がある方もいるかも知れませんが、チャットワークはそういうことのないように、作られています。

本当にストレスフリーに成果が上がる!チャットワークの一歩進んだ使い方
私の愛してやまないチャットワーク。メールや電話に代わってビジネスの現場に劇的な効率化をもたらしてくれるクラウドサービスです。今回はその魅力と一歩進んだ超便利な使い方をお伝えします。

企業向けでいうとビジネスプランですが、1アカウントあたり500円からという非常にリーズナブルな金額で利用できながらも、セキュリティは万全という特徴があります。

チャットワーク(ChatWork)は、あなたのビジネスを加速するために生まれたクラウド会議室です。

ちなみに、無料で試すこともできますので、まず小さなチームでテストをすることも有効です。

チャットワークの「運用ルール推奨11箇条」

さて、そんなチャットワークですが、弊社も代理店を務めさせて頂いていますから、たくさんの企業での活用を見ております。

ただ、「働き方改革だ!」「残業減らせ!」「流行りのチャットだ!」てな感じでトップダウンで強引に導入しても、現場が全然使わなかったりします。

「うまく活用して、生産性上げたり、コミュニケーションを豊かにすること」が目的であるはずなのに、「導入すること」が目的になってしまうんですね。

これ、本当によく見かけますので、皆さん要注意です。

そこで、Home’sでおなじみの株式会社LIFULLさんなのですが、社員1,200人以上もいる大企業ながら、チャットワークをうまく導入して効果を上げていらっしゃいました。

そのコツの一つが細やかなルールを設けることです。

それがコチラの「運用ルール推奨11箇条」です。

チャットワーク運用ルール11箇条

  1. プロフィール画像の設定
  2. プロフィールに内線番号を入れる
  3. デスクトップ通知を必須に
  4. 朝来たらチャットワークを開く
  5. 相手を明示する場合はToまたはReをつける
  6. 目的に応じて投稿するグループを使い分ける
  7. 資料upしてOKだが、きちんとファイルサーバーにも格納すること
  8. あとでやろうと思うことはきちんとタスク化
  9. タスクの納期までに「完了」
  10. チャットグループを作る際は画像&タイトル&概要を全員がわかるように設定
  11. 外部ユーザーは申請/許可制で追加する

これ、ほとんどの項目は、中小企業から大企業まで、どんな企業でも有効なものなんですね。ありがたい…。いくつかポイントをお伝えします。

プロフィールとプロフィール画像

意外と設定しないでデフォルトのままの人が多いんです。

導入担当さんは、このプロフィールとプロフィール画像がなるべく早期に全員設定されるように気を付けないといけません。

基本的に、誰もが慣れていないものは使うのに抵抗感が生まれてしまうものですが、それを後押しするのは、実は「自分だけ出遅れてる感」だったりします。

つまり、ほとんどの人が使っている(ように見える)のに、自分だけ使っていないと、それはそれで危機感を覚えるものです。

逆にデフォルトアイコンだらけだと、「みんなが使っていない感」が出ているので、余計使いづらくなります。

グループの画像や概要も同じですね。ちゃんと入力すると、わかりやすいというのもちろん、流行っている感を演出できます。

朝来たらチャットワークを開く

この項目、目からウロコでした…。

私もチャットワーク歴が長いので、常に開いているのは当たり前過ぎて、皆さんにアドバイスするのを失念しちゃってました。

ですが、お伝えするべきでしたね。

チャットワークは常に開いていましょうね。

スタートアップと、ブラウザのデフォルト機能で自動で立ち上がるようにするのがオススメですので、導入担当者さんはそのように啓蒙すると良いと思います。

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Toと返信を使う

Toと返信も、案外教えてあげないと使ってもらえないけど、使ったら絶大に便利なのに、という機能の一つですね。

To、返信をつけると、その相手に通知されるようになりますので、スムーズにコミュニケーションができるようになりますし、グループ上での「誰に話しかけているのかわからない状態」を100%防げます。

というか、誰も返事しない発言があるグループは、その後に書き込みづらくなるので、ちゃんとルールとして運用したほうが良いです。

To、返信をつけない発言は誰も得することはないです。

グループの作り方

「それぞれ必要なグループ作っておいてね」なんて、丸投げしても、グループの作成は慣れていないと意外とドキドキするので消極的になってしまいます。

導入担当さんは、ある程度グループとそれぞれの管理者を決めちゃったほうが良いです。

部署別、チーム別、役員グループなど、組織図に照らし合わせて作るというのが基本中の基本なのですが、それ以外のグループの作り方も重要です。

LIFULLさんのグループの作り方が秀逸だったので共有します。

チャットワークのグループ分け例

  • 職種別:エンジニア/デザイナー/企画/マーケターなど
  • 委員会
  • 遊び:ゴルフ/ランニング/フットサル
  • PJ
  • 情報共有:海外動向/競合動向
  • 共通項:パパ・ママの集い/保育園情報/復職マニュアル/子供服の譲渡

LIFULLさん、子育て世代に手厚い感じが出てますね。

特に「遊び」「共通項」については、共通の話題があってかつ普段コミュニケーションしない人が活発にコミュニケーションをとるきっかけになるので、とてもオススメです。

ChatWorkさんの例では「今日飲みに行く」グループがあるという話も聴いたことがありますね。

コミュニケーションが良くなるとモチベーションや離職率にも良い影響を与えますので、ぜひご活用くださいね。

まとめ

以上、チャットワークとその運用ルール11か条についてお伝えしました。

導入の責任者さん、担当者さんは、このあたりをしっかり決めて、皆さんにちゃんとお伝えしてから、導入を開始するとスムーズにその威力を味わうことができるようになると思いますよ。

弊社でもお手伝いできますので、検討される企業様いらっしゃいましたらお問い合わせ下さいませ。

株式会社プランノーツのお問い合わせページです。月額オンラインサポート、Webサイト制作やシステム開発、コンサルティングなどのお申込み、お仕事のご依頼・ご相談などお気軽にご連絡下さい。

さて、MFクラウドExpo2017のレポートとは言いつつもチャットワークだけの話になってしまいましたが…、近日中に別のレポートをお伝えします。

どうぞ、そちらのほうもお楽しみに!


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1976年こどもの日生まれ。東京板橋区在住。「ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、コンサル、執筆本を中心に活動しています。→詳しいプロフィールはコチラ ★ご依頼・ご相談はお気軽にどうぞ!→お問い合わせはコチラ ★フォロー頂ければ嬉しいです。