【GAS】Gmailに来た問い合わせをChatworkに通知してかつタスク追加する

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みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

Google Apps Scriptを使って問い合わせメールをスプレッドシートに記録したり集計したりといったシステムを作っています。

前回はこちらの記事。

429 Too Many Requests

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Gmailから新しい問い合わせメールのみスプレッドシートに追加する方法をお伝えしました。

さて、スプレッドシートへの収集はできたのですが、それと同時にチャットツールに転送してくれたりしたら便利ですよね？

さらに、タスクなんかも立ててくれたり…便利すぎる。

ということで、今回はChatworkを使って以下の機能を追加していきます。

• 問い合わせメールの通知をChatworkに送る
• 問い合わせメール対応のタスクを立てる

では、行ってみましょう！

前回のおさらい

まず前回作成したGmailから問い合わせメールを検索抽出して、スプレッドシートに追加するスクリプトのおさらいです。

function searchContactMail() {
 
  const query = '"このメールは 株式会社プランノーツ http://plannauts.co.jp のお問い合わせフォームから送信されました"';
  const start = 0;
  const max = 10;
 
  const threads = GmailApp.search(query, start, max);
  const messagesForThreads = GmailApp.getMessagesForThreads(threads);
 
  const values = [];
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const ids = sheet.getRange(2, 6, lastRow).getValues().flat();
 
  for(const messages of messagesForThreads){
    const message = messages[0];
    const id = message.getId();
   
    if(!ids.includes(id)){
      const record = [
        message.getDate(),
        message.getReplyTo(),
        message.getSubject(),
        message.getPlainBody().slice(0,200),
        message.getThread().getPermalink(),
        message.getId()
      ];
      values.push(record);
    }
  }
   
  if(values.length > 0){
    sheet.getRange(lastRow + 1, 1, values.length, values[0].length).setValues(values);
  }
 
}

流れとしては、以下のようになります。

1. Gmailから未読の問い合わせメールのスレッドを抽出する
2. 抽出したすべてのメッセージについて
   1. 各メールから日時、送信元、件名、本文抜粋、パーマリンク、メッセージIDを取り出して配列に格納
3. スプレッドシートの最後尾に配列の内容を書き出す

問い合わせをChatworkに通知しつつタスクを立てる

スプレッドシートに追加するメッセージ一つ一つについて、Chatworkへ通知をしてタスクを追加していけばよいですね。

スクリプトとしては28行目の下に、以下のような処理を入れればOKです。

• Chatworkへ送るメッセージを生成
• そのメッセージをChatworkに送る
• Chatworkへ立てるタスクを生成
• そのタスクをChatworkで立てる

Chatworkにメッセージを送る

まずChatworkにメッセージを送る部分について考えます。

以下記事で作成した、sendMessageという関数を少しカスタマイズして流用します。

【GAS】チャットワークのメッセージを取り出す関数とメッセージを送る関数

Google Apps Scriptを活用してチャットワークにおみくじチャットを作成しています。今回はチャットワークからメッセージを取り出す、メッセージを送る処理を関数化して全体のコードをスッキリさせます。

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関数はこちらです。

function sendMessage_(body){
  const params = {
    headers: {"X-ChatWorkToken" : CW_TOKEN},
    method: "post",
    payload: {
      body: body
    }
  };
 
  const url = "https://api.chatwork.com/v2/rooms/" + ROOM_ID + "/messages";
  UrlFetchApp.fetch(url, params);
}

メッセージ本文を成形して引数bodyとして渡すと、ROOM_IDで指定したグループチャットに送信します。

ちなみに、関数名の後ろにアンダースコア(_)を入れると、プライベート関数となり、関数を選ぶプルダウンなどに表示されなくなります。

プロジェクト内からしか呼ばれない関数はプライベート関数にしておくと良いです。

Chatworkにタスクを立てる

続いてChatworkにタスクを立てる部分を作成していきます。

こちらも以前紹介したaddTaskという関数をカスタマイズして流用します。

Google Apps Scriptでチャットワークにタスクを追加する最も簡単なプログラム

チャットワークの大きな特徴であるタスク機能がもAPIを使って操作することができます。今回はGoogle Apps Scriptでチャットワークにタスクを追加する最も簡単なプログラムを紹介します。

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関数はこちらです。

function addTask_(task){
  const params = {
    headers : {"X-ChatWorkToken" : CW_TOKEN},
    method : "post",
    payload : {
      body : task,
      to_ids : ACCOUNT_ID
    }
  };
 
  const url = "https://api.chatwork.com/v2/rooms/" + ROOM_ID + "/tasks";
  UrlFetchApp.fetch(url, params);
}

