photo credit: Johnny Grim Panic Button via photopin (license)
みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
みなさん、タスク管理はされていますか？
ビジネスはタスクに満ち溢れていて、毎日やらなくてはいけないことだらけです。
プラスして、自分の未来のためにスキルアップをしたり、経験したりしたいこともありますよね。
そういった多くのタスクを上手に管理するのがタスク管理です。
タスク管理の目的なのですが
- 忘れないようにする
- 効率よくする
という二つの役割があります。
前者はタスク管理ツールを継続的に使えば問題解決できる場合が多いと思いますが、後者の「効率よくする」というのはどのようにすれば実現できますか？
それぞれのタスクにかける時間が短縮されることがなければ、タスクの順番を入れ替えたところで、全体としては変わりませんよね…？
ところが、ちゃんとタスク管理で効率を上げる方法があるのです。
今回はその２つのポイントと５つの方法をお伝えしますね。
タスク管理の効率を担う２つのポイント
皆さん、こんな経験はありませんか？
- 昨日は2時間で終わったタスク。今日はなんか捗らなくて捗らなかった…
昨日と今日の差はなんでしょうか？
また
- 手を付けたのは良いのだけど、全く筆が進まずに時間が過ぎイライラ…
ということもありますよね。こういう状態はどうすれば防げるでしょうか？
集中力
ポイントの一つは集中力です。
集中力が高いと良い仕事ができ、かつスピードが速い場合が多いです。
それでその集中力ですが、同じタスクに立ち向かうときだったとしても、時間帯、睡眠がとれているかどうか、いつ何を食べたか、そのタスクが好きかどうか、そのときの感情や気になっていること、などなど様々な要因で大きく変化します。
イメージ
もう一つのポイントはイメージです。
どんなタスクでも完了させるためには、どのようなツールを使って、アウトプットとして必要な構成要素は何で、どの形式でアウトプットを出すのか、といったタスク完了までの手順、道筋が必要になります。
ところが、その手順、道筋がイメージできていないのに、その仕事に着手すると、その手順、道筋を作るところから仕事が始まります。
逆に手順、道筋がイメージできてれば、その通りに仕事を進めれば良いわけです。
スタートの場所が違うんですね。
イメージができているタスクのほうが、早く完了するということになります。
タスク管理で効率を上げるコツ
以上を踏まえて、タスク管理で効率を上げるためには、着手する瞬間に
- 集中力が高く臨めるタスク
- イメージができているタスク
を常にセレクトをしていくというのがベストとなります。
そのようにするために、いくつかのテクニックがありますので、お伝えできればと思います。
タスクに優先順位は必要ない
タスク管理については
- 重要か重要でないか
- 緊急か緊急でないか
という軸の縦横のマトリックスにして、重要かつ緊急でないやつが大事よね！
みたいな話があるのですが、私はこのやり方はピンと来ません。
なぜかと言いますと、重要じゃないタスクはやる必要がないと思うからです。
重要でないタスクがあるのであれば、それは管理せずに捨てちゃって、代わりに重要なタスクを入れ込むべきかなと。
重要でないタスクがなくなれば、全部のタスクについて優先度がMAXになります。
タスクは重要なものだけやる、です。
PCもスマホも使えないときにイメージを作る
多くのアウトプットを作る作業はPCを使う必要があります。
書類や文章を作ったり、コードを書いたり、というのはPCを使うほうが圧倒的に効率が良いです。
これらの作業はデスクにいるときにやるべきですよね。
一方で、調査したり情報を集める場合は、もしかするとPCとスマホでそれほど効率が変わらなくなってきたかも知れません。
これであれば、電車での移動中などでもできるかも知れません。
そしてもう一つ、「考える」という作業は、たいがいはどこにいてもできます。
食事中でお箸を持っていても、スポーツジムで走っているときでも、お風呂に入っているときでもできます。
ですから、イメージを作る作業はそのようなPCもスマホも使えない時にこなすと非常に効率が良いです。
