チームでのタスク状況が一目瞭然!初心者向けTrelloの使い方と解説

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看板

みなさん、こんにちは!
いつかはチームでタスク管理をしてみたいタカハシ(@ntakahashi0505)です。

以前こちらの記事でタスク管理のための専用ツールは不要!などと言っていたのですが…

もはやタスク管理ツールは不要!?忘れずサボらず管理できる5つの方法
タスク管理には様々な方法やツールが編み出されていますが、なぜか持続して使い続けることが難しいと思っていらっしゃいませんか?本記事では、タスク管理ツールを追加で導入せずに、日々使っている他のものをタスク管理として利用する方法について紹介したいと思います。

チームで仕事をすることを想定すると、チーム内のメンバーが今進めているタスクは何なのか?どれくらい多くのタスクを抱えているのか、などを把握する必要が出てきます。

今回はそんなニーズを瞬殺で解決してくれるクラウド型のタスク管理ツールTrelloについて、その役割と登録の仕方、使い方についてお伝えしたいと思います。

カンバン方式のタスク管理ツールTrelloの使い方

まず何がどう良いのか?をお話する前に、Trelloの登録の仕方と使い方について先にお話したいと思います。

このサービスは、まず触ってみたほうが理解が深まると思いますので。

Trelloに新規登録する

Trelloトップページ

Trello

まずこちらの上記リンクから登録をしていきましょう。右上の「新規登録」ボタンをクリック。

Trelloの新規登録

名前、メールアドレス、パスワードを入力して「Create New Account」で登録完了です。「Sign up with Google」からGoogleアカウントでの登録ができますよ。

登録が完了するとこんな画面。

Trelloの初期画面

なんじゃこりゃ?って感じですね。

Chrome拡張機能でTrelloを日本語化する

英語がわからないと不便なので、Chromeブラウザをお使いなら日本語化をしちゃいましょう。

日本語化 for Trello

日本語化 for Trello

こちらのリンクからアクセスして、拡張機能「日本語化 for Trello」をChromeに追加しましょう。

追加が完了したらそれだけで日本語化されます。

Trelloが日本語化された

…ほんのり日本語ですね。でも、これでもだいぶ日本人に優しくなりますから。

また、上の「Pleace confiem your email address~」というメッセージは、登録したメールアドレスのアクティベートがとれれば消えますので、受信メールを確認してあげて下さい。

Trelloでボードを作成する

Trelloのタスク管理は「ボード」の上に「リスト」いくつか用意して、そのリスト上で「カード」を作成したり移動をしたりしてタスク管理を行います。

まずは「ボード」を用意していきますね。

先ほどの画面から「Create new board」をクリック。右側にウィンドウが開きますのでボードのタイトル名を入力します。

Trelloにボードを作成

ボード名は部署名だったり、プロジェクト名だったり、シチュエーションによって色々と工夫のしようがありそうですが、私の場合はまだ組織も小さいので「Word」「Etc」の二つにしました。ちなみに「Etc」はプライベート用とイコールですね。

Trelloでリストを作成する

次はいよいよお待ちかね、「リスト」を作成していきます。

先ほど作成したボードで、以下のような画面になっているので、リスト名を入力して「保存」します。

Trelloでリストを作成する

Trelloを使うなら、いわゆる「カンバン方式」を使いたいですよね。

それであれば、「ToDo」「Doing」「Done」の3つのリストを作成しましょう。

このような感じですね。

Trelloでカンバン方式

Trelloでカードを追加する

Trelloでは個々のタスクを「カード」に記載しますので、続いてカードを追加していきましょう。

追加したいリストの「カードを追加」をクリックして、カードに記載するテキストを入力。

Trelloでカードを追加する

たったこれだけです。

説明や担当者、期限などを設定したい場合は、そのカードをクリックすればウィンドウが開きますので、それぞれ設定してあげればOKです。

Trelloでカードの詳細を編集

「カードを追加」にファイルをドラッグ&ドロップすることでもカードの追加ができます。

Trelloでドラッグ&ドロップ

既に作成したカードにファイルをドラッグ&ドロップするとカードにファイル添付をすることもできますよ。

さらにこのファイル添付はGoogle DriveやDropboxからでも可能ですよ。

Trelloでカードを移動する

作成したカードはその目的に応じてリスト間を移動させることができます。

移動のさせ方ですが、そのカードを移動させたいリストへドラッグ&ドロップするだけです。

Trelloでカードを移動

このカードの移動がTrelloの最大の特徴といっても良いですね。

以降でその特徴について解説をしていきます。

Trelloでチームのタスク管理をするメリット

カンバン方式でのタスク管理

カンバン方式とは日本が誇る自動車メーカートヨタが生み出した生産管理方法です。

Trelloではそのカンバン方式をチームのタスク管理に応用していて、個々のタスクを記載した「カード」を「カンバン」に見立てて、リスト間をそのステータスに応じて移動させます。

  • 発生したタスクをToDoに作成
  • 現在作業中のタスクをDoingに移動
  • 完了したタスクをDoneに移動

こうすることで

  • 各タスクが今どういう状況なのか
  • 着手前または着手中のタスクがどれほどあるのか

など、チームのタスクの状態をパッと見で把握することができますよ。

シンプルで使いやすい

これまで紹介してきました通り、初心者でもとっても簡単に利用できるように設計されています。

なんせ

  • カードを作成する
  • カードをドラッグして移動する

この動作だけでタスク管理が可能ですからね。

他サービスとの連携

機会があれば紹介したいのですが、他サービスとの連携が秀逸です。

有名なハブサービスであるIFTTT,Zapierのトリガーまたはアクションとしても使えます。Zaiper社ではリモートワークでコミュニケーションを維持するためのノウハウとしてTrelloイチオシですね。

毎朝電車や車でオフィスに行って仕事をする、というスタイルに慣れていると、特定の勤務場所がない「リモートワーク」という働き方は未知のもののように感じられます。ウェブサービス同士の連携ツールを開発して

また、多機能カレンダーサービスSunriseにも標準で連携することができます。

今回紹介しました日本語化以外にも関連する便利なChrome拡張も用意されていますね。

こんにちは段田です。 最近、タスクツールの「Trello」を使い始めました。 このツール、付箋を使うような管理方法で直感的に使いやすく、かなり良いタスクツールです。 ※あくまで個人の感想です。 また、TrelloはChromeブラウザの拡張機能で機能を追加することができ、タスク管理の手助けになります。 そこで

私はまだ勉強中ですがAPIを使えばさらに色々なことができそうです。ぜひ皆さんも研究してみてはいかがでしょうか?

まとめ

チームでタスク管理をする際に超絶便利なツールTrelloについて、その導入方法とメリットについてお伝えしてきました。

おさらいになりますがTrelloは

  • カンバン方式によりチームのタスク状況が一目瞭然
  • カードの作成と移動だけのシンプルな動作とUI
  • 他サービスとの連携が多数

といった特徴があります。

ぜひ本記事を参考に、カンバン方式のタスク管理についてお試し頂ければと思います。

Trelloに関してはいくつかの便利な使い方がありますので、またいずれかの機会にお伝えできればと思います。

どうぞお楽しみに!