みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、タスク管理をバカにしてはいけないたった一つの理由とはです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
タスク管理なぜ重要か
タスク管理は信頼に直結するから
今日は、トークテーマ「タスク管理って大切」ということなんですが、タスク管理なぜ重要かの質問に対して、皆さんどういうふうにお答えになりますでしょうか。
僕はこう答えます。タスク管理は、信頼に直結するからなんです。
仕事というのは、ほとんどの場合は誰か別の方と一緒にやっているわけです。
チームの上司だったり、仲間だったり、もしくは取引先だったり、必ず相手がいます。
タスク管理がうまくできていない人はどうなるかというと、約束の期限に間に合わなかったりとか、うっかり忘れてしまったりとか、そういったことが起きてしまうわけです。
もちろん、仕事の質・クオリティも大事ではあるんですが、期限とか、やるやらないみたいなところは超わかりやすいので、マストで抑えていかないといけません。
うっかり仕事を忘れてしまったとか、報告もせずに遅れてしまった、そういったことが1回なら、そういうこともあるということで許してもらえることもあるかもしれません。
ただ、それが2回・3回と続くと、大概信頼を失います。
この人は約束を守らない人だ、そういう烙印をされてしまうんです。そうなると、その失った信頼を取り戻すというのはとても大変な作業になります。
平誤りした後で、1回・2回とちゃんと仕事を約束通りやったとしても、その人が約束を破ったという歴史。これは消すことができないわけです。
さらに、そういった人に仕事を依頼するというのは避けたくなります。というのも、遅れてしまうかもしれない、忘れ去られてしまうかもしれない。そんなリスクがある人に依頼しようとは思いませんよね。なので、他の人にその依頼が入ってしまうかもしれません。
そうなると、取り戻すチャンスも得られない。そういった話になるわけです。
ということで、ちゃんと仕事の約束、特に期限。これを守るためにタスク管理をきちんとするというのは、すごく重要ということになります。
期限が設定されていない時
相手の期待がどこにあるのかというところがポイント
さて、期限がある時はそれを死守すればいいということになるんですが、期限が設定されていない時、こういった時はどう考えればいいのかという話がありますよね。
その場合も、期限が設定されていなかったとしても、相手の期待というのがどこにあるのかというところがポイントになります。
たとえば、一般的にはメールの返事。これは1日くらいで帰ってきてほしい。そういうふうに感じる人が多いんじゃないかなと思います。
1週間寝かしたらさすがに遅い。あとは、人によってはもっとせっかちな人いますよね。当日すぐに返事がくれないと怒ってしまう。そんな上司もいるかもしれません。
あとは、案件にもよりますね。
たとえば、ボールをこちらが持っていると相手の作業が一切進まない。こういった状況だと、早く返事をもらえたら嬉しいな。そういった期待が高くなるわけです。
このように、状況や相手によって期待というのがありますので、それをおしはかって、その期待を超えられるようにタスクをこなしていく。そのようなタスク管理の仕方がベターということになります。
慣れてない場合とか、あとは時間がかかりそうなもの。これに関しては期限をあえて聞いて、確認しておいた方がいいかもしれません。
もし、その期待される期限。これを達成するのが難しそうであるのであれば、交渉して調整させてもらうのが望ましいかなと思います。
タスク管理をどうやっていくか
さて、ではその重要なタスク管理、どうやってやっていくかって話です。
とにかくタスクを立て忘れてしまう。立てた後にそれをやり忘れてしまう。これを避けないといけません。
コミュニケーションツールの基本機能を使う
僕がおすすめするのは、GmailやOutlookなどのメーラー。そして、Slackなどのチャットツール。
これらコミュニケーションツールの基本機能を使って、タスク管理をするというのをおすすめしています。
先ほどもお話しした通り、タスク管理なぜするかというと、人との約束を守るためにやるんです。なので、コミュニケーションツール。人との約束が発生するツール自身で管理をするというのが、自然なわけです。
さらに別のタスク管理ツールにまとめたいという気持ちもあるかもしれないんですが、メールからタスク管理ツール。Slackからタスク管理ツール。このようなタスクの移し替えのタスクが発生してしまうわけです。
これ自体手間になってしまいますし、そのタスクの移し替えを忘れてしまうと、これはもう本末転倒ということになりますので、僕は避けた方がいいかなと思っています。なので、メール・Slackで生まれたタスクは、その生まれたところで管理するというのをおすすめしています。
