Trelloを使ってメディア運営用のエディトリアルカレンダーを作成する方法【導入編】

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みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

当ブログですが以下の記事書いている通り、複数人で手分けをして執筆をしています。

このブログを複数人で運営しているのはなぜか?その大小3つの理由について
当ブログ「いつも隣にITのお仕事」。管理人のタカハシ以外にも何人かの方に継続的に執筆を頂いています。小さい狙いからけっこう壮大な目標まで3つの理由がありますので、それについて書きたいと思います。

そこで課題になってくるのが、ブログ執筆状況の管理なんですね。

みんなで手分けしてちゃんと毎日ペースで更新をしていきたいと思っていますし、どの記事について誰がいつまでに何をしなければいけないのかをきちんと管理していく必要があります。

これまではチャットワークでブログ執筆陣によるグループチャットを作って、そこにタスクを立てて管理をしていました。

しかしブログ記事の場合は

  • ネタを考える:各自
  • ネタのレビューをする:タカハシ
  • 記事の執筆をする:各自
  • 記事のレビューをする:タカハシ
  • 公開する:予約投稿
  • 告知する:各自

といったように、同一記事でもステータスの管理が必要になります。

チャットワークのタスク管理だと、タスクのステータスは「完了」しかありませんので、ちょっと管理しづらいという問題がありました。

そこで、登場するのがカンバン式タスク管理ツールTrelloです。

今回からいくつかの記事でTrelloを使ってメディア運営用エディトリアルカレンダーを作成する方法についてお伝えしていきます。

まず最初に本記事ではTrelloの使い方の基本についておさらいをしつつ、エディトリアルカレンダーの概要についてをご紹介します。

では、よろしくお願いいたします!

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Trelloの使い方の基本

Trelloの基本的な使い方ですが、まずプロジェクトごとに「ボード」を用意します。

そのボードの上に「リスト」という列を用意します。最もスタンダードな使い方としては

  • To Do:やること
  • Doing:進行中
  • Done:完了

という3つのステータスに該当するリストを用意したりしますね。

タスクの一つ一つを「カード」として作成して、ステータスが変わったらリストを移動させていくことでタスクとそのステータスを管理します。

Trelloでカードを移動

どのタスクがあって、どのステータスにどれくらいのボリュームがあるのかというのがビジュアルでパッと把握できるというメリットがあります。

また、カードには

  • 担当者
  • 期限
  • 概要
  • 添付ファイル
  • コメントのやり取り

などを持たせることができますので、場合によってはTrelloだけでプロジェクト全体のコミュニケーションも含めて管理することができます。

詳しくはこちらの記事もご覧くださいね。

チームでのタスク状況が一目瞭然!初心者向けTrelloの使い方と解説
チームのタスクの状況が一目瞭然でわかるカンバン方式を採用したクラウド型のタスク管理ツールTrelloについて登録の仕方、使い方、そしてその特徴とメリットにについてお伝えしたいと思います。

メディア運営用のエディトリアルカレンダー

さて、今回はブログ「いつも隣にITのお仕事」用のエディトリアルカレンダー用のボードを用意していくということになりますが、その設計について考えていきたいと思います。

ネタから記事執筆までの進め方

ブログ執筆の場合は、冒頭に説明をしたようにいくつかの「ステータス」がありますので、そのステータスごとにリストを用意します。

そして各記事をカードとして移動をさせていく、というスタイルになりますね。

当ブログの場合の手順で言うと

  1. 毎日1記事というタスクが自動で発生
  2. 各担当からネタとその期限の提案
    • 余ったタスクはタカハシが全て担当
  3. ネタについてタカハシがレビュー
  4. ネタが決まったら記事を執筆
  5. 記事についてタカハシがレビュー
  6. 公開日を相談にて決めて予約投稿をセット
  7. 公開されたら告知

という進め方になっています。

エディトリアルカレンダーのリスト

ですから上記の各ステータスを管理できるように

  1. ネタ出し:ネタ出し中のカード、毎日自動で1枚追加される
  2. 未着手:ネタがOKのもので執筆待ち
  3. 執筆中:現在執筆中の記事
  4. 公開待ち:記事のレビューが完了して予約投稿を設定した状態
  5. 公開済み:公開して告知が完了

というような5つのリストを作成することにしました。

メディアによって役割分担やフローが異なると思うので、ぜひ上記参考にカスタマイズしつつ設計をしてみて下さいね。

記事一つをカード一つに

記事一つ一つをカードにしていきます。

毎日自動でカードを追加したいので、以下記事の方法でIFTTTを使って設定します。

毎日絶対やる!と心に決めたタスクを自動でTrelloのToDoに追加する方法
Trelloはカンバン方式のタスク管理ツールです。タスクの中には定期的に発生するものがあります。IFTTTを使えばTrelloへの定期タスクの自動追加が簡単にできますので、その方法をお伝えします。

自動追加の時点で記事名は決められないので、決まった時点でカードのタイトルを変更します。

スケジュールと担当者は決まるので、それについてはカードに情報付与をしてTrelloにて管理をしていきます。

コミュニケーションもTrelloのカード上でやろうと思えばやれるのですが、細かいやり取りについて他のメンバーも閲覧しやすいほうが良いので、コミュニケーションは引き続きチャットワークを使うこととしました。

まとめ

Trelloを使ってメディア運営用エディトリアルカレンダーを作成する方法の導入編ということで、Trelloの使い方の基本エディトリアルカレンダーの設計についてお伝えしてきました。

メディアの運営以外にも

  • 出版物や電子書籍の編集
  • 広告の入稿管理
  • 通販の申し込み・配送
  • 問い合わせ対応

など、チームで分担する流れ作業的なプロジェクトについてはTrelloのボードをそれぞれ作って管理するのがなかなか良いのではないかと思います。

ぜひ、参考にしてみてください。

さて、次回はチームを作ってエディトリアルカレンダーを作成する手順についてお伝えしたいと思います。

Trelloでプロジェクト用のチーム・ボード・リスト・カードを作成する方法
カンバン式タスク管理ツールTrelloを使って、ブログ運営用のエディトリアルカレンダーを作ります。実際にチーム、ボード、リスト、カードを作成していく方法を初心者向けにできる限り丁寧にお伝えします。

どうぞお楽しみに!


コメント

  1. しろう より:

    突然失礼します。このTrelloというツール使えそうですね。ただ、リストの展開に関して共通できるものはないかと考えていました。

    管理人さんの基本的な使い方として
    >Trelloの基本的な使い方ですが、まずプロジェクトごとに「ボード」を用意します。
    そのボードの上に「リスト」という列を用意します。最もスタンダードな使い方としては
    To Do:やること
    Doing:進行中
    Done:完了

    To Doの前に懸案事項などがあれば、To Doへの展開しやすいのではないでしょうか。
    Doingの中に含むべきかまたは別個に確認事項、確認事項も社内と社外。確認事項が済んだら、完了となり。完了をもとに次のアクションができる

    • しろう様

      コメントありがとうございます!
      そうですね、アイデア段階やタスク化の承認待ちなどのステータスを別のリストにしてチームで見える化しておくのも良いですね。
      各社各様にチームへの見える化をデザインできるのがTrelloの素敵なところだと思います。