残業もストレスもさようなら!ポジティブにお仕事効率を上げる5つの鉄則

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みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

言われるまでもない話なのですが、ビジネスマンは活動可能な時間帯の多くは仕事をしています。

一般的には活動可能な時間の約1/3は仕事をしています。もう一度言いますが、1/3は仕事っす。

当サイトではそんなお仕事の時間をポジティブな時間にすべく、様々なお役立ち情報をお伝えしていますが、その根幹には一定の鉄則があります。

今回はその根幹にある一定の鉄則を5つにまとめました。

  • 残業を減らしたい!
  • 仕事でイライラしたくない!
  • 明るく楽しく仕事したい!
  • もっと自分のための時間が欲しい!

などと思ったら、こちらの記事をざざっと読んで頂ければ幸いです。

では行きます!

イメージ!

想像できることはすべて現実となる。

皆さんご存知の画家パブロ・ピカソの言葉ですが、希望を感じますよね。ステキな言葉です。

この言葉を”逆に”してみます。

想像できないことは現実にはならい場合がある。

んー、当たり前のような…

これをお仕事をするということに当てはめてみますと、イメージできていないということは、どこかにやり方がわからないポイントが残っているかも知れないということなんですね。

運悪くやり方がわからないポイントに出くわしたときに、仕事はピタっと止まり一寸も動かなくなります。

その時点でやり方を調べはじめてみると

  • やり方を調べたり聞いたりするための余計な時間がかかってしまった
  • 別の良いやり方が見つかり、後戻りをしたほうが良いことがわかった
  • 結局やり方がわからなかった

など様々な想定していなかった不都合なことが起きてしまいます。これは明らかに効率は悪いですよね。

この想定外に発生する不都合はどうすれば回避できるでしょうか?

これを避けるためには、その仕事をスタートする前にゴールまでのベストな道のりを全てイメージしておくことです。

イメージができないときは、先に調べたり聞いたりしてイメージを埋めちゃいます。

これを有名な言葉で準備といいますね。

イメージが万全ならあとはその通り進めていくだけです。

チームで動いている場合は必要な人にはこの完成したイメージを共有、承認をとっておくのがベストです。

「そんなやり方するなんて聞いてないよ!」とちゃぶ台返しになるのを防ぐことができます。

探し物はしない

英国の保険会社による調査によると、

  • 成人男女が探し物をする回数は平均で1日9回、年間3285個
  • 成人男女が探し物にかける平均時間は1日10分、人生全体では3680時間

つまり人生のうち153日間は探し物をしているのだそうです。5か月もずっと探し物を…ちょっと耐えられないですね。

元記事はこちらです。

The study of 3,000 adults, carried out for esure home insurance, also found that four out of ten often argue with their partner about lost items.

これは日々の生活の中での話ですが、仕事中ではいかがでしょうか?探し物をしていることはありませんか?

ファイル、書類、データ、メール、WEBページ、ツール、道具…私たちは様々なモノを扱っていますから、うっかりするとすぐに何がどこに行ったかわからなくなってしまいます。

また、複数のメンバーが同じ場所やモノを使うこともありますから、他のメンバーが置き場所を変えてしまったりということもあります。

さて、もうご存知だと思いますが、探し物をしている時間は仕事も進みませんし、スキルが上がるわけでもありません。

探し物をする時間はひじょーにもったいないので、限りなくゼロにしてしまいたいところです。

そのための対策ですが、ポイントとしては大きく2つあります。

1つ目のポイントはいつも使う場所にはできる限りモノを置かないということです。

  • 机の上
  • ホワイトボード
  • デスクトップ
  • ダウンロードフォルダ
  • 受信トレイ
  • EvernoteのInbox

などがいつも使う場所です。

作業をしているときはモノを置きますが、作業が終わったら何もない状態というのが理想です。

私の場合は上記の場所をタスク管理をする場所として常にゼロになるように運用しています。

こちらの記事にその方法を紹介していますので合わせてご覧下さいね。

もはやタスク管理ツールは不要!?忘れずサボらず管理できる5つの方法
タスク管理には様々な方法やツールが編み出されていますが、なぜか持続して使い続けることが難しいと思っていらっしゃいませんか?本記事では、タスク管理ツールを追加で導入せずに、日々使っている他のものをタスク管理として利用する方法について紹介したいと思います。

