みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、タスク管理を侮ってはいけない理由と上手にさばくテクニックです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
タスク管理がすべて
今日は、タスク管理について話をしたいなと思っています。
Voicyさんの今日のハッシュタグが、#タスク管理がすべてというテーマになっているんです。
「すべて」なんてちょっと言い過ぎではと思う方もいらっしゃるかもしれないんですが、僕からすると、すべてと言っても過言ではないぐらい重要だと思っています。
タスク管理が大切な3つの理由
タスク管理が重要な理由は3つあります。
漏れを防ぐ
まず1つ目なんですが、漏れを防ぐってやつです。
自分がやるべきタスクがあります。これはもう本当に当たり前なんですが、そのタスクについて期限が間に合わなかった、うっかり忘れていた、そういうことを防ぐのはすごく大事なわけです。
皆さん他社と仕事をすることが多いと思うんですが、その際に期限を守らないとか、約束通りやらないっていうのはやってはいけない最低限のマナーなわけです。
それをちゃんと守らないと、他社からの信用をあっという間に失ってしまうということにもなりかねません。
なので、こういったことは絶対に避けたいわけです。しかし一方で、ちゃんと期限を守る、ちゃんと約束通りやるということは、そんなに簡単な話でもないんです。
なので、タスク管理をいかにやるかっていうのは、すごく大事なことなんじゃないかなと思っています。
見通しを立てる
2つ目の理由が、見通しを立てるというものです。
今、自分が抱えているタスクにどんなものがあるのかを常に把握しておこうということです。
把握できていれば、今日はどんな1日を送るのかとか、今週はどんな1週間になるのかということが予測できますし、心の準備ができるわけです。
これができているかどうかは、仕事に対する姿勢とかマインドにも関わってきます。
というのも、今日は忙しそうだとか、今週は忙しそうだとか、そういったものが予測できていれば、実際にそういう1日、そういう1週間になったとしてもびっくりしないわけです。
何も見通しができていない、自分のタスクを把握できてないと、急に忙しくなったとか、今週はなんでこんなに忙しいんだとかイライラしてしまうようなことが起こり得るわけです。
なので同じ仕事でも、心の準備が整っているかどうかで、随分それに対する姿勢とかイライラ度などが変わってきますので、そういった意味でもタスク管理をやっておくと、ハッピーな働くができるんじゃないかなと思います。
優先順位を決める
そして最後の理由が、優先順位を決めるというものです。
新たな案件が入ってきた時に、それをどこにどのように入れ込むことができるのかを検討する上で、タスク管理がうまくできているかどうかは重要になってきます。
多くの場合は「ナルハヤ」で仕事が降ってきちゃうわけです。
ただそれを片っ端から受けてしまったらもう間に合わなくなってしまい、最初の話じゃないですけど、約束を守れなかったりとかといったことになりかねないわけです。
そういった緊急度の高い案件ばかり着手することになって、長期的で重要な案件に着手する余地がずっと生まれないことにもなるわけです。
したがって、タスクの順番を入れ替えることでうまく回るのかどうかとか、もしくは、振ってきた仕事を断る、または期限を交渉する、そういったことの判断をするという意味では、タスク管理が大事ということになります。
僕のタスク管理の方法～使用ツール
では、実際にタスク管理をどうやってやっていますかという話なんですが、僕がやっているやり方をお伝えしたいなと思います。
僕は、複数の場所でタスク管理を行うようにしています。メインで使っているのは3カ所です。
Gmailの受信ボックス
まず1つ目がGmailの受信ボックスです。
毎日Gmailは山ほどメールがやってくるですが、受信したメールについて、読んだらそれでオッケーなもの、もしくは読む必要のないものは、どんどんアーカイブしていきます。
一方で、来たメールの返信をする必要があったり、何かタスクをする必要があるものはそのまま受信ボックスに残しておきます。
そして、メールに返信をしたり、そのタスクを終えてメールに用がなくなった時にアーカイブをすることになります。
そうすると、受信ボックスには自分が用があるメールだけ残る形になりますので、それがすなわちタスク管理になるわけなんです。
従って、Gmailの受信ボックスを空にすることを目標に頑張ってタスクを終わらせていくということになります。
Slackの「後で」
タスク管理をしている2つ目の場所は、Slackの「後で」です。
コミュニティとかその他仕事の多くは、そのコミュニケーション手段としてチャットツールSlackを使っています。
そうすると、やり取りをしている中でタスクが発生することがあります。
その場合、そのタスクが発生した投稿についてブックマークをするっていうアイコンがあるんですが、それをポチっとすると、「後で」っていうところに集まるようになるんです。
