みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、タスク管理は生まれたところで片づけるとうまくいくです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
タスク管理～複数ツールを使う
トークテーマ「片づけるとうまくいく」ということで、タスク管理についてお伝えしていきます。
僕は、いくつかのツールに場所を用意して、終わったら片付けるというタスク管理をしています。ひとつのツールではなくて、いくつかのツールを使うというのがポイントです。
人によっては、ひとつの管理ツールにタスクを集めておきたいと考えると思うのですが、むしろ色々なところで管理した方が良いと思っていますので、そこもお伝えしていきます。
Trello～カード方式で管理
まずいわゆるタスク管理ツールとしてはTrelloというツールを使っています。
カンバン方式でタスクを管理できるツールです。ひとつのタスクに対してひとつのカードを作成する、このカードがいわゆるカンバンとなります。
カードを縦に並べることができる、リストというものを複数つくるんです。左から順番に、To Do・Doing・Doneこんな感じで3つのリストを作ります。
タスクが発生したときはTo Doにカードを作成して、タスクに取り掛かっている最中はDoingにそのカードを移動、タスクが完了したらDoneに移動するという運用をします。つまりDoneにカードを片付けていくというイメージです。
Trelloの良さは、To Do・Doingのカード量、つまり現在と未来の自分のタスクが多いのか少ないのか、パッと見でわかるというのがいいところだと思います。
ただ、タスク管理をすべてTrelloに集めているわけではないんです。ほかのところにもタスクを置いておく場所を作っています。
Gmail～アーカイブ機能を活用
メールの管理に関してはGmailを使っています。
受信トレイにじゃんじゃんメールがやってきて、読んだらそのまんまという方もいると思いますが、それはもったいないですね。
そこでアーカイブという機能を使います。アーカイブというのは「記録保管所」とか「書庫」とかいう意味があります。
ゴミ箱と似ているようだけど、ゴミ箱は削除対象とする一方で、アーカイブは長期保管です。捨てないでとっておくということですね。
Gmailなどクラウドであれば保存容量も大きいので大量に保管できますし、優秀な検索機能でアーカイブから取り出すこともできるわけです。
アーカイブ機能を使って、受信トレイを空にするのを目指すという運用がオススメです。どうやるかというと、メールが来て、それが自分にとって用のないものであればすぐアーカイブしちゃうんです。
すぐに返信して用済みになるものであれば、すぐに返信してアーカイブする。自分のほうで何か作業をしないと返信できないものは、受信トレイに残しておく。作業をして返信、無事に完了となったらアーカイブに移動します。
つまり、受信トレイに残っているメールが、自分が抱えているタスク一覧になるわけです。
メールで来たタスクはすべてGmailに集まるということになります。わざわざTrelloにカードをつくらずに受信ボックスを使っちゃうということです。
Slack～タスクツール、Chatwork～リマインダー機能を活用
SlackやChatworkも同様で、チャットツールで発生したタスクはそれらチャットツールで完結するようにするんですね。
Chatworkはそのままタスクツールの機能があるので、それを使います。
Slackはリマインダーの機能をタスク管理として使用するんです。
会話の中で自分のタスクが発生したら、「後でリマインドする」機能を使います。「Slackbot」からDMが届くのですが、それに対して「完了にする」ボタンがあるので、終わったらそれを押せばOKです。
SlackbotのDMのところにタスクがたまっていって管理ができるということです。
Notion～プロジェクト管理
タスクというよりは、プロジェクトという大きさになった場合は、Notionを使っています。
「Project」というデータベースを作成して、そこにプロジェクトごとにページを作成してリストにするわけです。
データべースに「アーカイブ」というチェックボックスのカラムを用意しておいて、チェックを入れると、データベースには非表示になるようにしておく、もしくはGroupの機能でアーカイブのチェックありなしのテーブルが両方とも表示されるようにしてもいいかなと思います。
Voicyのネタリストも、Notionのデータベースを使って同じような仕組みでやってます。
ネタとしてあがってきたらそのデータベースにリストしていきます。配信が終わったらアーカイブにチェックをいれるとネタリストから消えていくわけです。
ということで、いつも使っているツールのそれぞれに「作業場」のようなものを用意しておいて、終わったら片付ける、そしてできれば空になるのを目指すという運用をしています。
ダウンロードフォルダ～添付ファイルの処理に
あともうひとつタスク的に使っているものがあります。それはダウンロードフォルダです。
メールとかチャットとかで受け取ったファイルをダウンロードするとダウンロードフォルダにたまりますよね。ファイルをGoogleドライブとかに整理すればOKなだけなら、そこへ移動してダウンロードフォルダからは削除する。
それがもし自分が何かチェックとか追加作業をしないといけないなら、ダウンロードフォルダにおいておくんです。
ダウンロードフォルダがタスク管理場所になってのファイル自体がタスク管理ツールになります。
発生した場所で管理する
このように複数のツールを使っているのは、意味があります。
ひとつのタスク管理ツールにまとめようとすると、そこにタスクを立てるという手間が発生する。メールが来たら、Trelloにタスクを立てる、みたいな感じです。
ただ、ひと手間かかるので、「後でやろう」みたいなことが起こるわけです。
そうすると、受信ボックスを見たときに、メールがあったら「あれ？これTrelloに入れたっけ？」と思い、Trelloに確認しにいって、「なんだあるじゃん」みたいな余計な管理コストが発生するんですね。
なので僕のやり方は、タスクは発生した場所で管理するということです。いくつかのタスクの管理場所を見回って、全部がからになっているか確認するという管理の仕方をしています。
管理コストとタスクの不整合の危険性を考えると、この方がいいんじゃないかなと思っています。ぜひご参考にしてください。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「タスク管理は生まれたところで片づけるとうまくいく」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
