みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、忙しい毎日でもストレスを溜めない時間術です。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
忙しさにネガティブなイメージがある
今日は「#毎日なぜ忙しいのか」という話をします。
こういうハッシュタグが用意されているってことは、毎日忙しいということにあまりポジティブな印象が無いということですね。むしろネガティブなイメージがあるということなのかなと思います。
たとえば、やりたいことがあるのにできなかったとか、次から次へと物事がやってきて余裕がないとかですね。
忙しいという漢字は心を亡くすと書きますから、自分が自分でいられていないような、そんな感覚を覚えてしまうというのもあるのかなと思います。
それが一瞬であればいいんですけれども、ずーっと続くとストレスとして積みあがってきて、あまり良くないということは確かにあると思いますね。
現代人でいうと、たとえばビジネスパーソンでいえば平日毎日8時間働くというのも決まっていますし、家のこともいっぱいやることがあるわけですね。
子育て世代であれば、送り迎えとかそういったこともあるわけです。
今の現代社会でいうと、そもそも自分で自由に使える時間が少ないというのも元々の問題としてあると思います。
人によるストレスの違いは何から生まれるのか
僕は同じ忙しさだったとしても、それで感じるストレスというのは、人によって違うかなと思っているんですね。
ストレスの違いって何から生まれるかというと、期待している時間の使い方と、実際に費やしている時間の使い方のズレがどれだけあるかということに依存していると考えているんです。
たとえば、今日はこの予定とあの予定とがあって、これくらいに終わるから、今日はちょっとやりたいことできるかなという期待をして一日過ごすとします。
ただ実際に蓋を開けてみたら全く予定通り終わらずに、むしろ大幅に時間をオーバーしてしまって、やりたいことが全然できなかったということがあります。
これは期待をしていたんですけれども、それが実現できなかった、これがストレスを感じるんじゃないかなと思います。
一方で、今日はこれもあれもあるからちょっと厳しそうだなと思っていたら、実は意外と早く終わってやりたいことができちゃったみたいなこともあります。
この場合はそれなりに忙しかったとしても本来期待していなかったところまで自分ができたのでストレスを感じるどころか、むしろ達成感を味わえちゃう、このように期待感の大きさで終わったあとの感覚がけっこう真逆になってしまうこともあるんじゃないかなと思います。
なのでたとえ忙しかったとしてもストレスを増やさずに、むしろ納得感を得て活動するといったこともできるんじゃないかと思うんですね。
ストレスを増やさずに、むしろ納得感を得て活動するポイント
今日はそんなふうにするためのポイントを2つお伝えしたいと思います。
予定の見積もりを現実的なものに合わせる
まずひとつなんですけれど、「予定の見積もりを現実的なものに合わせる」ことです。そうすれば期待しすぎずにすむということになります。
ピーター・ドラッカーもこのように言っています。
時間を管理するには、まず自らの時間をどのように使っているか知らなくてはならない。
これはまさにそうだなと思います。ただ、思ったより多くの人が自分の時間をどうやって使っているかをよく知らないんですね。
忙しかったとか大変だったとか、そういう感覚は残っていたとしても、何にどれくらい時間を使ったから忙しかったのかみたいなことはけっこうわかっていなかったりするんです。
時間の予定を立てて、振り返る
なので、僕は自分の時間を予め立てておいて、その通りできたかというのを振り返るというのをおすすめしています。
具体的にはGoogleカレンダーなどを使って自分の未来の予定を入れておきます。
多くの人は会議とか打ち合わせとかアポイントの予定だけを入れていることが多いと思うんですけれども、そうではなくて、自分一人でやるタスクとかプライベートの時間で何時から家事をするかとか送り迎えをするとかそういうのも入れておくんです。
それで各予定が終わったあとに、その通りできたかというのを振り返ります。
当然全てが予定通り行くわけではないんですけれど、もしズレがあったとしたら、次の予定を立てるときに、そのズレを見込んで予定を立てるわけです。
時間の見積もりの力を上げる
そうすることを繰り返すことによって、自分がこのタスクやるなら、これくらいかかるなという見積もりの力が上がっていきます。
結果的に自分の時間の使い方の期待と結果のズレを埋めることができるようになるので、ストレスを感じることも少なくなります。
見積もり力が高くなると、無理なスケジュールを入れなくなるというのがあるんですね。
たとえばよくあるのが、会議の予定だけ連続で入っているみたいな予定を組んじゃう人がいると思うんです。
でも多くの場合は会議の前後に準備とか、議事録を作ったりとか、ネクストアクションに対処するとかそういったタスクが生まれるわけで、その時間が必要になってくるわけです。
