受信トレイ空っぽ！？驚くほどメールが片づくiPhone神アプリMailbox

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今回は仕事に活用すると神クラスに役に立つGmail管理アプリMailboxをご紹介したいと思います。

このアプリ、それはもう衝撃を覚えるほど便利ですので、ぜひ一度ダウンロードしてみてください。

ウソの既読に時間を取られ…

出社してすぐにやることは受信トレイの大量に来ているメールと格闘…という方、多いのではないでしょうか？

当然、自分宛の大事なメールもありますが、中にはなんとなくで自分のアドレスが入っているようなメールや、どこか登録したサイトのメールマガジンなど、「自分には関係ないな…」というメールも多く含まれているのではないでしょうか？

そんな”不要なメール”たちについては、いったん開いてみたり、チェックボックスで選択したり、中身を読んでいないメールにウソの「既読」していませんか？

「未読」or「既読」のメール管理は時代遅れ

さて、これまでのメールの管理は「読んだか読んでないか？」という情報をベースに管理をするスタイルでした。メールの本数が少ない時代はそれでよかったのでしょうが、現在は毎日大量のメールが送られてくる時代ですから、

• 未読メールの中には、用のないメールがたくさんある
• 既読メールの中に、まだ用のあるメール（確認したり返信したりが必要）が混在している

といった具合に、未読でも既読でも自分に用があるメールなのかそうでないのか、ということがパッとわかりませんね。

そこで用があるのかないのかを見分けるために「スター」などの印をつけるという方法で対処をしていることと思います。

ただ、スター付きのフォルダ…いつも開いているわけではありませんので、スターを付けた”用のあるメール”がごっそり後回しになっていたりしませんか…？

Mailboxを使えばそのような悩みもクールに解決できますよ。そもそも、メールというものの概念が根底から覆されます。

「読んだか読んでないか？」といった概念はこの際捨ててしまい「用があるのかないのか？」という、メール管理として最も重要な情報だけをベースに管理をするからです。

受信トレイを空にすることを目指す

Mailboxは”メールボックスを空にする”ということをとても重要視したGmail管理アプリです。操作も左右スワイプが中心でとても直観的。

受信トレイのメールについて不要と判断したら、右スワイプの1動作だけでアーカイブします。アーカイブというのは”処理済み”ということですね。

そのメールに用があった場合ですが、その場合はメールの内容お確認したり、必要に応じて返信をしたりして、用が済んだ後にアーカイブすればOKです。

では、今すぐではないけど後になって対応したいメールはどうしましょうか？

その場合は対象のメールを左スワイプをすると「後で通知」とすることができます。

後で（同じ日の少し時間がたった後）、明日、来週、などといったように、いつ再通知するかを指定することもできます。指定した時間がやってくると、そのメールは再度受信トレイに戻ってきますので、その際に処理します。

したがって、受信トレイに集まったメールはアーカイブか後で通知かのどちらかにスワイプすることで、空っぽにすることができます。

空になったら次のメールが来るまでは、メールに関してはすべて忘れてOK、おさらばです。別のタスクに集中しましょう。

いつでもどこでも何アカウントでもOK

当然ながらMailboxはiPhoneアプリなので、外出中でも自宅でもいつでもどこでもメール管理が可能です。

就業時間後に到着したメールでも、不要なもの、用が済んだものはどんどんアーカイブしてしまいましょう。そうすることで、翌日出社した際の”メール既読地獄”から解放されることになると思いますよ。

また、Gmailで複数のメールアカウントを使っている場合、すべてのメールを一元的に管理できます。私もメールアカウントを3つも使っていますが、全部まとめて管理できるのでかなり便利です。

まとめ

もうここまで読まれて、「Mailboxってタスク管理ツールみたいだ」と思われませんでしたか？

そうなんです！

MailboxはGmail管理ツールでありながら”メールきっかけのタスク管理ツール”でもあります。うまく使っている方は、タスクに関する内容を自分宛にメール送付をして、全てのタスクを管理されている方もいらっしゃいます。

さて、そのタスク管理ですが、今の時代では業務が複雑化していますので、努めてシンプルにスマートに管理するように意識をしないと、気が付くと管理のための作業が膨大になってしまいます。

それでいうとMailboxの「二者択一を繰り返して空にする」という方法はとても簡潔ですよね。

タスク管理に関しては以下の記事もご覧いただければと思います。

429 Too Many Requests

tonari-it.com

本日はこれで以上です。最後まで読んでいただきましてありがとうございました！