2つ目のポイントは検索でヒットするようにすることです。

技術の進歩により私たちが扱うデジタルの世界は、フォルダ分けなどで管理するのは限界なほど広く、膨大な量もになってしまいました。

量が膨大なので分類や整理を手作業でしようとすると、たいへんな作業量になってしまいます。

ですから、そんなときはコンピュータの力を借りましょう。

コンピュータが探し当てやすい環境にモノを置いておけば、膨大な中からでも欲しいモノをすぐ見つけてきてくれます。

具体的には

  • ファイルの命名規則
  • メールだったらGmail
  • メモや書類だったらEvernote
  • コミュニケーションツールはChatworkなど検索機能が優秀なもの

など検索性を重視したツール選びと保管方法を徹底するのが良しです。チームで同じデータを扱っている場合はなおのこと重要になってきます。

Googleがなぜインターネットの覇者となりえたかといいますと

Google の使命は、世界中の情報を整理し、世界中の人々がアクセスできて使えるようにすることです。

と自社サイトがうたっているように、膨大な量の情報に素早く的確にアクセスできるような検索エンジンを提供できたからです。

こちらの記事はフォルダの管理方法について書いていますので、参考にしていただければと思います。

もう大捜索はイヤだ!人にもPCにも優しいファイルとフォルダの整理術
ファイルを探してPCや共有ハードディスクの中を大捜索…そんな無駄で無益な時間。ファイルやフォルダの整理方法を見直すことで、ファイルを探す時間をなくす、もしくはすぐに探し出せるようになります。そのいくつかの例と考え方についてお伝えします。

過去を鵜呑みにしない

日本ではOJT(On-the-Job Training)と言って現場で実際にやりながら仕事のやり方をレクチャーしてもらう職場が多いですよね。

その際に前任者から教えてもらったりマニュアル通りにやってみたり…

ですが、そのやり方、そのまま鵜呑みにしてはいけません…!

なぜなら

  • そもそもやらなくていい
  • 自動化できる
  • 効率化できる

などという余地があるかも知れないからです。

上司や前任者が優秀ではないと言うわけではありません。ただ全ての人が全ての仕事において100%ベストな方法を選べているかというと、そうでない場合はたくさんあります。

“もしかしたらもっと良いやり方があるのでは?”という意識を持ってOJTに臨んで頂きたいのです。

そもそも、日々の仕事の中でも昨日までのご自身の仕事も疑ってかかるのが良いです。

皆さんのスキルも日々向上しているかも知れませんし、世の中の技術やサービスが向上しているかも知れません。

昨日はベストと思われた方法が、今日はそうでなくなっている可能性は十分にあります。

かのデール・カーネギーが

常に心を変化に向けて開いておこう。
変化を歓迎しよう。
もてなそう。
自分の意見や考えを何度も検討し直して、初めて人間は成長できるのだ。

と言っている通りです。

こちらは私がバイブルとして大切にしてるデール・カーネギーさんの名著中の名著。全てのビジネスマンにお勧めです。

止めない・止まらない

サッカーの試合を思い出して頂きたいのですが、強いチームというのはボールを持っている人もそうでない人も常に敵陣にボールを運びこむために常に動き続けています。

誰が一人でも足が止まってしまったら、明らかにゴールは遠のいてしまいますね。

仕事を効率よく進めるためには自分も仲間も止まらない・止まらせないための工夫が必要です。

まず、新たにとあるタスクが発生したとします。

その発生したタスクがすぐに終わるものならば、それは真っ先に完了してしまいましょう。

たくさんのタスクを抱え過ぎると、タスクを管理するための工数が増えてきてしまいます。たくさん抱えていることによるストレスも増します。

従いまして、すぐに終わるタスクは、躊躇せずに先にやるでOKです。

また、新たに発生したタスクが人を待たせているものであれば優先順位を高くしなければいけません。

全員が常に動けているほうがチームとしては確実に生産性が上がります。

しかし例えばその仕事が何時間も何日もかかりそうなものだったらどうしますか?

