みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、テキストコミュニケーションの得手不得手と使いどころです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
テキストコミュニケーション
僕は、仕事はほとんどテキストコミュニケーションで成立しているんです。
時々Zoomを使って打ち合わせというのもあるんですが、大体週に3回ぐらいあるかなというくらいの感じです。
どちらかというと、テキストコミュニケーションでちょっと話がうまくいかないなという時にはZoomを使って打ち合わせをする、みたいなことが多いかなと思います。
ノンプロ研はほぼテキストコミュニケーション
僕が運営しているコミュニティノンプロ研はSlackでのテキストコミュニケーションがメインになっています。
皆さんとSlack上でワイワイ会話をしたりとか、運営に関するお仕事チームの皆さんとのやり取りもほとんどテキストコミュニケーションで成立しているんです。
コミュニティ以外の外部の方とのお仕事とかやり取りも、各種SNSのDMもしくはメールで事足りていることが多いかなと思っています。
対面の多いビジネスパーソン
一方で、周りを見渡すと、ビジネスパーソンの皆さんはとにかく対面や会議がめちゃめちゃ多いですよね。
もちろん、対面だったり会議によるコミュニケーションのいいところとか、むしろテキストではできないことはあるんですが、そんなになんでもかんでも会議しなくていいんじゃないかなって僕は思ったりします。
なので今日は、テキストコミュニケーションのメリット、デメリットについて、ちょっと整理させていただいて、皆さんがうまく活用できるようにサポートができればなと思っています。
テキストコミュニケーションのメリット
まず、メリットが3つあります。
効率がいい非同期コミュニケーション
1つ目は効率がいいってことなんです。
コミュニケーションには2種類ありまして、1つは同期コミュニケーション、もう1つは非同期コミュニケーションです。
同期コミュニケーションの代表は、電話だったり対面だったり、会議なんかもそうです。
皆さん時間を合わせて同時にコミュニケーションをする、それが同期コミュニケーションになります。
一方で非同期コミュニケーションは、同じ時間に揃っていなくてもできるコミュニケーションのことになります。
例えばメールがそうです。メールを出しました、でも、相手はそれと同じ時間にいなくても、後で都合のいい時間に開いてみればいいわけです。
そのように時間をずらしてコミュニケーションできるのを、非同期コミュニケーションと言います。
非同期コミュニケーションで言うと、メールだったり、最近で言うとチャットなんかもありますね。
相手と時間を合わせることにはそのためのコストが発生しますので、同期コミュニケーションよりも非同期コミュニケーションの方がコストが安いコミュニケーション方法になります。
そして、その非同期コミュニケーションの主流として使われているのがテキストによるコミュニケーションと言えるんじゃないかなと思います。
情報の共有と記録
2つ目のメリットは情報の共有と記録です。
共有に関して言うと、例えばXでのポストを思い出していただきたいんですが、ボソっとつぶやいたものに関して、すぐに全世界の人がその情報を見る権利を得られるわけです。
そして、それを見た人がいいねとかリポストをして反応していく、そういったことが瞬時に行われるということなんです。
これは組織のコミュニケーションで言ってもかなり有効かなと思っています。
誰かとのやり取りの中で考えが示されたりとか新たなアイデアが出くる、そしてそのやり取りを他の人も見られる状態になっていると情報格差も起きづらいです。
また、その情報をネタに別の人の創造性みたいなところが刺激されるといった現象も期待できるわけです。
さらに、記録ができるというところが良くて、人の脳みそというのはどうしても忘れやすいものなのでどかに記録しておきたいわけですね。
テキストというのは、その手段で言うと非常に有効なものになります。
テキストコミュニケーションでやっていくことで、勝手にコミュニケーションした結果が記録として残されていくわけです。
言った言わない問題みたいなのがよくあるんですが、テキストでやり取りすることによってそういった問題を避けることができる、そういった安心感もありますよね。
頭の中を外部化
3つ目のメリットなんですが、自分の考えとかアイデア、自分の頭の中にあることをコミュニケーションを通して外部化できるというのもメリットかなって僕は思っています。
外部化することで整理をしたり、客観的に見たりといったことができるようになるわけです。
例えばあるソフトウェアについて使い方がわからない、誰かに質問しようという時に、情シス担当の方にテキストメッセージを書いているとします。
そうすると、その書いている間に自分の頭の中が整理されて、「あれ、もしかしたらこういう解決方法があるかも」みたいなところが発見できたりすることがあります。
それを他者とのテキストコミュニケーションの中でもできるというのが結構大きなメリットなんじゃないかなと思っています。
