受信トレイ空っぽ!?驚くほどメールが片づくiPhone神アプリMailbox

★気に入ったらシェアをお願いします!



みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
メール管理してますか?

今回は仕事に活用すると神クラスに役に立つGmail管理アプリMailboxをご紹介したいと思います。

Mailbox
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料

このアプリ、それはもう衝撃を覚えるほど便利ですので、ぜひ一度ダウンロードしてみてください。

スポンサーリンク

ウソの既読に時間を取られ…

出社してすぐにやることは受信トレイの大量に来ているメールと格闘…という方、多いのではないでしょうか?

当然、自分宛の大事なメールもありますが、中にはなんとなくで自分のアドレスが入っているようなメールや、どこか登録したサイトのメールマガジンなど、「自分には関係ないな…」というメールも多く含まれているのではないでしょうか?

そんな”不要なメール”たちについては、いったん開いてみたり、チェックボックスで選択したり、中身を読んでいないメールにウソの「既読」していませんか?

「未読」or「既読」のメール管理は時代遅れ

さて、これまでのメールの管理は「読んだか読んでないか?」という情報をベースに管理をするスタイルでした。メールの本数が少ない時代はそれでよかったのでしょうが、現在は毎日大量のメールが送られてくる時代ですから、

  • 未読メールの中には、用のないメールがたくさんある
  • 既読メールの中に、まだ用のあるメール(確認したり返信したりが必要)が混在している

といった具合に、未読でも既読でも自分に用があるメールなのかそうでないのか、ということがパッとわかりませんね。

そこで用があるのかないのかを見分けるために「スター」などの印をつけるという方法で対処をしていることと思います。

ただ、スター付きのフォルダ…いつも開いているわけではありませんので、スターを付けた”用のあるメール”がごっそり後回しになっていたりしませんか…?

Mailboxを使えばそのような悩みもクールに解決できますよ。そもそも、メールというものの概念が根底から覆されます。

「読んだか読んでないか?」といった概念はこの際捨ててしまい「用があるのかないのか?」という、メール管理として最も重要な情報だけをベースに管理をするからです。

受信トレイを空にすることを目指す

Mailboxは”メールボックスを空にする”ということをとても重要視したGmail管理アプリです。操作も左右スワイプが中心でとても直観的。

受信トレイのメールについて不要と判断したら、右スワイプの1動作だけでアーカイブします。アーカイブというのは”処理済み”ということですね。

そのメールに用があった場合ですが、その場合はメールの内容お確認したり、必要に応じて返信をしたりして、用が済んだ後にアーカイブすればOKです。

mailboxからメールをアーカイブする

では、今すぐではないけど後になって対応したいメールはどうしましょうか?

その場合は対象のメールを左スワイプをすると「後で通知」とすることができます。

後で(同じ日の少し時間がたった後)、明日、来週、などといったように、いつ再通知するかを指定することもできます。指定した時間がやってくると、そのメールは再度受信トレイに戻ってきますので、その際に処理します。

mailboxでメールを後で通知にする

したがって、受信トレイに集まったメールはアーカイブか後で通知かのどちらかにスワイプすることで、空っぽにすることができます。

空になったら次のメールが来るまでは、メールに関してはすべて忘れてOK、おさらばです。別のタスクに集中しましょう。

いつでもどこでも何アカウントでもOK

当然ながらMailboxはiPhoneアプリなので、外出中でも自宅でもいつでもどこでもメール管理が可能です。

就業時間後に到着したメールでも、不要なもの、用が済んだものはどんどんアーカイブしてしまいましょう。そうすることで、翌日出社した際の”メール既読地獄”から解放されることになると思いますよ。

また、Gmailで複数のメールアカウントを使っている場合、すべてのメールを一元的に管理できます。私もメールアカウントを3つも使っていますが、全部まとめて管理できるのでかなり便利です。

まとめ

もうここまで読まれて、「Mailboxってタスク管理ツールみたいだ」と思われませんでしたか?

そうなんです!

MailboxはGmail管理ツールでありながら”メールきっかけのタスク管理ツール”でもあります。うまく使っている方は、タスクに関する内容を自分宛にメール送付をして、全てのタスクを管理されている方もいらっしゃいます。

さて、そのタスク管理ですが、今の時代では業務が複雑化していますので、努めてシンプルにスマートに管理するように意識をしないと、気が付くと管理のための作業が膨大になってしまいます。

それでいうとMailboxの「二者択一を繰り返して空にする」という方法はとても簡潔ですよね。

タスク管理に関しては以下の記事もご覧いただければと思います。

もはやタスク管理ツールは不要!?忘れずサボらず管理できる5つの方法
タスク管理には様々な方法やツールが編み出されていますが、なぜか持続して使い続けることが難しいと思っていらっしゃいませんか?本記事では、タスク管理ツールを追加で導入せずに、日々使っている他のものをタスク管理として利用する方法について紹介したいと思います。

本日はこれで以上です。最後まで読んでいただきましてありがとうございました!

Mailbox
カテゴリ: 仕事効率化
現在の価格: 無料