こんにちは！とくP(@toku_jpn)です！
みなさんは職場で社内ポータルサイトを活用されていますか？社内ポータルサイトがあると会社の情報やツールに素早く利用、アクセスすることが出来る環境ができあがります。
とは言っても…実際に作成したり設定したりするのは大変そう…と思われている方も多いと思います。
そこで、今回からITの専門的な知識がなくても簡単に本格的な社内ポータルサイトを作成する方法を主にGoogleのサービスを活用する方向でご紹介していきます！
第一回目は社内ポータルサイト自身を作成するツールとしてオススメするGoogleサイトについてその概要をご紹介します。
社内ポータルサイトとは
職場で利用されていない方などで「そもそも社内ポータルサイトって何？」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんのでご説明しますね。
ポータルは英語で入り口という意味で、社内向けのツールやデータへの入口となる存在が社内ポータルサイトとなります。社内のツールやデータの代表例は
- 社内イベントカレンダー
- 社長メッセージ
- 社内報
- ダッシュボード
- ダウンロード
- リンク集
といったものがあります。これら社内向け機能をひとつにまとめてアクセスしやすい環境を築くことで、作業や情報共有をしやすくするのが社内ポータルサイトの役割です。
Googleサイトとは
GoogleサイトはGoogleが提供しているWebサイトを簡単に作成するサービスです。Googleサイトを活用することで、以下のようなサイトもコードを書くことなくボタン操作やドラッグ・アンド・ドロップなどの簡単な操作で作成することができます。
なお、Googleサイトは実は昨年2016年11月に大幅リニューアルされたばかり！
ネット上にあるGoogleサイトの情報の多くが旧Googleサイトのもので、新Googleサイトについての情報はまだまだ少ない状況なんですよね。
この機会に本ブログを通じて新Googleサイトについてぜひ知っていただけたらと思います！
それでは、Googleサイトとはどんなものかもっと詳しく見ていきましょう！
Googleアカウントがあれば無料で利用可能
Googleアカウントを取得しているユーザーであればどなたでも追加料金なしで利用することができるサービスです。無料アカウント所有の方であれば完全無料でWebサイトを利用できるということになります。
先ほど紹介したレベルのWebサイトを無料で作成できる…のは本当に良い時代になったと思いますね。
※共有設定など一部有料アカウントのみの設定あり
簡単にWebページを作成することができる
GIF動画を見るとお分かりいただけると思うのですがかなり簡単にWebサイトの作成ができます。(GIF参照)
Webページのテンプレートがある程度決まっており、その枠の中でデザインや掲載する情報などを設定するので、ページ設定などに頭を悩ませる事なくスイスイと作成することができます。
他のGoogleサービスで作成したデータを挿入可能
GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなど他のGoogleサービスで作成したデータを挿入することができます。
例えば、
- Googleカレンダーによる会議室の予約状況表示
- Googleスプレッドシートで作成した毎月の売上表の表示
- Googleフォームで作った日報入力フォーム
- Googleドキュメントで作成した社内マニュアル
- 書式が格納されているGoogleドライブのフォルダ
- Googleマップでイベント開催地の記載
といったものですね。
各データの共有設定もGoogleページ上で反映されますので、例えば一部の社員はカレンダーの予定を見ることができない…といった設定をすることも可能です。
スマホ画面にも対応している
Googleサイトで作成したWebサイトはスマホやタブレットサイズにも対応しています。いわゆるフレキシブルデザインです。(GIF参照)
作成時に難しい設定などをすることなく自動的にフレキシブル対応がなされるため、どなたでも簡単にスマホ対応サイトを作成できます！新Googleサイトになって初めて搭載された機能です！
サイトの共有範囲を設定することができる【一部有料版のみ】
Googleサイトで作成したWebサイトは共有範囲を設定することができます。
G Suiteアカウントを所有している法人であれば社員のみがアクセスすることができるWebサイトを作成することができます。
無料版は個人での利用を想定しているので会社内のみ閲覧可能と行ったページは作成できないのですが、検索エンジンなどで検索結果に出てきにくくするといった設定はすることができます。
カレンダーやドキュメントなどページ内に掲載するデータの共有範囲は有料・無料版ともに設定可能なので、無料版でもある程度のプライバシーを確保することは可能です。
おわりに
いかがでしたか。
今回は社内ポータルサイトを作成する連載第一回目ということでGoogleサイトとは何かについて見ていきました！
このGoogleサイトを軸にして社内ポータルサイトを作成していきます！思ったより難しくないかも！と感じていただけましたか？社内ポータルサイト以外にもセミナー告知サイトなどの作成にも使えますので覚えておくと便利ですよ！
基本無料で簡単にサイト作成ができるどなたでも気軽に使えるサービスですので、まずはぜひお試しで触ってみてくださいね！
次回はいよいよ社内ポータルサイトを作成します！
それでは！