こんな感じでテキストコミュニケーションはメリットも多くあるんですが、一方で、やはり得意ではないこともあります。
テキストコミュニケーションのデメリット
デメリットとして挙げられるものを2つ紹介したいと思います。
感情などの非言語情報をやり取りできない
まず1つ目は、非言語情報をやり取りできないということです。
これは、テキストコミュニケーションを避けてしまいがちな人がその理由としてあげる大きな1つになっているのかなと思います。
具体的には、声のトーンだったり、表情、ジェスチャーなどをコミュニケーション上やり取りできないというのがデメリットになります。
特にそういったもので表現されるもの、感情ですよね。これについてやり取りしづらいというのが大きなデメリットなのかなと思います。
ただそこに関してはテキストでもできることはあるので、やってみるといいかなと思っています。
例えば、すごく嬉しいびっくりマーク3つみたいな表現をしてみたりとか、絵文字をうまく駆使することで自分の感情とかそういったものを表現することができますので、諦めずにやってみていただくといいんじゃないかなって思います。
むしろ絵文字なんかは、自分の感情を素早く表現する手段としても有効かなと思います。
情報がそぎ落とされる
デメリットのもう1つは、やはりどうしても情報がそぎ落とされてしまうというところがあるということです。
感情面もそうですし、うまく伝えられなかい部分があったりします。
そうすると、相手はその空いている部分を前後の文脈で埋めるわけですが、良くないんですが場合によっては思い込みで埋めてしまうことがあります。
例えば上司がチャットであの案件どうだったとて聞いた時に、部下から「やばいです」とだけ返ってきた場合、上司としてはいろんな取り方ができるわけです。
場合によっては危険な状態になっていると取ることができますし、もしくはものすごく状況がいいかもしれないですよね。
「やばいです」だけではわからないので、その間を埋めるコミュニケーションを重ねることが必要になってくるわけで、そこにテキストコミュニケーションの難しさはあるのかなと思います。
ハイコンテクストな日本のコミュニケーション
特に日本の場合は、世界各国に比べてコミュニケーションの仕方がハイコンテクストだと言われています。
どういうことかというと、基本的には単一民族国家で、使っている言語も日本語で、育ち方も大体一緒ですし、新卒一括採用でよーいどんで入ってくるわけです。
同じ経験をしていることが多いので、持っている前提情報が一緒なわけです。
あえて言語でコミュニケーションを取らなくても、多分こう思っているよねと間を埋めた時に正解である可能性が高い環境にあるということなんです。
ただ一方で、日本であっても多様な価値観とか考え方を持つ人が増えてきていますので、ハイコンテクストでコミュニケーションが取りづらくなってきているというのは確かにあるかなと思うんです。
そういった意味でも、テキストで丁寧なコミュニケーションを取っていく、言語によるコミュニケーションを取っていくというのは結構重要なんじゃないかなと思います。
ただ、これまでそういったコミュニケーションを取ってない人からすると、ちょっと苦手意識があって踏み出しづらいということはあるのかなと思います。
テキストコミュニケーション優先がおすすめ
ちょっと話は長くなりましたが、テキストコミュニケーションのメリット、デメリットをお伝えしてきました。
単純に明文化できる、誰がしても同じように説明できる情報に関して言うと、テキストコミュニケーションの方が効率的ですし広範囲に届けることがしやすいです。
なので、基本的にテキストコミュニケーションを優先して使うといいんじゃないかなというのが僕の意見です。
一方で、テキストコミュニケーションだと感情を伝えたり、言語化しづらい複雑なことを伝えるのが苦手というのはありますので、その場合に、対面だった打ち合わせだったりといった手段を講じるというのがいいんじゃないかなと思っています。
コミュニケーションを使い分けてツールにも慣れていこう
今日は、テキストコミュニケーションのメリット3つとデメリット2つ、そして、その使いどころについて話をさせていただきました。
デジタルテクノロジーの進化によって、テキストコミュニケーションツール、たくさん増えましたよね。
メールだけではなくてチャットツールも仕事で使えるものたくさんありますし、SNSもその1つみたいなもんですよね。
このような便利なツールがコミュニケーションの手段として増えてきていますので、ぜひ一通り触って、慣れていただくのがいいんじゃないかなって思っています。
そして、テキストなのか、対面なのか、これに関しては使いどころがありますので、ぜひ、うまく使い分けられるように、両方使いながらスキルを上げていけばいいんじゃないかなと思っています。
ぜひ、参考にしていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「テキストコミュニケーションの得手不得手と使いどころ」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