あ、せっかくイメージができても忘れてしまってはもったいないので、すぐにスマホなどでメモをすると安心です。
タスクの単位は3時間まで
色々な説があるのですが、個人的には同じ仕事に３時間以上集中することは難しいと感じています。人は（特に私は）飽きっぽいですからね。
朝10時から19時まで、ぶっ通しで何かをやる…というのがカレンダーに入っていたら、かなりゲンナリします。
ですから、基本的に仕事を３時間以下の単位で扱うようにしています。
「3時間だったら頑張れる！」と思ってタスクに取り掛かれます。
もちろん中には30分とか１時間で完了するタスクもありますので、移動がなければ３～６くらいのタスクで１日が埋まるというイメージです。
あと、ランチやディナーの時間は必ずカレンダーに入れていて、そこを区切りにするようにしています。
いつもピッタリにその時間にランチやディナーを開始するわけではないのですが、区切りがあることで、午前中にやる仕事、午後にやる仕事、夕食を食べてからやることは、タスクとして分割して考えやすくなります。
「ときめくタスク」から着手する
タスク管理ツールは主にTrelloを使っています。
各タスクはTrelloにて管理していまして、「To Do」「Doing」「Done」という定番のリストを行き来させる管理の仕方をしています。
私の場合、タスクの中から期限が迫っているもの、早めにやりたいものは全部「Doing」に移動しておきます。
Doingに配置されているカードの数はだいたい3～5枚くらいになるのですが、これが「今日やるタスク」リストとなります。
それで、この中から何を着手するか、ということなのですが、当然期限が迫っているものは先に着手する必要があります。
では、いずれも期限に余裕がある場合はどうしますか？
期限が近いものから順に手をつけますか？
私はここで「ときめくタスク」から手をつけることをお勧めします。
片付け術で有名な「こんまり」こと近藤麻理恵さんから拝借していますが
そこに置いてあるワンピースにときめきますか？
このスニーカーにときめきますか？
その雑誌や本にときめきますか？このように、手にとってものに「ときめき」を感じるかどうかで、物を残すか捨てるかの判断をおこなっていくのが、近藤麻理恵の基本スタンスです。
出典 断捨離を語る上で外せない「こんまり」こと近藤麻理恵さんの生活とは？
この「ときめき」の感覚で、今この瞬間に着手するタスクを選びます。
そのタスクを最大のスピードで完了させるチャンスで、最も良いアウトプットを出せるチャンスだからです。
とにかく着手するスイッチ
そんな「ときめき」などを選択する余裕がない場合はどうしましょう？
理想としては、「ときめき」で選択できる余地があるほうが全体の効率は良いものと考えます。
ですから、定常的に期限に追われている場合は、インプットの数に少し無理があるのかも知れません。
とはいえ、期限がギリギリかつ「ときめき」を感じないタスクに手をつけなくてはいけないときはあります。
その場合は、最終手段。シノゴノ言わずにスイッチを入れることです。
私はEvernoteのノートをとにかく作るのがスイッチがわりになっています。
Ctrl + Alt + N
グローバルホットキーなので、どこからでも新規ノートが開きます。
そして、なんでもいいから文字を書き始めます。そうすると重かったものが徐々に動き始め、そのうち慣性で動いてくれるようになります。
ドイツの詩人、ゲーテが言っている通りです。
とにかく、とりかかれば心が燃え上がるし、続けていれば仕事は完成する。
私の場合はスイッチとして使っているのはEvernoteですが、それぞれ好みの「やる気がでないとき用のスイッチ」を決めておくと、やる気がなくてマゴマゴする気持ちに常に打ち勝てるようになります。
まとめ
以上、タスク管理で仕事の効率を上げる方法についてお伝えしてきました。
ポイントは
- 集中力が高く臨めるタスク
- イメージができているタスク
でした。
そして、その方法として
- 優先度の低いタスクはやらない
- PCもスマホも使えないときにイメージを作っておく
- タスクの単位は3時間まで
- ときめくものから着手する
- 着手するためのスイッチを決めておく
という５つの方法についてお伝えしました。
ぜひお役立ていただければと思います。
