みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、1日10分！ITマスター塾 #17: アーカイブを使ってメール受信トレイをスッキリ です。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
溜まりやすい受信トレイの整理方法
今、チャットツールなど導入する職場も増えていますが、やはり1番使っているコミュニケーションツール、その定番と言えばメールになりますよね。
日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事で使っているコミュニケーション手段ダントツの1位はメールで98.3%
2位が電話で82.4%、テレビ会議、ウェブ会議、こちらが75.5%ということでした。
さらに、ビジネスパーソン1日平均何通メール送っているかで言うと、15.2通だそうです。
受信しているメールの数でいうと、1日平均なんと50.02通ということでした。
送っている数も多いですが、やはり受け取る数、半端ないですよね。
もちろん取引先や社内からメールが来るということもありますが、何かオンラインで登録したりとか、購入したりとか、イベントに参加したりすると、それだけでメールがじゃんじゃん来るようになったりします。
1日50件ずつ溜まっていきますから、放っておくと受信トレイがもう何千件みたいなことに割とすぐになってしまうんです。
それだけいろんなメールが受信トレイに溜まっていると、何か返信をしなきゃと思ってメールを探すんだが、あれ、どこにメールあるんだっけといちいち開きながら探す、こんな羽目になったりもします。
受信トレイには用があるメールだけを残す
そういうことにならないようにおすすめなのは、受信トレイには用があるメールだけを残すというのをおすすめしています。
元々最初から不要なものとか、返信などがもう完了していて用済みのもの、これは受信ボックスからどかしてしまうわけです。
そもそも受信したメールの多くは、さっと見て用済みになるものだったりとか、もしくは最初から読む必要もないものばかりだったりもします。
そういったものに大切な大切なメールが埋もれちゃう、こういった状況を避けるわけです。
なので、受信トレイには用があるメールだけを残す。
用がないということはタスクが全て完了するということなので、その状態、受信トレイが空っぽになってすっきり気持ちいいとなるわけです。
用済みのメールはアーカイブで保管する
では、どこにどかすかということを考えないといけません。
そこで、ぜひ覚えてほしい場所、これがアーカイブという機能なんです。
アーカイブというのは、日本語で言うと保管庫という意味があります。
自分にとってそもそも用がないメール、もしくは用済みのメールに関しては、アーカイブに移動して受信トレイには残さない、そういった操作をするということです。
そうすれば、受信トレイには自分に用のあるメールだけが残っているという状態になります。
このアーカイブという機能、Gmailにもアウトルックにも備わっているので、ぜひ活用していただければと思います。
アーカイブ、ゴミ箱と何が違うの
ちなみに「このアーカイブ、ゴミ箱と何が違うの？」と思われるかもしれません。
これらは全く別物なんです。
アーカイブはひとまず保管庫に取っておいてあるので、アーカイブの中のメールを検索することもできますし、場合によっては取り出して受診トレイに戻すこともできます。
しかし一方で、ゴミ箱はメールを消すということなんです。
一定期間はゴミ箱に残されていますが、一定期間を過ぎると削除されてしまいます。
なので、メールの容量を削減したいのであれば、アーカイブではなくて、ゴミ箱にメールを入れて消すという作業が必要になりますので、その点覚えておいていただければと思います。
アーカイブの操作方法
さて、アーカイブの操作なんですが、具体的にどうやるのかお伝えしていきます。
Gmailの場合
まず、PCでGmailを使っている場合です。
これはメールを選択します。
メールごとにチェックボックスがありますので、チェックを入れるわけです。
すると、画面の上の方に、そのメールに対してどんなアクションをするのかというアイコンがずらっと表示されますので、1番左にあるアーカイブのアイコンをクリックします。
これでアーカイブ完了です。
ほとんどの場合、メールのタイトルや送信者名を見れば自分に用があるのかどうか確認ができますので、不要なものについてはチェックを入れていって、まとめてアーカイブをするというのが手っ取り早いかなと思います。
あと、スマホのGmailアプリであれば、メールを右にスワイプするだけでアーカイブをすることができます。
かなりアーカイブがしやすいUIになっていることがわかりますね。
Outlookの場合
次にOutlookなんですが、ほとんど操作は一緒です。
PCではメールを選択して、リボンのアーカイブをクリックする。
もしくはメールを右クリックして、開いたメニューからアーカイブを選択する。
これでOKです。
Outlookのスマホアプリなんですが、メールを左にスワイプです。
Gmailは右なんですけどね。
なぜか逆になっています。
一度にまとめてアーカイブする方法
さて、アーカイブの機能はわかったんだが、すでに今受信トレイが何千件も溜まっていて、全部アーカイブするの大変だよって方いらっしゃるかもしれません。
Gmailでまとめてアーカイブする方法
実は、まとめてアーカイブしちゃう方法がGmailであればありますので、お伝えしたいと思います。
まず、メールを全て選択するですが、画面上部にあるメールごとの選択ボックスじゃなくて、全体を選択する選択ボックスのアイコンがあります。
これをクリックすると、現在表示されている全てのメールが選択されます。
この状態でアーカイブすると、現在表示されている50件だけがアーカイブされて、次ページ以降はまだ残っちゃっている状態になるので、もう一手間かける必要があります。
画面上部のアイコンの一覧の下のところなんですが、このページ内のスレット50件全てが選択されていますというメッセージがありますが、その隣に受信トレイの「スレッドの◯◯◯件を全て選択」というテキストがあるんです。
このテキスト、クリックすることができますので、クリックをしてください。
すると、受信トレイに残っている全てのメールが選択状態になります。
数千件あれば、数千件が全て選択されるということになります。
あとは、通常のアーカイブの操作と同じく、アーカイブアイコンをクリックします。
一括アーカイブの承認を求められると思いますが、これでOKをすれば全てまとめてアーカイブすることができます。
アーカイブしちゃ困るやつもしあったとしたら、個別に選択のチェックを外した後にアーカイブをすればOKです。
こんなにまとめてアーカイブするの、一生に1度ぐらいしかもしかしたらないので、ぜひね、楽しんでいただければと思います。
メールの自動振り分け機能の注意点
また、アーカイブなんですが、メールの自動振り分けの機能で、特定の条件のメールを自動でアーカイブに送るみたいなこともできます。
ただ、これは好みなんですが、僕はあんまりこの振り分け設定しないようにしているんです。
というのも、どんな振り分け設定しているのか忘れちゃうみたいなのもあって、何を振り分けしてて何をしてなかったのかわからなくなりますし、時に管理、メンテナンスが必要になりますので、ちょっと手間かかっちゃうなって僕は感じているんです。
それよりも、Gmailであれば、ショートカットキーでメールにチェックを入れて、複数のメールにまとめてチェック入れたところで、eのキーでアーカイブをすることができます。
このキーボード操作であっという間にアーカイブすることができるので、それでいいかなということでやっています。
まとめ
今日は、アーカイブの機能を使ってメールの受信トレイをスッキリする方法についてお伝えしました。
なるべく多くのビジネスパーソンの受信トレイがすっきりすれば嬉しいなと思っています。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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