具体的なやり方
具体的にどうやるかという話なんですが、メールに関しては受信トレイ。これをタスク管理ツールとして活用するという方法があります。
たくさんのメール、皆さん受信すると思うんですが、用がないメールに関してはアーカイブをしていくわけです。
どんどん受信トレイからアーカイブに移すことで、受信トレイを減らしていきます。
用があるメールもあると思います。これに関しては、タスクを達成したらアーカイブをする。このようにして受信トレイが空の状態になる。それを目指すわけです。
受信トレイが空になっていれば、メール関連のタスクはゼロということになります。
Slackなどのチャットツールも同様に行うことができます。
Slackに関しては、後で見るという機能がありますので、タスクとして対応が必要なメッセージ。これに関しては、後で見るに保存しておくわけです。
そして、タスクが終わったら後で見るから外していく。これも後で見るがなくなるようにタスク管理を目指すということになります。
コミュニケーションが発生しないタスク
その他、コミュニケーションが発生しないタスクこれもあります。これに関しては、僕はタスク管理Trelloというツールを使って管理をしています。
コミュニケーションなしで発生するタスクの一例で言うと、定期的にやる作業というのがあります。
たとえば、経理作業など、毎月やるタスクというのがあるわけです。それに関しては、Trelloにはカードという概念があって、その中にチェックボックスを用意することができます。
細かいタスクをチェックボックス化していきます。それぞれ期限が決まっているので、それを終わり次第、どんどんチェックを埋めていく。そして、カード全体が終わったら、カードは終わったよってところに移動する。このような管理をしています。
そして、チェックボックスの最後には、来月のカードをコピーするというタスクを入れておくんです。
これによって、今月の分が終わったら、来月の分のカードをコピーする。このようなタスクも忘れずに行えるようになって、来月のタスクも確実にカードを通して用意されるということになります。
この3つのツールを使うことで、ほとんどのタスクに関してはたて忘れなく、そしてやり残しもなくタスクをこなしていく。それができているかなと思います。
あとは、それぞれ期限に間に合うようにこなしていけばいいわけです。
重いタスクについて
気を付けなければいけないのが、重いタスクになります。
時間がいっぱいかかりますので、期限内に終わらせる難易度はそれなりに高いということがいえます。
カレンダーに予定を確保しておく
どのように対処するかというと、カレンダーに予定を確保しておくということをしています。
10時間ぐらいかかりそうだなって思ったら、毎日2時間、5日分。そのタスクのための時間を確保しておいて、カレンダーに入れておくわけです。
そうすれば、うっかり他のタスクを入れ込んでしまったりとか、そういったことを避けることができます。
この時のコツなんですが、基本多めに見積もって入れとくんです。
最初に見積もっていた読みと実績の差分を振り返る
その後、実際にその作業が終わったら、最初に見積もっていた読みと実績。この差分がどれぐらいあったかというのを振り返るという行為をします。
そして、カレンダーには実際にタスクを行った時間の実績これに書き換えておくわけです。これによって、各タスクでどれぐらい時間がかかるのかみたいな見積力を上げていくんです。
見積力の精度が上がっていけば、期限通りにタスクをこなすことができる力が上がる。つまり、約束を守りやすくなるってことなので、ぜひこの力は身に着けていただくといいんじゃないかなと思います。
細かいタスクについて
あと、これ以外に細かいタスクが残っているですが、これは思いタスクの隙間だったりとか、ちょっと疲れて集中がないな。そんな時間帯に終わらせるってことをします。
細かいので、そこまで厳密に時間を確保したりしなくてもいいかなとは思います。
ただ、細かいのは大量に溜まっているとすると、それだけでかなり時間もかかりますし、精神的なプレッシャーもちょっとかかってきてしまいます。
その場合は、雑務をこなすみたいな予定をカレンダーに確保しておいて、そこで一気にやっつけるというのがいいかなと思います。
ということで、今日はタスク管理って大切。なぜタスク管理が大切なのか。そして、どのようにやっていけば、タスクの立て忘れややり忘れ、これを防ぐことができるか。
そんな話をさせていただきました。
皆さんのお仕事のご参考にしていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「タスク管理をバカにしてはいけないたった一つの理由とは」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
