By: Brian Snelson
みなさん、こんにちは！
時間資産が大好物なタカハシ(@ntakahashi0505)です。
お仕事効率化を達成するためには、自動化、ツールやWEBサービスの活用、タスク管理、スキルアップなどいくつかの方法がありますが、これらはいずれも「時間を短縮する」「時間を有効に使う」ということにフォーカスした考え方です。
お仕事効率化を考える上でもう一つ重要な視点として「未来の時間を損しないようにする」という視点があります。
キーワードとしては「時間資産」「時間負債」というのですが、今回の記事ではその意味とともに、将来の自分の時間を増やしてしまうような仕事上での事象について、例として10個紹介しています。
時間資産・時間負債とは
時間資産はあなたの未来の時間を節約する、今日の行動、選択のことです。
時間負債はあなたの未来の時間を食いつぶす、今日の行動、選択です。
引用：「時間資産」と「時間負債」を確認して生産性を高める方法
時間資産の好例としては、プログラミングによる自動化があります。
今ある程度の時間を消費してある作業を自動に行うプログラムを作成することができたなら、次回以降の作業は時間を消費する必要がなくなります。
また別の例としては、WEBページの制作があります。
今ある程度の時間を消費して企業のWEBページを制作して公開をしておけば、自分が所属する企業の概要や事業内容の説明を自分の代わりに担ってくれます。
当然、今私たちがとるべき行動は時間資産が望ましく、時間負債に該当するような行動はとりたくありませんよね。
仕事や職場に潜む「時間負債」10個の例
しかしながら、よく観察してみると私たちの仕事や職場にたくさん時間負債が溢れていまして…例として10個を挙げましたので、ご一緒に指さし確認をしてみましょう。
時間を奪う人との仕事
自分は気を付けていても、チームの中に自分の時間を奪う人がいるとその時間は時間負債になってしまいます。
時間の奪い方にもいくつかパターンがありますが
- 返事が遅い
- 任せてもらえない
- 何度も同じことを話す・聞く
- おしゃべり
- いつも電話で連絡する
などです。
どうしてもそういう人との仕事はせざるを得ないときがありますが、避けられるなら避けたいものです。
本人に悪気はないのでしょうが、自分の未来が奪われ続けてしまいます。
とても苦手な仕事
苦手な仕事を無理して受けると時間負債になります。
なんとか調べながら試行錯誤して進めることになりますので、その道のプロよりも余計に時間がかかります。
一報、その努力に反して、その道のプロよりもクオリティが低いものしかアウトプットできません。したがって報酬も少ない可能性があります。
クオリティが低いので修正が多数入り想定以上の時間を奪われる可能性が高いですし、そもそもゴールにたどりつかないかも知れません。
結果的に「あいつは仕事ができない」の烙印を押される可能性もあります。
将来の時間だけでなく、信頼や仕事も奪ってしまうかも知れません。
スペックの低いパソコンやスマホ
今や私たちの仕事でパソコンを使わないということは考えづらいと思います。また、スマホも仕事にとって急激に重要なツールになりつつあります。
毎回は少しの待ち時間でも、使用回数が多いですから塵も積もれば…で積み重なると膨大な時間になります。
起動、アプリケーションの立ち上げ、WEB閲覧などで、1日10分ロスしていたとしても、年間では40時間になります。
常にスペックの良いパソコン、スマホを使うようにしましょう。
参考：パソコンが重いのを絶対に放置してはいけない明確すぎる2つの理由
後回しにする
スケジュールの都合上、どうしても後回しにしなければいけないことはあると思います。
ただ、すぐにできることは片づけてしまえば時間負債になりません。
すぐにできることというのは例えば
- 判断をすること
- メールやチャットで返事をすること
- 5分程度で片付くような仕事
などです。
すぐにできる小さなことでも、後回しをした瞬間にタスクとして管理をしなくてはいけません。
そのタスクがあること、その内容、納期などを常に確認できる状態にしておかなくてはいけません。8時間かかるタスクでも、5分で終わるタスクでも、管理するコストは一緒です。
管理しなくて済むようにすぐに終わるタスクは終わらせてしまったほうが良いです。
参考：残業もストレスもさようなら！ポジティブにお仕事効率を上げる５つの鉄則
参考：もはやタスク管理ツールは不要！？忘れずサボらず管理できる５つの方法
