みなさん、こんにちは！ タカハシ(@ntakahashi0505)です。
仕事で上司や同僚に振り回されてしまうと、自分のタスクがなかなか進められなくなったり、ペースが乱されイライラしたりします。
みなさんはそのような経験あるでしょうか？
もしその点、困ることがあるようなら、他人に振り回されるケースを理解し、そのうまいかわし方を備えておくのがおすすめ。
今日は「他人に振り回される2つのパターンとデジタルツールでの撃退法」をお伝えします。
では、行ってみましょう！
他人に振り回される2つのパターン
他人に振り回されるパターンは、以下2つに分けられるかなと思います。
- 仕事がよく割り込んでくるというパターン
- 決定したことが後から変わるというパターン
それぞれについて、傾向と対策を考えていきます。
仕事が割り込んでくるパターン
グループウェアで勝手にガンガン会議の予定を入れられてしまう、「ちょっといいかな」と割り込みの仕事が差し込まれてしまう、そういうことはありますか？
これが仕事が割り込んでくるパターンです。
すべての予定をカレンダーに入れておく
これを防ぐために、おすすめなのは、すべての予定をカレンダーに入れておくことです。
通常、多くの方は、打ち合わせとか外出とか、そういう他者との予定だけ入れているようです。
しかし、そうするとカレンダーで空いているところは「調整可能な」「自由時間」だと思われてしまいがち。
しかし、本当は期限にやるべき個人のタスクもあるわけです。
そこで、ひとりでやる個人のタスクをこなす時間もカレンダーに予定として入れておくのです。
これにより、この時間はこの仕事をする予定だという意思表示にもなりますし、他者が勝手に予定を入れてくるのをブロックできます。
具体的には、向こう3日間くらいのタスク予定を入れておけば、直近の割り込みはある程度ブロックできるでしょう。
会議とか頼まれ事については、その4日目先以降であれば調整できますよ、という回答がしやすくなります。
実際、先々であれば調整もしやすいでしょうし、自分の時間管理にもなって一石三鳥です。
プライベートの予定は「P」
ちなみに、Googleの社員の方が教えてくださったカレンダーの使い方なのですが、プライベートの予定は「P」と入れておくそうです。
これにより、今日は残業はできませんよという意思表示となります。
本来は、業務時間外に仕事を依頼するというのはおかしな話なのですけどね。日本では慣習としてまかり通ってしまっているところもありますので、うまい対処が必要です。
決定したことが後からひっくり返る
なぜ決定したことが後からひっくり返るのか
以前、僕が会社員として働いていたときの上司でもある社長は、決定したことを後から次々と変えてしまう社長でした。
僕も同僚もみんな、たいへん困っていました。
なぜ、決定したことがいとも簡単にひっくり返るのでしょうか？
考察したところ、その社長のコミュニケーションに問題があるということに気づきました。
何かというと、ほぼ100％、口頭でのコミュニケーションしかしないタイプだったのです。
メールで連絡しても返事がなく、読んでいるのかわかりません。あまり、会社にもいないので捕まえるのがたいへんです。
運良く、会社に来たときに話をして、指示をもらうのですが、でもその指示したことを忘れていて、次のタイミングでは違う指示をします。
「言った・言わない」の問題が多発するのですが、その場合、立場が上の人のほうがどうしても有利になってしまうので、現場としては飲まざるを得ません。
とにかくテキストで記録を残すこと
このパターンの対処法は、とにかく記録を残すことです。
口頭で指示を受けたとしても、後で「念の為ご依頼内容をまとめました」と、できるかぎりオープンな場所にテキストで共有します。
メールであれば関係者にCC入れる、チャットであればオープンなチャットで投稿する。
情報共有にもなるし、一石二鳥です。
同様のことが、会議でも起きるときがありますので、議事録をきちんと残しておくことはマストです。
プラス、動画や音声を残しておくのもオススメです。恥ずかしい発言もできなくなりますしね。
最近はMTGの議事録をまとめてくれるAIツールもあるので、そういうものを活用するのもひとつの手です。
まとめ
以上、「他人に振り回される2つのパターンとデジタルツールでの撃退法」についてお伝えしました。
以上2つのパターンと対策で、大なり小なり防ぐことはできるのではないでしょうか。振り回されずに、強かに対応をしていきたいものです。
引き続き、みなさんがいきいきと学び・働くためのヒントをお届けしていきます。次回をお楽しみに！
この話を耳から聴きたい方はこちらからどうぞ！
