こんにちは！とくP(@toku_jpn)です！
突然ですが、Googleスプレッドシートのデータ探索機能はご存知でしょうか？ データ探索機能とはGoogleのAIが現在編集している表やデータを分析してグラフや情報を自動で生成、提示してくれる機能です。
Googleスプレッドシートは同時編集ができるなど資料の作成スピード向上に大いに役立つツールとして活用されている方も多いと思いますが、データ探索機能を知らない方はけっこう多いのではないかと思います。データ探索機能を使いこなせるようになれば特にグラフ作成の効率が大幅に向上します。
今回はそんなデータ探索機能のご紹介、かつ、先日発表されたデータ探索機能の最新アップデート内容についても触れていきたいと思います。
データ探索機能でグラフを作成する方法
さて、データ探索機能をご紹介するには実際の利用例をお見せしたほうがわかりやすいと思います。 とりあえず、以下の簡単な売上表を用意しました。
こちらの売上表に記載されている売上額を元にデータ探索機能を活用して売上推移グラフを作成してみたいと思います。
では、データ探索機能はどこから起動するかですが、とっても簡単です。 スプレッドシートの右下に何やらマークが存在するのがわかるかと思います。これがデータ探索機能を起動するボタンです。
試しにマウスポインタを近づけてみるとデータ探索機能のボタンが現れると思います。
「なんだろうと思っていたら…」「こんなところにあったのか〜」と思ってしまうくらいのところにあるんですよね。
では、データ探索機能を起動してみましょう。クリックしてみてください。そうすると右側に別枠が現れて中に折れ線グラフが表示されています。
はい、実はもうこの時点でGoogleのAIが売上表を分析して適切なグラフを自動で生成してくれているんです。Google恐るべし…。
それではグラフの挿入方法ですが、こちらもとっても簡単です。ドラッグ・アンド・ドロップするだけでグラフが挿入できます。
はい、おしまいです！これだけ！
手動でのデータ範囲の指定、グラフの種類選択などは全くする必要がありません！ これでグラフを作成するようにしていけばこれまでグラフ作成にかけていた時間をけっこう削減できるかと思います。
※グラフ上にマウスポインタを乗せると現れる「グラフを挿入」をクリックしても挿入できます。どちらにしても簡単！
AIによる他のレコメンド
ちなみに、先ほどの折れ線グラフ以外にもAI側からはいくつかのグラフが提案されます。なので、候補にあれば棒グラフを選択することもできます。
また、下画像のように各営業マンの販売数量合計表があり、ここから各営業マンの成績が全体のうち何%にあたるのかをグラフで見たい場合…は円グラフを選択してドラッグ・アンド・ドロップするだけです。
その他データ探索機能の便利な機能
ここまでお読みになってお気づきの方もいらっしゃるかと思いますが、AIが表の数値やグラフを読み取り数字の傾向などの分析もしてくれます。
また、ご紹介は割愛しますがその他にデータ探索機能には
- 表の背景色を変更する
- 選択範囲の合計値や平均値などの数値を一度に表示してくれる
などの機能があります。日常業務で積極活用していくことで業務効率の大幅アップは間違いなしです。ぜひ、どんどん活用してみてください。
データ探索機能アップデートで自然言語に対応
日本版はまだ未対応にはなるのですが、実はデータ探索機能が6/1のアップデートで自然言語に対応しました。
つまりどういうことかというと、
- 「毎月の売上推移が見たい」「6月の売上割合が見たい」というユーザー側の望むグラフを作成してくれるようになる
- 自然言語(つまり文章)で書かれたオーダー内容をGoogleのAIが理解してくれる
というものになります。
これにより、“自分が必要とするグラフを選択する”という手間が省け、望むグラフをストレートに取得することが可能になります。
また、グラフ作成の作業が操作からコミュニケーションに近くなるため、ITリテラシーの高低にかかわらず誰でも簡単に希望するグラフを作成することが出来るようになります。
(データ探索機能に限ったことではないと思いますが)今後もGoogleはツールへのAIの埋め込みを進めていき、
- コミュニケーションをするように操作できるツールにする
- 誰でも簡単に使うことが出来る環境にしていく
- AI活用をより身近なものとする
と考えられます。
おわりに
いかがでしたか？
今回はデータ探索機能を使って自動でグラフを作成する方法、そしてデータ探索機能のアップデートについてもご紹介し、今後ますます作業の自動化が進む、ITツール活用へのハードルが下がっていくことを述べました。
本記事の後半にご紹介したアップデートについてはまだ日本版に対応していませんが、いずれは対応されることでしょう。今あるデータ探索機能でも業務効率は大きく向上できますのでぜひ使ってみてください！
今後もますます便利に…使いやすくなっていくGoogleのツール…今お使いの方もそうでない方も業務効率化を検討する上で今後もGoogleのツールに要注目です！
それでは！
