仕事の生産性を測定して振り返るためのGoogleカレンダーの使い方

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みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

過去に何の仕事にどれだけ時間をかけてきたか、振り返ったことはありますか?

エンジニアチームであれば、プロジェクト単位またはタスク単位でどれだけ所要時間を要したかといったことを管理しているチームをよく見かけました。

しかし、それ以外の職種、例えば営業や管理、マーケティングなどの部門では、おそらく細かく記録しているケースは少ないのではないかと思います。

本当に今までの時間の使い方はベストだったのでしょうか??

ということで、今回から何回かにわけて、Google Apps Script、Googleカレンダー、スプレッドシートを活用して、これまでの仕事の生産性を測定する方法についてお伝えできればと思います。

初回の今回は、測定に際してのGoogleカレンダーの入力の方法についてお伝えします。

生産性を測定するためのカレンダーの使い方

まず、生産性を分析するためのGoogleカレンダーの使い方についてお伝えしていきます。

当然、カレンダーは未来の予定を忘れないように記録するという目的なのですが、過去の仕事の生産性を分析するに際して、以下のようにカレンダーを使っていきます。

  • 打ち合わせや会議に予定だけでなく、デスクワークや移動時間など全てのイベントを入れる
  • 過去のイベントについて実績通りに更新をする
  • 集計したいプロジェクト単位で【】内にラベルを記載する

実際にこのように入力したカレンダーは

Googleカレンダーで過去の実績をすべて記録

こんな感じです。

一般的には、未来のそして打ち合わせや会議などしか入れていない場合も多いかも知れませんが、過去の足跡がちゃんと残るというのも悪くないものですよ。

プロジェクトの分類でラベルをつける

プロジェクトごとのラベルの付与の仕方は

  • 【取引先】(個別の略称)
  • 【セミナー】
  • 【ブログ】
  • 【イベント】
  • 【勉強】
  • 【経理】
  • 【その他】

などとしています。

【取引先】であれば、毎月の報酬がわかっているわけですから、「報酬額÷所要時間」でその取引先に関する生産性が算出できます。

その他の項目は測定したいものを入れていくのが良いと思います。

また、運用していく際に過去のラベルを修正したい…などといったニーズも出てくると思うのですが、Googleカレンダーで修正をしていくのはすごく大変なので、スプレッドシートに取り込んでから置換するのがオススメです。

ブログなどの定期の予定は「繰り返し」

私の場合は【ブログ】は毎日やると決めていますので、夜19:00から3時間、定期のイベントで永遠に入力しています。

ブログを始めて1年、フリーランスとして毎日3時間をかけた価値はあったのか?
独立してから仕事を獲得する戦略として、ブログの更新を1年間、ほぼ毎日3時間をかけてコツコツと続けてきました。1年続けてきて実際にその価値はあったのか、実際のアクセス推移も含めてお伝えします。

土日も入れています。

もちろん別の予定があればずらしますが、なるべく当日の別の時間に移します。

ブログについては書いた記事についての直接的な収益が当月に得られるといったことは期待しづらいですが、記事あたりの所要時間などは記録できるようになります。

ちなみに、ブログ以外でも定期で必ず発生する仕事があれば、それはGoogleカレンダーの「繰り返し」の機能を使って入れておいてしまいましょう。入力作業が楽になりますし、入力ミスも防ぐことができます。

移動時間は取引先に紐づける

往訪などで移動時間が発生する場合は、以下の記事の方法を使って入力します。

iPhoneアプリSunriseでGoogleカレンダーに移動予定も入れる
実はGoogleマップアプリは検索した経路をカレンダーに登録できるのをご存知ですか?さらに多機能カレンダーiPhoneアプリSunriseを使うとスムーズに移動予定をカレンダーに追加できますよ!

この場合は、【取引先】のラベルを付与します。

作業時間だけをカウントしがちですが、移動にも当然時間がかかっていますから、きちんと記録をしておきます。

移動回数や時間が多い場合は、それだけ生産性が低く算出されてしまいますから、なるべく移動を減らすように努力するようになります。

食事やプライベートの時間は別カレンダーで

食事やその他のプライベートの予定は以下の記事にあるように、別のカレンダーに登録をするようにしています。

スケジュールを共有しても恥ずかしくないGoogleカレンダーの使い方
Googleカレンダーですがプライベートの予定もあるし…などと共有機能を使ってないなんてことありませんか?仕事、プライベートなど複数のカレンダーと共有設定を使いこなして恥ずかしくなく共有する方法です。

ちなみに、プライベートのカレンダーですが食事とスポーツジムの予定も繰り返しの予定で入力するようにしています。

というのも、プライベートの予定はいまいち優先されない傾向にあるのですが、先に入れておくとそれをベースに予定を組むようになります。

結果的に大きくリズムが崩れなくて済みます。

未来の予定はこんな風になっています。

Googleカレンダーで予定の繰り返し

こうしてみると、自由にできる時間って思ったよりだいぶ少ないですよね。

さて、このようにしてできたカレンダーですが、特にフリーラインスの場合は家族に共有しておくと良いです。

お互いの予定が見えるので、生活のすれ違いがなくて済むというメリットがありますから。

まとめ

だいぶ、普段のカレンダーの使い方と異なりますでしょうか?

少し面倒と思われるかも知れませんが、データがないと分析はできません。

結果として得られた発見と対策にて、その分の生産性を取り返すことは十分に期待できると信じて、ぜひトライしてみて下さい。

ポイントは

  • 過去の実績をすべて入力する
  • 測定したい単位でラベルを付ける

という点です。

次回はこのようにして入力したカレンダーのイベントについて、Google Apps Scriptを使用して取得する方法をお伝えします。

Google Apps Scriptで特定月のカレンダーのイベント情報を取得する
Googleカレンダーの記録を活用して過去の仕事の生産性を測定するしていきます。今回はGoogle Apps Scriptで特定の月のカレンダーのイベント情報を取得する方法についてお伝えします。

どうぞお楽しみに!

連載目次:Googleカレンダーの記録を活用して過去の仕事を振り返る

企業ではスプレッドシートを勤怠管理やプロジェクト進捗管理などに使っている場合も多いと思います。このシリーズでは、カレンダーとスプレッドシートを連携をさせて仕事の生産性を簡単に測定する方法についてお伝えしています。
  1. 仕事の生産性を測定して振り返るためのGoogleカレンダーの使い方
  2. Google Apps Scriptで特定月のカレンダーのイベント情報を取得する
  3. Google Apps ScriptでGoogleカレンダーの記録をスプレッドシートに出力する
  4. Googleカレンダーの記録を活用してスプレッドシートに業務別のコスト計算
  5. Google Apps ScriptでGoogleカレンダーの場所・説明を取得する方法