みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、上司や先輩の困った依頼をチームを良くしていくチャンスに変える方法です。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
頼まれごとで困る
今日は「#上手な断り方」というお話をします。
皆さんよくあるのが、上司や先輩から、新たに仕事を依頼されたとき、それが自分でもやりたいことだし、時間的にも能力的にもできそうだ、そういったものであればどんどんやればいいという話なんですけど、そんなときばかりではないですよね。
たとえばそもそも、毎日忙しすぎて、これ以上仕事ができないよとか、自分の能力だとちょっとこの仕事無理なんじゃないかとか、よくあるのがこの仕事やってもあんまり意味無いんじゃないかなと思うとか、いろいろな理由で断りたいなと思うときがあるわけなんですね。
できる人にばかり仕事が集まる
あとはこんなのもあります。パソコンとかITとかExcelといったものができる人にばかり仕事が集まってきてしまい、抱えきれないよというくらい仕事の依頼がきてしまうとかもありますよね。
しかし少なくないケースで皆さん無理して受けちゃっているんじゃないかという気がするんですね。
当然、上司とか先輩とか上の立場の人からの依頼なので、むげに断ることもできないということもあると思うんですけど、無理に自分を押し殺して仕事をし続けるというのも、本人にとっても実はチームにとっても良くないということも少なくないわけです。
そうならないために、仕事の依頼があったときのために、どのように受け答えすればよいのかについて考えてみたいと思います。
仕事の依頼があったときの4つのステップ
仕事の依頼があったときに、まずは4つのステップをお伝えします。
よく聴く
1つめのステップは「よく聴く」ということです。
仕事の依頼の内容とか、それが発生した背景とか、どうして自分に依頼が来ているのかとか、そういったところをしっかり聴くのが大事です。
上司や先輩からの依頼だからといって、思考停止してまるまるそのまま受けるというのではなくて、その中にももっとこうしたら良くなるんじゃないかという改善ポイントがあったりとか、それが起きている背景がそうなのであれば別のアプローチや別の担当をやったりとか、そっちのほうがいいといったアイデアが生まれる可能性があるわけです。
そのヒントとなる情報は多ければ多いほどいいという話なんですね。
どうして自分に依頼があったのか
あとやっぱり大事なのは、どうして自分に依頼があったのかということを率直に聞いておくということです。
もしかしたら依頼者のほうも頼みやすい人にとりあえず頼んでいるだけかもしれないので、そこで問いを投げかけることで一度考える機会を提供するというのも一つの作戦としてはありだと思うわけです。
なのでこの段階では、思考停止して全部受けるとか、脊髄で反応して全部断るとかでなくて、よく聴くというステップからスタートすることで、これからの会話をしやすくしてさらにその質を良くするメリットがあるんじゃないかと思います。
範囲を広く考える
2つめのステップは「範囲を広く考える」ということです。
これはどういったことかというと、自分の視点だけではなく、かといって依頼者である上司や先輩の視点だけでもなく、チームの視点で考えるということです。
その仕事を誰がどうやって担うのかをチームの視点で見てベストなやり方を模索するという考え方をしようということです。
たとえば自分だけの視点でいうと、とにかく残業をしたくないと、帰ってゆっくりしたいからこの仕事を受けたくないといった視点になります。
ただそのまま残業したくないんでと言い返したところで、それはなかなか受け入れてはもらいづらいというのは容易に予想できるわけですね。
チーム全体としての視点で考える
ただチームとして考えたときに、ある一人のメンバーが毎日残業しまくっていると、ただし本人としては、そういった残業をしまくっている状態で、身体や心にも負荷をかけまくっていることでベストの成果を挙げられていないと感じていると、それでいうとチームにとってそれがベストな状態かというと、別のアイデアも考えてみたほうがいいということになるんじゃないかと思います。
デジタルスキルが出来る人に仕事が集まってしまうという問題も、こっちはわかりやすいんですけれど、そのメンバーに何かあったらチームとしては大ダメージなわけですよね。
