みなさん、こんにちは！ タカハシ(@ntakahashi0505)です。
チームにマクロをつくれる人がいるととても助かります。
しかし、その方が部署異動することになってしまった…とても困りますよね。
このマクロつくれる人がいなくなっちゃった問題、どうするかについて今日は考えてみたいと思います。
ということで、今回は「どうする？Excelマクロつくれる人が部署異動でいなくなっちゃった問題」についてお伝えします。
では、行ってみましょう！
マクロつくれる人がいなくなっちゃった問題
マクロをつくるスキルがあると、Excel仕事などルーチン作業をプログラムに任せることができるようになります。
そういうスキルを持つ方が、自分の業務だけでなく、チームメンバーの業務も快く「マクロ化」してくれるということもあり、そうすると、みんなが定時に帰れるようになってハッピーですよね。
しかし、その方が部署移動することになった、または退職することになった…そうすると困ってしまいます。
マクロたちを面倒見てくれる人がいなくなってしまうからです。
業務というのは移り変わるもの…その都度マクロの改修が必要になったりしますし、何かのきっかけでうまく動かなくなることもあります。
そういったメンテナンスができなくなってしまうのです。
退職後、半年以上も無償サポート
僕も、それと似たような経験があります。
2015年にサラリーマンだった会社を退職して、独立したのですが、勤めていた会社の所属部署では、僕がつくったマクロを使いまくっていました。
それらがないと業務が回らないくらいになっていました。
辞めたあと、僕が残したマクロをどうするのかという問題が上がってきます。
僕は独立したてで、開発仕事も請けていましたので、本来であれば僕に外注として依頼いただきたいところだったのですが、その会社の社長はだいぶケチンボな方で、外注するという選択肢は決して通りませんでした。
そうなると残された同僚が困ってしまいます。なので、しばらくの間は軽微な修正ならということで、無償で対応をしていたのです。
その後、しばらく連絡がなくなりまして、退職してから半年以上経ち、すっかり忘れていた頃に、また元同僚から連絡が来ました。
また、対応をして欲しいということです。
これは永遠に続いてしまう…さすがに、そろそろ対応を考えたほうがよいのではないですかということで、もう断ることにしました。
みなさん、このようなケースは、どうすればよかったと思いますか？
専門的なスキルは使わない作戦
よく支持されている作戦は、そういった専門的なスキルを前提としないように業務プロセスを組むということです。
もし、個人的にマクロをつくるスキルを持っているメンバーがいたとしても、その活用はその個人だけの使用範囲に留めるようにします。
たしかに、それであれば問題は起きません。
もし、その方に異動、退職があったとしても、その業務を引き継ぐ人がマクロを使わないようにすればよいですし、他のチームメンバーにはいっさい影響がありません。
それでもみんながデジタルスキルを身につけるべき理由
しかし、やはり僕としてはもっとベストの理想を求めたいと思ってしまいます。
つまり、複数人がマクロをメンテナンスできるようにするのです。
そうすれば、誰かが異動、退職しても、ほかの誰かがメンテナンスを引き受けることができます。
かつ、それだけではなく、とても大きなメリットがあると思うのです。
全社員がプログラミングができる会社
僕が新卒研修を担当したことがある企業の話です。
その企業は、新卒研修としてすべての社員にGoogle Apps Scriptを学ばせていました。
IT担当はもちろん、営業も、人事も、経理も、配属先問わず全員です。
当たり前のように、全員がプログラミングのスキルを持つ会社になります。
これには、各人のルーチンワークを自動化・効率化して、生産性を高められる、そして空いた時間を、より価値の高い活動に割り当てられる以上の意義があります。
たとえば、営業であれば、自分の顧客とITやDXの話ができるようになります。「自分もプログラミングできるんですよ～」と言えば、その点でも信頼してもらえるし、顧客との会話でデジタルをいかした新たな提案を思いつくかも知れません。
人事であれば、採用時に求職者のデジタルスキルを、より解像度高く見極められるようになります。よく「Excelできますか？」がありますが、関数もろくに使わない人と、マクロまで組める人では、どちらが見極められるかは一目瞭然です。
このように、本業スキルに加えてITやデジタルで新たな価値を生み出せる、全員がそれをできる会社だということです。
スキルを個人のものから組織のものへ
たしかに、既存のメンバーすべてにプログラミングを習得させるという道のりは困難を極めるものです。
習得には一定の学習期間が必要です。スタートしてから少なくとも数ヶ月以上、通常は半年くらい学習して、ようやく多少のマクロがつくれるようになるというのが一般的です。
そもそも、デジタルとか、プログラミングに対して、大いなる苦手意識を持っている方も少なくありません。
イヤイヤ取り組んでも学習効果は薄いですし、「やる気が出ない」「無理だ」という言動をする人が近くにいると、やる気がある人もそこに引っ張られてモチベーション下がってしまうという「腐ったりんご問題」も起きます。
では、どうすればよいでしょうか？
社内コミュニティのススメ
おすすめは、組織横断的に希望者を募って取り組んでもらうというものです。
つまり、社内コミュニティ、専門用語でいうと実践共同体をつくります。
部署内だけの取り組みだと、小さい部署などでは複数人が集まらずに、ひとりだけになってしまうことが少なくありません。
しかし、横断的に声をかければ、営業部門からひとり、管理部門からひとり…といったように、複数部署から複数人を集められる可能性が高まります。
そこに集まったメンバーは、営業ではこんなマクロ使ってます、人事ではこんなマクロ使ってますといったように、それぞれの部門でどんなマクロをどのように使っているかを共有しています。
つまり、社内コミュニティをつくることで、個人のスキルを組織のスキルへとすることができるのです。
誰かが部署異動や退職をしても、その影響は社内コミュニティで吸収することができますし、お互いの業務理解にもつながります。
この作戦はとても有効だと思いますので、ぜひチャレンジしてほしいと思います。
まとめ
以上、「どうする？Excelマクロつくれる人が部署異動でいなくなっちゃった問題」についてお伝えしました。
引き続き、みなさんがいきいきと学び・働くためのヒントをお届けしていきます。次回をお楽しみに！
この話を耳から聴きたい方はこちらからどうぞ！
