みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、1日10分！ITマスター塾 #20: スライド作成の作業時間が無限に膨らむ問題をどうするかです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
スライド作成時間が無限に膨らむ問題を解決する
今日は1日10分！ITマスター塾の第20回をお送りしていきます。
このシリーズは、ITの超初心者向けに、たった10分でお役立ちITスキルを1つ身に付けていただく、そんなシリーズとなっています。
今日のテーマはPowerPointやGoogleスライド、これらによるスライド作成の作業時間が無限大になっちゃう、そういった問題をどうするかという話をしていきます。
ぜひご参考いただければと思います。
なぜ作業時間が膨らむのか
スライド作成ソフトの自由度は脅威
みなさんも、PowerPointやGoogleスライドなどによるスライド作成の仕事、したことがあるんじゃないかなと思います。
これらスライド作成ソフトでは、テキストや写真、図形、イラスト、こういったものを組み合わせて、自由な表現による豊かな資料を作ることができますよね。
これはこれですごくいいことなのですが、この自由度の高さ、効率という視点で言うと、脅威にもなり得るわけです。
というのも、選択肢があまりにも多く存在するので、いくらでも時間をかけることができてしまう、そういった問題があります。
パーキンソンの第一法則
たとえば、スライド作成に慣れてない方だと、わずか10分のプレゼンテーションの資料に何日もかけてしまった、そういったこともあるんじゃないかなと思います。
この点に関連して、有名な「パーキンソンの第一法則」というのがあります。
これは何かというと、「期限いっぱいまでいくらでも作業時間は膨張する」、そういった法則なのです。
期限まで余裕があると、そこまでいっぱいいっぱい時間を使ってしまう。
もし期限がなかったとしたら、いくらでも時間をかけてしまう。
そういったことになりやすいのが、このスライド作成という作業になります。
スライド作成に時間を費やさないために
さて、そんなスライド作成の作業時間なのですが、無限に広がってしまわないように気を付けないといけません。
そのためにお伝えしておきたい2つのアプローチがありますので、ぜひ聞いていただければと思います。
最初に構成を決める
まず1つ目が、構成を先に決めておくというものです。
構成というのは、何をどういう順番で話すかということです。この構成を先に固めておくというのが鉄則です。
なぜスライド作成の時間が無限大に広がってしまうのかという話なのですが、1つはこの構成、何をどういう順番で話すかという選択肢が無限大に存在しているということがあります。
スライド作成の場合は、それに加えて、スライド1ページ毎のデザイン、どういう風に表現するかというデザインの選択肢がこれまた無限大なのです。
つまり、コンテンツの選択肢の無限大、デザインの選択肢の無限大、これの掛け算になっているので、収集がつかなくなってしまう。
こういったことがあちこちの職場で起きているということなのです。
なので、まず構成を先に決める、つまりコンテンツの選択肢を絞っておくというのが1つのアプローチです。
具体的にはどうすればいいかというと、箇条書きでスライドの順番、アウトラインを固めておくということなのです。
テキストベースでそれを行っておきます。
これによって、見出しとその順番、これがおおむね決まりますので、あとはその順番で1枚1枚のスライドを作っていけばいいということになります。
ちなみに、このコンテンツの内容とか順番、後で実際のスライド作りの中で変えたいなということも出てくるんです。
それに関しては、もちろん変えてもオッケーです。
しかし、このアウトラインがガイドとしてあるとないとでは、その作業のスピードが大違いになりますので、ぜひ構成を先に固めるという作業を先にしておいていただければと思います。
スライドマスターとレイアウトを使う
さて、2つ目のアプローチですが、スライドマスターとレイアウトを使うというものです。
繰り返しになりますが、スライド作成で言うと、構成がたとえ固まっていたとしても、各スライドのキャンパスの上にデザインをしていく、その作業で無限の選択肢が残っちゃっているのです。
このデザインの選択肢をいかにして極限まで絞れるかというのが、もう1つのポイントになります。
スライドマスター機能
ちょっと話が逸れるのですが、プレゼンテーションの中の全てのスライドに同じ背景画像を置きたい時、あなたはどういう作業をされますか。
全てのスライドの1枚1枚の最背面に背景画像を貼り付けていく、この作業、とってもめんどくさそうですよね。
この作業をひとまとめに1回だけで済ませる方法があります。それが、「スライドマスター」という機能になります。
PowerPointではスライドマスターという名前ですが、Googleスライドでは「テーマ」という名前になっています。本質的に同じ機能です。
このスライドマスターなのですが、プレゼンテーション全体のデザインを司るものになっています。
なので、背景画像とかロゴとか、コピーライト表記とかページ番号とか、全てのスライドに適用したいデザインに関しては、スライドマスターに反映しておけば、全てのスライドに適用されるということになります。
レイアウト機能
ただ、スライドごとに別のデザインを適用したいということは当然あるわけです。
その時に使えるのが「レイアウト」という機能になります。
レイアウトというのは何かと言うと、スライドマスターにぶら下がるような形で存在しているもので、スライドマスターのデザインを踏襲しつつ、いくつかのパターンのデザインを提供するものです。
たとえば、タイトルスライド、セクション見出し、2つのコンテンツ、タイトルのみ白紙、こういったいくつかのデザインのバリエーションを提供するものなのです。
プレゼンテーションの中にセクション見出し、いくつか出てきますよね。その場合は、セクション見出しのレイアウト、これを使ってスライド作成をするわけです。
「セクション見出しここに書いてください」という枠が既にデザインとして用意されていますので、その枠にコンテンツを入れていけばいいという話になります。
そして、もしセクション見出しのレイアウト変更をしたいという時には、レイアウトの大元を変更すれば、そのレイアウトを使った全てのスライドに適用されますので、個別に修正をする必要はないのです。
スライド作成にはレイアウトを使う
つまり、スライド作成をするときには、原則としていずれかのレイアウトを必ず使うということにすれば良いという話になります。
そうすれば、デザインの無限の選択肢を、用意されているレイアウトの種類、その中の数に絞ることができます。
もし、これから作ろうとしているスライドが用意されているレイアウトどれもちょっとイマイチはまらないなというのであれば、新たなレイアウトを追加すればいいですし、もしくは近いレイアウトを選択した上で、そのスライドだけ個別に調整してもよいという話になります。
2つのアプローチによる恩恵
このように、スライド作成の作業、本来であれば「コンテンツの選択肢が無限大」×「スライドごとのデザインの選択肢が無限大」、これで作業量が無限に広がってしまうのですが、コンテンツの選択肢に関しては構成を先に決めておく、そしてデザインの選択肢についてはスライドマスターとレイアウトを使う、この2つのアプローチで、それぞれの選択肢をぎゅっと絞ることができるということになります。
この2つのアプローチ、守っていただくだけで、スライド作成の作業量はかなり読めるようになりますので、ぜひ試してみていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「1日10分！ITマスター塾 #20: スライド作成の作業時間が無限に膨らむ問題をどうするか」をお届けしました。
スライド作成のお仕事、色々とあるかなと思います。みなさんが実際にこれまでやられた中、もしくは周りのみなさんの作業を見て、他にもスライド作成のこんな困りごとあるよ、みたいな話があれば、ぜひコメントをおよせください。このシリーズで取り上げさせていただければと思います。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