そしてそのタスクが完了したら、投稿に完了ボタンがついていますので、それを押すことで「後で」からなくなります。
なので、この「後で」に含まれている投稿を全部完了するというのが目標になりますね。
タスク管理ツールTrello
もう1つタスク管理をしている場所がTrelloというタスク管理ツールになります。
メールで発生したものとチャットで発生したもの以外は、こちらのTrelloのタスク管理ツールで管理をしています。
看板方式の使い方
このTrelloなんですが、看板方式のタスク管理ツールになっています。
看板方式がどういったものかと言いますと、まずいくつかのリストというものがあって、リスト上にカードを置くことができ、そのカードの1つ1つがタスクになります。
例えば僕の場合、こんなリストを作っています。
左から「To Do」「Next」「Doing」「Waiting」「Done」の5つのリストが並んでいる状態なんです。
タスクが発生した時は、1番左の「To Do」にカードを作ってそこに置くわけです。
期限が近づいてきたなど、次に着手したいなと思ったカード、タスクに関しては、「Next」のリストに移動します。
そして、「Next」のうち実際に着手したもの、進行中のものを「Doing」のリストに移動します。
そのタスクが完了したら、「Done」のリストに移動するわけです。
「Waiting」というのは、別の人に球を渡して、僕自身は待っている状態のものを置いておきます。
看板方式の利点
この看板方式のいいところは、リスト化している各段階のうちどこが今集まっているのか、もしくはスカスカなのかというのがパッと見で見通せるというところなんです。
例えば「Next」にたくさん重いタスクが溜まっていると見通しとしては結構忙しそうだなという感じですし、逆に溜まっていなければ、「To Do」から長期で重要なやつを持ってきて着手するチャンスだったりするわけです。
あとはカードをぽんぽんと移動していってクリアしていくのも、ちょっとゲーム感覚でタスク管理が楽しくなるんじゃないかなと思います。
カードの中にチェックリストを作れる
あと、僕がTrelloで気に入っている機能があります。カードの中にチェックリストを作っておくことができるんです。
例えば僕なんかで言うと、経理などマンスリーで発生するタスクに使っているんですが、毎月やるべきすごく細かい作業がたくさんあるので、その1つ1つをチェックリストにしておいて、それを1つのカードにまとめています。
1個1個の作業が終わったらチェックを入れていくわけなんですが、そのチェックが全部入って潰すことができたらカードを移動する、こういった使い方をしています。
このチェックリストの数、なんと21個ありますので、それ全部カード作るの大変ですよね。しかも邪魔なので、1つにまとめられるのはすごくいいなと思っています。
さらにそのカードには、リンクを挿入したりとか、ファイルを添付することもできますので、手順マニュアルとかを貼っておくと、毎月の作業を忘れてしまった時などにすぐに参照できていいなと思っています。
毎月やることは一緒なので、毎月分のカードをコピーして作っていけば、タスクを立てるのも楽ちんな感じです。
タスク管理を3つのツールに分散しているわけ
このように僕は、Gmailの受信ボックスとSlackの「後で」、タスク管理ツールTrelloの3つを使っています。
ただ多くの方は、タスク管理ツールを1か所にまとめたいと思われるかもしれないんですが、なぜ僕が、1か所にまとめずに分散しているか、最後にお伝えしたいなと思います。
発生した場所で管理する
例えば、タスク管理ツールを1つにしようとした時に、メールとかチャットで発生したタスクを別のタスク管理ツールに移すという作業が発生しますよね。
しかし、なんか忙しかったとか、うっかりとか、そういったことでその作業を忘れてしまうということが、もし発生したとすると、タスクの漏れが発生する余地が生まれてしまうわけです。
人間の脳みその記憶なんて本当に曖昧なものですから、それに一瞬でも頼るタイミングがあるとそうなってしまいかねないと思います。
なので、メールとかSlackとか、そこで生まれたタスクに関しては、その生まれた瞬間にそのままタスク化してしまうのがいいという風に考えているんです。
3つのツールは常にチェック
3つに分かれていると、3か所を見ないと全体像が見えないじゃないかという意見もあるかもしれないですね。
僕はGmailやSlackはかなりの頻度で使っていますので、受信ボックスにどれだけ溜まってるのか、「後で」にいくつの投稿が溜まってるのかというのは常にチェックできるわけです。
そしてTrelloも、PC起動時に自動で開くようにしていますし、常に開きっぱなしですので、常にタスクの全体像を把握できる環境にあるということになります。
ということで、今日はタスク管理についてお話をしました。もし、改善の余地があれば参考にしていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「タスク管理を侮ってはいけない理由と上手にさばくテクニック」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