なのでそういうのを含めて振り返りをするので、適切な見積もりで予定を組んでいくことができるようになるわけです。
予定外のものに奪われる時間を把握し対処する
もうひとつのポイントは、「予定外のものに時間を奪われることがあるので、それをきちんと把握して、できれば対処する。」ということです。
自分のタスクの見積もり力が上がって、正確に見積もりができるようになったとしても、仕事でもプライベートでも、予定外でやらないといけないものがどんどんやってくるわけなんです。
これもいくつかパターンがあります。
外部から割り込みがいっぱい入ってくる
たとえば外部から割り込みがいっぱい入ってくるというのが典型的ですね。
仕事でいうと電話がばんばんかかってきた、ちょっといいですかと上司に声かけられたとか、急な依頼が入ってきたとか緊急事態が起きたとか、そういうったことがいろいろあるわけです。
そういった割り込みはある程度は仕方がないんですが、対処可能なものはしておく必要があります。
たとえばパソコンやスマホの通知があると、ちょっとメールを見に行ったりしてしまうので、通知は基本オフにしておくのはおすすめです。
仕事に集中したいときは場所を変える
あと、仕事に集中したいときは場所を変えるというのも1つの手です。
オフィスで電話対応するんだったら自分でがんがん取りまくるというのをして、そういう予定として割り切るということです。
自分のタスクを進めたいのであれば、会議室を取るとか、ちょっと朝早く来るとか、そういった場所と時間を変えるのも手かなと思います。
無理のない日程で調整をさせてもらう
あと、急な打ち合わせとか会議の依頼は、なるべく安請け合いしないということですね。準備せずに臨むことにもなってしまいますし、無理のない日程で調整をさせてもらうというのも基本にするのがいいと思います。
こんなかんじでいろんな割り込みのパターンがあるんですけれども、この割り込み案件に関しても、何が何回あって、それぞれどれだけ時間がかかったかというもの、記録しておくというのも後で良い振り返り材料になると思います。
無意識的にやってしまうことに注意
あと予定外の時間を使ってしまうというのは他者からの影響じゃなくて自分の無意識的にやってしまうというのもあるんです。
わかりやすいのはスマホかなと思います。
僕なんかもちょいちょいあるんですが、ふとスマホを開くと、次から次へとアプリをサーフィンして時間が溶けていくというのはよくあるんですね。
なので、あるタスクが終わるまでスマホは開かないというのは大事かなと思います。
もしそのサーフィンをするのであれば、そのための時間を予定しておいてその時間内でやるというのがいいと思います。
小さいタスクに気を付ける
あと、気を付けないといけないのは、小さいタスクです。
タスクが数分で終わるものだと、予定を入れるのが面倒くさいですよね。それで隙間時間でなんとかなるというふうに侮ったりしてしまいがちなんです。
僕でいうと、例えばいろんな告知をシェアしたり、ちょっとしたチェック仕事とかあるわけなんですけれど、ひとつひとつは数分だったとしても、集まると普通に30分とかになっちゃったりするんですね。
なのでこういった仕事もなるべくまとめてやるようにして、全部でどれくらい時間を食っているのか記録しておくのが大事かなと思います。
それをもとにこういった小さいタスクをまとめてやる時間というのをちゃんと予定として立てておくというのがいいと思います。
ストレスが溜まらないようにする時間の使い方
忙しい毎日でも、ストレスが溜まらないようにする時間の使い方についてお伝えしましたが、ポイントとしては、
- 予定の見積もりを現実的なものに合わせる。
- 予定外のものに時間を奪われることがあるので、それをきちんと把握して、できれば対処する。
というものになります。ご参考ください。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「忙しい毎日でもストレスを溜めない時間術」をお届けしました。
ほんとに皆さん自分の時間の使い方とかコントロールの仕方とか、こういったことをちょっと気にすることで、けっこう人生のハッピー度って変わってくると思います。
案外この悪さをしているのが学校時代の時間割とテレビ番組表だったりするんじゃないかと思っています。
ほとんどの時間をこの時間何時から何時まで何をやるというのが決まっていますし、その通りやることでむしろ褒めてもらえるので、あまり時間の使い方に関して考える訓練もないのかなと思うんですね。
テレビでいうと最近は皆さんYouTubeで見ることが多いのかなと思うんですけれど、決まった時間にリモコンのスイッチを押せばそれだけで楽しい番組を見られますので、すごい発明だなと思います。
ただ、皆さんの時間は皆さんの人生の一部なので、どうやって使うかというのは納得いく使い方をしていただきたいなと思いますし、それが皆さんの幸せにつながるんじゃないかなと思います。今日の放送がその助けになるといいなと思います。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
チャンネルのフォロー、コメント、SNSでのシェアなどなど、楽しみにお待ちしております。
では、また。