その場合は当然「いつまでにご連絡しますよ」と伝えておけばOKです。

そうすれば相手はその間は気兼ねなく他のことに意識を向けることができます。

つまり折り返し電話もメールも即レス!ということです。

当然チームの仕事の効率も良くなりますが、信頼も勝ち取ることができるというオマケつきです。

コントローラブル

ヒト・カネ・モノ。この3つが経営にとって必要な資源だと言われています。

そして、その使い方が重要ですと言われ続けているのですが、これは個人のお仕事にとっても同じことが言えます。

  • ヒト:その人の時間や能力
  • カネ:資金
  • モノ:道具・機械・設備

これらがないと仕事は成り立ちません。

ではその使い方についてはどうでしょうか?

例えば使うPCであればマシンスペック、通信環境、ツール、スマホ、キーボード、マウスなど皆さんがベストな力を発揮できる道具を使っていますでしょうか?

突発的なミーティングや無茶振りの仕事に追われることなく、自らが想定したスケジュール通りに時間を使えていますでしょうか。

上司からは十分な裁量を与えてもらっていますか? 企画の詳細や外注先、業務の進め方などいちいち上司のチェックをせずとも任せてもらえているでしょうか?

必要な経費に関する決裁は適切な内容かつ十分なスピードで判断がもらえますか?

要はどこまで任せてもらえているかということが、仕事の効率に多大な影響を与えます。

十分な裁量がない担当者は、十分に裁量が与えられている担当者に比べて、上司や他部署の確認をするというタスクが増えることになります。

当然待っている場合はその作業は進められませんし、待ちのステータスであったとしても完了していませんので、タスク管理をしなければいけません。

どちらの足でボールを蹴るのか、パスをするのかドリブルをするのか、誰が誰をマークするのか、いちいち判断を仰いでいたら試合になりませんよね。

自分でどんどん決めて動けるサッカー型の環境でやらないとスピードには乗れません。

与えられている資源(=リソース)がコントローラブルであるほど効率的に動くことができます。

会社や上司にお願いしてガッツリ任せてもらっちゃいましょう。

LINE株式会社のCEOを退任された森川氏の著書「シンプルに考える」の中でも

そもそも、意思決定はできるだけ現場に近いところでやったほうがいい。

(中略)

だから、僕の仕事は「決める人」を決めること。

そして、そすべてをその人に任せて、口をはさまない。

口を出すとすれば、それは辞めてもらうときです。

とまさに書かれている通りです。

これ以外にもビジネスにおいて素晴らしい仕事の流儀が詰まっている書籍ですので、ぜひ一度手にとってみてください。

まとめ

お仕事をポジティブに効率良くしていくためのルールについて5つご紹介してきました。

再度おさらいです。

  • イメージ!
  • 探し物はしない
  • 過去を鵜呑みにしない
  • 止めない・止まらない
  • コントローラブル

はい、ありがとうございます!

会社やチームの環境により全てをすぐに活用はできないかも知れませんが、できるところはゼロではないはずですので、できそうなところから実践して頂ければ嬉しいです。

またしばらくすると、いつの間にか

  • 残業を減らしたい!
  • 仕事でイライラしたくない!
  • 明るく楽しく仕事したい!
  • もっと自分のための時間が欲しい!

といった欲求が再燃するかも知れません。

そんなときは、再度この記事をざざっと読んで頂ければと思います。状況が変わってできることが変化したり増えたりしているかも知れませんよ。

何度もご活用を頂ければ嬉しいです。


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1976年こどもの日生まれ。東京板橋区在住。「ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、コンサル、執筆本を中心に活動しています。→詳しいプロフィールはコチラ ★ご依頼・ご相談はお気軽にどうぞ!→お問い合わせはコチラ ★フォロー頂ければ嬉しいです。