【エクセル区切り位置】スペースが含まれるデータを一瞬で分割する


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こんにちは!もり(@excelprog)です!

エクセルの「区切り位置」を紹介するシリーズ・第1回目です!

オフィスワークで、こんなエクセル作業に苦戦したことはありませんか?

  • スペースが含まれる氏名のデータ(姓 名)を、スペースで区切って分割する
  • システムからダウンロードしたカンマ区切りのテキストファイルを、カンマで区切ってエクセルシートに取り込む

このような作業が簡単にできる隠れ優秀キャラの「区切り位置」を、シリーズを通じて紹介していきます。プログラミングもエクセル関数も不要の”超やさしい機能”ですよ。

シリーズ初回の当記事では、

  • エクセルの「区切り位置」とはどのような機能か?
  • 「区切り位置」を使用して、スペースが含まれるデータを分割する方法

を紹介していきます!

エクセルの「区切り位置」とは

「区切り位置」とは、エクセルシート上の、1つの列に入っているデータを複数の列に分割する機能です。

トップ画像のカステラを等間隔で切るかのように、データを「何らかの目印」を境界にして切るイメージで覚えましょう。

この「何らかの目印」を「区切り文字」と呼びます。「区切り文字」には、代表的な4種類に加えて、独自の文字も指定可能です。

  1. タブ
  2. セミコロン
  3. カンマ
  4. スペース
  5. その他(ハイフン(-)やスラッシュ(/)など)

この「区切り位置」の機能で何ができるのか?イメージがわきやすいように、当記事のゴールを先にお見せします。

下記のような姓[スペース]名のデータを、[スペース]で区切り、姓と名に一瞬で分割することができます!

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それでは手順をみていきましょう!

スペースが含まれる氏名データを姓と名に分割する

10人分の氏名データがあります。

  • 1~8行目:姓と名の間に半角スペース
  • 9~10行目:姓と名の間に全角スペース

半角・全角が統一されてないデータってありますよね…。
でも、この機能は「半角スペース」「全角スペース」関係なく分割することができます。

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それではこのデータを「スペース」で分割します。A列全体を選択します。

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列全体を選択した状態で、①データ→②区切り位置を選択します。

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区切るデータの形式を指定する

データのファイル形式を選択する画面が現れます。
今回の氏名データは、スペースという「区切り文字」で区切られたデータなので、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、次へ進みます。

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区切り文字を指定する

氏名データを「スペース」で区切りたいので、「スペース」にチェックを入れます。
「半角スペース」「全角スペース」は、どちらも「スペース」で処理できます!

画面下半分の「データのプレビュー」で、実際にどのように区切られるかを確認できます。「次へ」をクリックします。

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区切ったあとの列のデータ形式を選択する

A列の氏名データを「姓」「名」の2つに区切るので、

  • A列「姓」のデータ形式
  • B列「名」のデータ形式

を設定します。

各列のデータ形式は、初期値で「G/標準」が選択されています。「G/標準」は、数値は数値に、日付は日付形式の値に、その他の値は文字列に変換されます。
すべての列を「G/標準」とする場合は設定不要です。そのまま「完了」をクリックします。

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データ形式を変更したい場合は、「データのプレビュー」欄の列をクリックします。白黒が反転しますので、この状態で任意のデータ形式を選択しましょう。

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「姓」と「名」を簡単に区切ることができました!

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 実際の操作の流れ

ここまでの一連の流れをご覧ください。操作に慣れれば、10秒ほどでサクッと処理できちゃいますよ!

エクセル区切り位置1

「区切り位置」の設定を解除する方法

上記のシートとは別の「新しいシート」に、もう一度、氏名のデータを貼り付けてみます。
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そうすると、この新規シートには何も設定していないのに、貼り付けたデータが自動でスペース区切りされてしまいます。

「いやいや、このデータはスペースで区切る必要ないんだけどな…余計なお世話だな…」って場合もありますよね。

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ブック内のどこか一か所で区切り位置の設定をすると、ブック内の他シート・セルにも同様の設定が反映されてしまうからです。

この設定を解除する方法を紹介します。

エクセルブック上の、データが入力されている適当なセルを選択した状態で、「データ」→「区切り位置」を選択します。

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さきほどチェックを入れた「スペース」のチェックを外して「完了」を押します。

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これで、文字列をスペースで区切る設定が解除されたので、これ以降に「スペース」を含むデータを貼り付けても、データが区切られることはありません。

まとめ

今回の記事では、シリーズ初回として、エクセル「区切り位置」の基本の使い方を紹介しました。

  • エクセルの「区切り位置」とはどのような機能か?
  • 「区切り位置」の機能でスペースを含むデータを分割する方法

この機能を使えば、エクセル関数やVBAで頑張っていた作業が簡単にできるかもしれませんね。

オフィスワーカーが作業効率化のために、エクセル関数を使いこなすこと・VBAを学ぶことは大切です。私もVBA推進派です。

その一方で、「この作業、エクセルの標準機能で簡単にできないだろうか?」と考え、その機能を使いこなすことも、同じくらい大切ですよ。

次回は、システムからダウンロードしたカンマ区切りのデータを、カンマで区切ってエクセルシート上に配置する方法を紹介します。

【エクセル区切り位置】ダブルクォートで囲まれたカンマ区切りのデータを一瞬で分割する
エクセルの「区切り位置」を紹介するシリーズ。第二回目は「各フィールドの値がダブルクォートで囲まれているカンマ区切りのデータ」のダブルクォートを削除し、カンマで分割する方法を紹介しています。

連載目次:エクセル「区切り位置」を使い倒す

スペースが含まれるデータをスペース区切りで分割する。システムからダウンロードしたカンマ区切りのデータファイルを整形してエクセルに取り込む。

そんな作業が、プログラミング不要・エクセル関数不要で解決できる「区切り位置」の魅力を存分に紹介しています!

  1. 【エクセル区切り位置】スペースが含まれるデータを一瞬で分割する
  2. 【エクセル区切り位置】ダブルクォートで囲まれたカンマ区切りのデータを一瞬で分割する
  3. 【エクセル区切り位置】「列のデータ形式」で数字データを文字列・日付形式に変換する

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もりITライター
『もりさんのプログラミング手帳』の管理人です。

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