タスク内容を引数taskとして渡すと、ROOM_IDで指定したグループチャットに、ACCOUNT_IDで指定した担当者でタスクを追加します。

payloadの中にはタスク期限を表すlimitも設定できるのですが、今回はなしで作っています。

例えば以下のようにするわけです。

    const task = `問い合わせメール: ${subject}`
    addTask_(task);

これで「問い合わせメール：件名」というようなタスクが追加されるわけです。

Chatworkに送るメッセージを生成

Chatworkに送るbodyやtaskを生成して、それぞれの関数を呼び出す用の関数も作りました。

こちらです。

const CW_TOKEN = 'xxxxxxxxxx'; //Chatwork APIトークン
const ROOM_ID = 'xxxxxxxxxx'; //ルームID
const ACCOUNT_ID = 'xxxxxxxx'; //アカウントID
const SS_URL = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxxxxx/edit#gid=0'; //スプレッドシートURL

function sendChatwork_(record) {
 
  const [date, replyTo, subject, plainBody, permalink] = record;
 
  let body = '';
  body += `[To:${ACCOUNT_ID}][info][title]問い合わせメール from ${replyTo}[/title]`;
  body += plainBody;
  body += '[hr]';
  body += `メッセージURL: ${permalink}n`;
  body += `問い合わせ記録: ${SS_URL}`;                                                                
  body += '[hr]';
  body += `${date}[/info]`;  
  sendMessage_(body);
                                                                   
  const task = `問い合わせメール: ${subject}`                                                                
  addTask_(task);                                                                
}

シートの一行分のデータを格納した配列をrecordとして受け取って、それぞれに送るbodyやtaskを生成します。

Chatworkのメッセージ記法が含まれているので、それについては記事もご参考ください。

429 Too Many Requests

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Chatworkにメッセージ転送＆タスク追加するスクリプト

メインのスクリプトである、searchContactMail関数はこちらです。

29行目で、sendChatwork_関数を呼び出すだけですね。

function searchContactMail() {
 
  const query = '"このメールは 株式会社プランノーツ http://plannauts.co.jp のお問い合わせフォームから送信されました"';
  const start = 0;
  const max = 10;
 
  const threads = GmailApp.search(query, start, max);
  const messagesForThreads = GmailApp.getMessagesForThreads(threads);
 
  const values = [];
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const ids = sheet.getRange(2, 6, lastRow).getValues().flat();
 
  for(const messages of messagesForThreads){
    const message = messages[0];
    const id = message.getId();
   
    if(!ids.includes(id)){
      const record = [
        message.getDate(),
        message.getReplyTo(),
        message.getSubject(),
        message.getPlainBody().slice(0,200),
        message.getThread().getPermalink(),
        message.getId()
      ];
      values.push(record);
      sendChatwork_(record);
    }
  }
   
  if(values.length > 0){
    sheet.getRange(lastRow + 1, 1, values.length, values[0].length).setValues(values);
  }
 
}

こちらのスクリプトを実行してみました。

無事にメッセージも送信できていますし、タスクも追加できていますね。

まとめ

Gmailに届いた問い合わせメールをスプレッドシートに集計記録しつつ、それをChatworkに通知しながらタスクも追加する、そんな素敵なシステムをGoogle Apps Scriptで作成することができました。

しかも、イベントトリガーで5分ごととか10分ごとに設定をしておけば完全自動で全ての動作がなされます。

便利ですね～。

次回はGmailの読み取り件数の制限という注意すべき点についてお伝えします。

Google Apps ScriptにおけるGmailの読み取り件数の制限とその対処法

Google Apps Scriptでメールを取得する際には、1日あたりのGmailの読み取り件数の制限があるので注意をしなければなりません。今回は、その制限の内容と対処法についてお伝えします。

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どうぞお楽しみに！

連載目次：GASでGmailに届いた問い合わせメールを収集する

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1. 【GAS】Gmailに送られた過去のメールから特定条件のメールを検索して取得する
2. 【GAS】Gmailからメールを検索してスプレッドシートに書き出す方法
3. 【GAS】Gmailのメッセージから返信先とパーマリンクを取得する方法
4. 【GAS】新たな問い合わせメールをGmailで取得しスプレッドシートに随時追加する
5. 【GAS】Gmailに来た問い合わせをChatworkに通知してかつタスク追加する
6. Google Apps ScriptにおけるGmailの読み取り件数の制限とその対処法