なので平均的に皆さんが同じようなデジタルスキルを磨き続ける状態が理想ということになるわけです。
なので個人の理想とか感情とかいったものは一旦横に置いておいて、チーム全体としてどういった判断が理想なのかということを考える癖をつけるとすごくいいと思っています。
期間を長く捉える
次のステップなんですが2番と同時に考えていただいていいと思うんですが、「期間を長く捉える」ということです。
どうしても時間が足りなくて1~2日残業してがんばればなんとかなる場合は、それで乗り切るという選択肢もあるかなと思うんですが、今日から始まってずーっと続いてしまう状態だと残業前提になってしまうので、継続性という視点でいうと上手くないわけです。
わかりやすい例でいうとボランティア活動というのがあるんですけど、1~2日そのときだけ労働を提供して一気に皆を助けるというのはいいんですけれど、ただずーっと困っているからといって継続的にその労働力を期待するというのも無理な話になってきます。
助けたい気持ちは山々なんですけれど、それぞれの生活がありますので、ずっと無償で労働力を提供するということは現実的ではないという話になるわけですね。
率直に交渉する
このようにして、まず良く聴いて、範囲を広く考えて、期間を長く捉えて考えた上で、最後のステップ「率直に交渉する」です。
けっこう多くの方がやってしまいがちなのが、モヤモヤしているのにも関わらず上司や先輩の言いつけだからそのままやっちゃうとか、あまり良くないと思うんですね。
というのも、ちゃんと良く話を聴いていろいろ考えた末に、もっといいアイデアがあるかもしれません。
自分がかぶればいいと思っているかもしれないんですけれど、自分が無理をしている状態というのはチームとして健全な状態じゃないので、ベストの選択肢じゃないことが多いかもしれないと思うんですね。
それでいうとチームの視点で、長い目で見て、こうしたほうがいいんじゃないかとか、そういったアイデアがあるのであれば、率直に伝えて、依頼内容について交渉するというのをしたほうがいいんじゃないかなと思うんですね。
たとえば永続的に残業が自分だけに偏ってしまいそうなのであれば、誰かをサポートにつけてもらったらいいんじゃないかとか相談できますよね。
あともっと簡単な話でいうと、期限があるタスクが固まってしまっているのであれば、いずれかの期限を交渉するという手もあります。
自分がスキルがあるからといって仕事が集まってくるという傾向が強いのであれば、自分が講師役で皆さんに教えますので、皆さんがデジタルスキルを身に付ける機会を提供したほうがいいんじゃないかという逆提案をすることもできるわけですね。
無理だなという仕事の依頼も良いポジティブな機会として捉える
そんなかんじで、パッと聞いた限りでいうと、ちょっと無理だなという仕事に関しても、よくヒアリングをして、チーム視点で考えて、長い視点で捉えることによって、チームの仕事がより良くなるチャンスに変えることができるわけですね。
それは無理して自分が受ければいいという判断では決して生まれないチャンスになるわけです。
そう考えると、ちょっと無理だなという仕事の依頼も良いポジティブな機会として捉えることができるんじゃないかと思います。
ということで、今日は上手な断り方という話なんですけれど、ちょっと困ったなという依頼に関しても、良い機会に変えていくことができるよという話をさせていただきました。
参考にしていただければ幸いです。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「上司や先輩の困った依頼をチームを良くしていくチャンスに変える方法」をお届けしました。
今回話をした中でも、チームの視点で考えるということは、けっこうあちこちで使えるテクニックだなと思うんですね。
たとえばわかりやすいのは家族です。どっちが家事をするかという話によくなるわけなんですけれど、家族として理想の姿を考えるときにどうすればいいのかと視点を切り替えて、自分の感情面を一旦横に置いておいて家族視点で考えることで客観的に物事が見られるようになりますし、なんとなくより温かい気持ちでどうしたらいいのかを考えられるようになるわけです。
すごくおすすめなのでぜひ皆さんあちこちで試していただければなと思います。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
