みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、1日10分！ITマスター塾 #22: 表計算ソフトではデータ型を意識しようです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
表計算ソフトを使いこなすコツ～データ型について
今日は、1日10分ITマスタ塾の第22回をお送りしていきます。
このシリーズは、ITの超初心者の方向けに、たった10分でお役立ちITスキルを1つ身につけていただくことができる、そんなシリーズとなっています。
今日お伝えする内容は、表計算ソフトです。Excelやスプレットシートなどみなさんお使いだと思うんですが、それに関するもので、データ型を意識しようという内容になります。
Excelやスプレッドシートといった表計算ソフトは、デスクワーカーのみなさんが最も多くの時間を共にしているアプリケーションと言っても過言ではないんじゃないかと思います。
みなさんは、表計算ソフトを使いこなしていらっしゃいますでしょうか。
実はこの表計算ソフト、いくつかのコツをきちんと押さえておけば、劇的に使えるようになるというところがありまして、この「1日10分ITマスター塾」でお伝えできればなと思っています。
入力データに種類がある表計算ソフト
さて、表計算ソフトは、シートの上にある格子状にはりめぐらされたセルの1つ1つにデータを入力していきます。
データの入力という観点で、他のアプリケーションと大きく異なる特徴があるんですが、みなさんは何かわかりますでしょうか。
それは、データに種類があるということなんです。
表計算のデータ型の種類は4つ
たとえば、WordでもPowerPointでも、数字を入力しようが日付を入力しようが、基本的に全部一律にただの文字として扱われます。
そこに種類はないんですが、表計算ソフトであるExcelやスプレットシートではそうではないんです。
このデータの種類のことをデータ型と言いまして、Excelでもブレットシートでも4種類のデータ型が用意されています。
文字列、数値、日付と時刻、論理値、この4つになります。
なぜデータ型があるのか
では、なぜこのようなデータ型が存在しているのでしょうか。
それは、データの種類によって異なる演算や集計を可能にするためなんです。
たとえば、データが数値であれば加減乗除といった演算を行うことができますし、数値だけが入力された列があるのであれば、そこに対して並び替えとか数値の大小によるフィルターを活用することができるようになります。
自動判定されるデータ型
そもそもデータに種類があるなんて全然意識したことがなかったという方もいらっしゃるかもしれません。
それもそのはまず、Excelやスプレットシートでは、セルに値を入力した時点で、今入力された値はこのデータ型だなと自動で判別した上でセルに格納してくれているんです。
たとえば、アルファベットで「Bob」とか片仮名で「ボブ」とか入力されれば、そのデータは文字列だと判定されます。
また、「1234」とか「0.5678」など数値の羅列が半角で入力されたのであれば、そのデータは数値と判定されます。
データ型を扱う際の注意
ここで注意しなければいけないポイントとしては、その入力したデータを、扱ってほしいデータ型として表計算ソフトに認識してもらわなければいけないということなんです。
数値の場合
たとえば、よくある例として金額を入力したいとします。
「1100円」というように円という単位を付けてセルに入力してしまうと、そのデータは文字列として認識されてしまいまい、そのセルの値に対して算術演算ができなくなってしまいます。
数値として認識してもらいたいのであれば、「1100」だけ半角で入力し単位の円は入力しない、このように純粋な数字だけを入力するのが鉄則になります。
日付の場合
また、日付や時刻の入力を想定している欄に、「なるはや」とか、「2024年5月5日～」などといった入力がされているのもよく見受けられます。
この場合も、データ型は日付、時刻としては認識されず、文字列になってしまうんです。
日付であれば「2024/5/5」のように入力することで日付として認識され、日付の値ならではの演算や集計の機能を使うことができるようになります。
「なるはや」というのであれば具体的な日にちを入れるべきですし、期間を示したいのであれば、開始日時と終了日を別々の列に分けて入力するといいんじゃないかと思います。
なぜデータ型を意識する必要があるのか
人が見るだけの表を作りたいのであれば好きに入力してもいいんです。
でも、表計算ソフトの力、コンピューターの力を借りたいのであれば、今入力しようとしているデータはどのデータ型として入力される必要があるのかを意識する必要があります。
データ型を意識せずに入力してしまうことで表計算ソフトの機能が全然使えないみたいなことが結構起きてしまっているわけなんです。
具体的には、数式を使った演算や並び替え、フィルターなどのExcel、もしくはスプレットシートの基本機能と関数です。
関数はExcelにもスプレットシートにも数百種類ありますので、こういったものが宝の持ち腐れになってしまうわけです。
これ以外にも、データの可視化、分析のためのグラフとかピボットテーブルといった機能もあります。
さらに、タスクの自動化をするために、VBAやGoogle Apps Scriptなどのプログラミング言語を使ってマクロを作ることができるんですが、そういったこともデータ型がわからないとうまく使えないということになってしまいます。
せっかくMicrosoftやGoogleにお金を払っているのに、そういった機能を使える状態にないというのであれば、すごくもったいない話だと思います。
そういった機能を十分に使うのであれば、まずはデータ型を意識して、正しいデータを入力していただきたいなと思います。
ノンプロ研おすすめ講座
学習コミュニティノンプロ研では、そんな表計算ソフトを使うコツをさくっと学べる講座が用意されています。よろしければぜひご参加いただければと思います。
初心者IT基礎講座、Excel関数コースとスプレットシート関数コースのいずれも随時参加者募集中です。
事前に仮申し込みフォームを送信していただければ、開講時に優先してご連絡を差し上げますので、希望される方は、ぜひホームの送信していただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「1日10分！ITマスター塾 #22: 表計算ソフトではデータ型を意識しよう」をお届けしました。
非ITの人たちからすると結構遠い存在に見えるんですが、実はあちこちで活用されている、そして身近な技術ということを知っていただければ嬉しく思います。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
