チームでのタスク状況が一目瞭然!初心者向けTrelloの使い方と解説

看板

みなさん、こんにちは!
いつかはチームでタスク管理をしてみたいタカハシ(@ntakahashi0505)です。

以前こちらの記事でタスク管理のための専用ツールは不要!などと言っていたのですが…

429 Too Many Requests

チームで仕事をすることを想定すると、チーム内のメンバーが今進めているタスクは何なのか?どれくらい多くのタスクを抱えているのか、などを把握する必要が出てきます。

今回はそんなニーズを瞬殺で解決してくれるクラウド型のタスク管理ツールTrelloについて、その役割と登録の仕方、使い方についてお伝えしたいと思います。

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カンバン方式のタスク管理ツールTrelloの使い方

まず何がどう良いのか?をお話する前に、Trelloの登録の仕方と使い方について先にお話したいと思います。

このサービスは、まず触ってみたほうが理解が深まると思いますので。

Trelloに新規登録する

Trelloトップページ

Trello

まずこちらの上記リンクから登録をしていきましょう。右上の「新規登録」ボタンをクリック。

Trelloの新規登録

名前、メールアドレス、パスワードを入力して「Create New Account」で登録完了です。「Sign up with Google」からGoogleアカウントでの登録ができますよ。

登録が完了するとこんな画面。

Trelloの初期画面

なんじゃこりゃ?って感じですね。

Chrome拡張機能でTrelloを日本語化する

英語がわからないと不便なので、Chromeブラウザをお使いなら日本語化をしちゃいましょう。

日本語化 for Trello

→日本語化 for Trello

こちらのリンクからアクセスして、拡張機能「日本語化 for Trello」をChromeに追加しましょう。

追加が完了したらそれだけで日本語化されます。

Trelloが日本語化された

…ほんのり日本語ですね。でも、これでもだいぶ日本人に優しくなりますから。

また、上の「Pleace confiem your email address~」というメッセージは、登録したメールアドレスのアクティベートがとれれば消えますので、受信メールを確認してあげて下さい。

後日注記:Trelloは現時点では日本語対応しています

以下のニュースにある通り、Trelloは現在では既に日本語対応をしていますので、上記の拡張機能の追加による日本語化対応は不要です

「Trello」日本で本格展開へ 日本語サポートなど提供
プロジェクト管理ツール「Trello」が日本で本格展開へ。

Trelloでボードを作成する

Trelloのタスク管理は「ボード」の上に「リスト」いくつか用意して、そのリスト上で「カード」を作成したり移動をしたりしてタスク管理を行います。

まずは「ボード」を用意していきますね。

先ほどの画面から「Create new board」をクリック。右側にウィンドウが開きますのでボードのタイトル名を入力します。

Trelloにボードを作成

ボード名は部署名だったり、プロジェクト名だったり、シチュエーションによって色々と工夫のしようがありそうですが、私の場合はまだ組織も小さいので「Word」「Etc」の二つにしました。ちなみに「Etc」はプライベート用とイコールですね。

Trelloでリストを作成する

次はいよいよお待ちかね、「リスト」を作成していきます。

先ほど作成したボードで、以下のような画面になっているので、リスト名を入力して「保存」します。

Trelloでリストを作成する

Trelloを使うなら、いわゆる「カンバン方式」を使いたいですよね。

それであれば、「ToDo」「Doing」「Done」の3つのリストを作成しましょう。

このような感じですね。

Trelloでカンバン方式

Trelloでカードを追加する

Trelloでは個々のタスクを「カード」に記載しますので、続いてカードを追加していきましょう。

追加したいリストの「カードを追加」をクリックして、カードに記載するテキストを入力。

Trelloでカードを追加する

たったこれだけです。

説明や担当者、期限などを設定したい場合は、そのカードをクリックすればウィンドウが開きますので、それぞれ設定してあげればOKです。

Trelloでカードの詳細を編集

「カードを追加」にファイルをドラッグ&ドロップすることでもカードの追加ができます。

Trelloでドラッグ&ドロップ

既に作成したカードにファイルをドラッグ&ドロップするとカードにファイル添付をすることもできますよ。

さらにこのファイル添付はGoogle DriveやDropboxからでも可能ですよ。

Trelloでカードを移動する

作成したカードはその目的に応じてリスト間を移動させることができます。

移動のさせ方ですが、そのカードを移動させたいリストへドラッグ&ドロップするだけです。

Trelloでカードを移動

このカードの移動がTrelloの最大の特徴といっても良いですね。

以降でその特徴について解説をしていきます。

Trelloでチームのタスク管理をするメリット

カンバン方式でのタスク管理

カンバン方式とは日本が誇る自動車メーカートヨタが生み出した生産管理方法です。

Trelloではそのカンバン方式をチームのタスク管理に応用していて、個々のタスクを記載した「カード」を「カンバン」に見立てて、リスト間をそのステータスに応じて移動させます。

  • 発生したタスクをToDoに作成
  • 現在作業中のタスクをDoingに移動
  • 完了したタスクをDoneに移動

こうすることで

  • 各タスクが今どういう状況なのか
  • 着手前または着手中のタスクがどれほどあるのか

など、チームのタスクの状態をパッと見で把握することができますよ。

シンプルで使いやすい

これまで紹介してきました通り、初心者でもとっても簡単に利用できるように設計されています。

なんせ

  • カードを作成する
  • カードをドラッグして移動する

この動作だけでタスク管理が可能ですからね。

他サービスとの連携

機会があれば紹介したいのですが、他サービスとの連携が秀逸です。

有名なハブサービスであるIFTTT,Zapierのトリガーまたはアクションとしても使えます。Zaiper社ではリモートワークでコミュニケーションを維持するためのノウハウとしてTrelloイチオシですね。

特定のオフィスを持たない勤務スタイル「リモートワーク」のための完全ガイドブック「The Ultimate Guide to Remote Work」
毎朝電車や車でオフィスに行って仕事をする、というスタイルに慣れていると、特定の勤務場所がない「リモートワーク」という働き方は未知のもののように感じられます。ウェブサービス同士の連携ツールを開発している企業「Zapier」は、設立当時からリモ...

また、多機能カレンダーサービスSunriseにも標準で連携することができます。

SunriseとTODO管理ツールを組み合わせてスケジュール管理をする - $shibayu36->blog;
最近タスク量がそこそこ多く、かつ自分の記憶力もそこまでないので、できるだけタスクを忘れないようにしながらスケジュール管理をしておきたいと感じていた。その時にカレンダーアプリであるところのSunriseと、TODO管理ツールをうまく組み合わせ...

今回紹介しました日本語化以外にも関連する便利なChrome拡張も用意されていますね。

タスク管理ツール「Trello」をもっと便利にするChrome拡張機能まとめ | 株式会社LIG(リグ)|DX支援・システム開発・Web制作
こんにちは段田です。 最近、タスクツールの「Trello」を使い始めました。

私はまだ勉強中ですがAPIを使えばさらに色々なことができそうです。ぜひ皆さんも研究してみてはいかがでしょうか?

まとめ

チームでタスク管理をする際に超絶便利なツールTrelloについて、その導入方法とメリットについてお伝えしてきました。

おさらいになりますがTrelloは

  • カンバン方式によりチームのタスク状況が一目瞭然
  • カードの作成と移動だけのシンプルな動作とUI
  • 他サービスとの連携が多数

といった特徴があります。

ぜひ本記事を参考に、カンバン方式のタスク管理についてお試し頂ければと思います。

Trelloに関してはいくつかの便利な使い方がありますので、またいずれかの機会にお伝えできればと思います。

どうぞお楽しみに!

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