下手くそなボールを投げる
特にメールやチャットでは気を付けるべきです。
意図の伝わらない依頼や質問をしたがために、キャッチボールの回数が増えることは間違いありません。
相手は本当に欲しい成果物をしたためるために、もしくは本当に知りたいことではない答えを探すために、一生懸命に調査や検討、作業に時間を費やしてしまうかも知れません。
かといって、毎回対面での会話しかできないということになると、今度は時間と場所の制約を受けますから、それはそれで時間負債となります。
いずれにしても、投げるボールが上手であるに越したことはありません。
メモを取らない
未だに多くの人が自らの記憶力に全幅の信頼を置いています。
ただしそれは大きな間違いで、有名な心理学者エビングハウスの実験では
わずか20分で42％も忘れ、1時間後には56％、9時間後には64％、6日後には76％を忘れる
というデータを得ています。
引用：脳の新しい利用法、記憶の科学
人は復習をしない限り記憶したことの3/4は忘れます。ほぼ忘れると思っておいたほうが良いですよね。
めでたく忘れたアカツキには再び同じことを調べたり人に聞いたりをしなければいけなくなります。
片づけない
机の上や引き出しの中などリアルな場所もそうですが、パソコンやフォルダの中もそうです。
片づけをしないと「探す」という行動を自分の将来に予約をすることになります。
参考：もう大捜索はイヤだ！人にもPCにも優しいファイルとフォルダの整理術
参考：残業もストレスもさようなら！ポジティブにお仕事効率を上げる５つの鉄則
定例○○
だいたいは会議ですね。他には朝礼だったり、日報だったり、飲み会などがあります。
定期的な予定やタスクが全て時間負債というわけではないのですが、それには実施する目的や本質を確認して改善する作業が常に必要です。
その作業をサボると、かなりの確率で、やることだけが残り目的が薄れる、つまり形骸化をしていきます。
形骸化すると、参加する全員が時間だけ食われて中身のない時間を過ごすことになります。
私自身は定例○○を最初の有意義さをキープしたまま継続する自信は正直ありません…。ですから、定例○○という設定の仕方はせずに都度設定をするようにしています。
参考：無駄な会議よサヨナラ！傍観者を撲滅してすごい会議にする5つの方法
遠慮し過ぎる
日本人らしさという見方もありますが、仕事の上では正直にピシっと言っておいたほうが良い場合が多いです。
遠慮していると自分やチームが想定外の方向に進まざるを得なくなる場合があります。
自分は賛同し得てないことを遠慮して「はい」などと回答してしまったばかりに、後々失敗をしたら時間をかけて責任をとる羽目になります。
「いいえ」といっても責任をとる羽目になることもありますが…
空気を読んだり、うまく建前を使ったりは、時には有効なのでしょうが、過度な遠慮は未来への時間負債を増やします。
ルーチンワークをして時給を受け取る契約
時間を消費してそれに値する報酬を受け取る、というのは、時間負債ではないと思われるかも知れません。
実際に失われているのは”今の時間”だけで、それに値する報酬はちゃんと得ているからです。未来の時間を消費したとしても、それに値する報酬を得られることも確約があります。
ですが、私は同じ仕事を繰り返すことは時間負債と考えています。
なぜなら、自分が止まっていたとしても、世の中は進んでいるからです。
世の中の技術やサービスはどんどん進化しています。そしてそのほとんどは間違いなく、時間投資でしょうから、世の中全体としては未来の時間を確実に節約をしていっているわけです。
さらに、むしろ自分は年をとっていき、肉体的な能力や新しいことを身に着ける能力は少しずつ落ちていくかも知れません。
自分だけが変わらぬ毎日、同じ仕事、同じ時間、同じ報酬を続けていたとしても、相対的に時間負債になっていると考えるべきと思います。
まとめ
時間負債の例を”これでもか”と紹介してきました。
とはいえ、これらはあくまでいくつかの例で、他にもたくさんの時間負債が私たちの目の前に次から次へと現れています。
大事なのは、ある行動をとろうとしたときに「資産」なのか「負債」なのかを瞬時に取捨選択するクセをつけることだと思います。
限られた時間、今も未来も大事に節約して使いたいものですよね。
今回は負債というネガティブな側面ばかり紹介してしまいましたので、近日中にポジティブな時間資産の例も紹介できればと…ぜひお楽しみにっ！
