みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、仕事を爆速で終わらせる人の3つの習慣です。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
仕事が速い人の3つの習慣
今日のテーマはハッシュタグ企画、「仕事が早い人の習慣」ということでお伝えしていきたいなと思っています。
仕事が早く終わるというのは、すごくメリットがありますよね。
もちろん、残業や居残りをせずにさっと帰れるというのはあるんですが、1番のメリットは、信頼を得られるということかなと思います。
お客様やチームメイトは、やはり自分が早くアウトプットすると助かりますよね。
上司からも、仕事が早く終わる人みたいな認定をしてもらえるのであればたくさんの仕事を任せてもらえる、そんなチャンスも増えるわけです。
では、実際にどういうところに気をつければ、仕事を早く終わらせることができるのか。ポイントが3つありますので、ぜひ聞いていただければと思います。
先に設計する
まず1つ目のポイントなんですが、「先に設計する」ということです。
設計と言うと、なんとなくイメージが湧かないかもしれないんですが、つまりは、構造を固めるってことです。
それをやらないダメなパターンを先にお伝えします。
だめなパターン～考える前に作り始める
たとえばプレゼンテーションであれば、スライドを1枚目から順番に作り始めちゃうとか。
ドキュメントであれば、最初の1行から書き始めてしまう。このような感じで、1から作業を着手してしまうのはダメなんです。
たとえばこんなことが起きてしまいます。
プレゼンテーションであれば、1枚目を考えて、1枚目を書きます。次に2枚目を考えて、2枚目を書きます。
このように、思考と作業というのが繰り返しやってくるでのですが、たとえば、5ページ目まで進んだ時に、「あれ、やっぱり2ページ目からやり直した方がいいな。」なんて気付いてしまうことがあります。
そうなると、これまでにやった2ページ目以降の思考と作業が全部無駄になってしまうわけです。
思考は先に終わらせる
そういったことが起こらないように、この思考と作業を繰り返しすような仕事の流れではなくて、思考だけを先に全部終わらせてしまうことを考えます。
これがつまり、構造を考える設計という段取りになります。具体的には、話の流れが分かる骨組み部分を作るということです。
書籍で言えば目次に当たる部分になりますね。
たとえば、箇条書きでのアウトラインでもいいですし、人によってはマインドマップでもいいかなと思います。それらのツールを使って、話の流れだけを先に固めておくわけです。
その流れが固まったら、あとはそれを実際に具現化していく作業を進めます。
出来上がった構成をもとに作業をする
プレゼンテーションであれば、その出来上がった構造、目次をもとにスライドを作っていくという作業になります。
ドキュメントであれば、先に作ったアウトラインが見出しに当たるわけなので、その見出しの中の文章を実際に書いていく作業になるわけです。
先に全体の流れが決まっていますので、それを具現化する作業の手戻りが発生しづらいというメリットがあります。
そして、この設計の作業の時に特に重要なのが、目的とターゲットになります。これが決まっているというのがかなり重要です。
この目的とターゲットが決まっていないとゴールがはっきりしないので、その道のりも作りづらいのです。
つまり、設計がしづらいということになりますので、まずは、目的とターゲットをきちんと確認して、それにもとづいて設計の作業を進めていくということをお勧めしたいなと思います。
完璧を求めない
2つ目のポイントなんですが、「完璧を求めない」というものです。
メタのCEOであるマーク・ザッカーバーグの名言としてよく知られているものでこんな言葉があります。
完璧を目指すよりまず終わらせろ
勘違いしてはいけないのが、これは、早く終わらせることができるのであればアウトプットのクオリティが低くてもOKという話ではないということなんです。
この言葉の真意で言うと、とにかく素早く見える形としてリリースして、それによって自分もしくは他社からの客観的なフィードバックを得て、それでクオリティをブラッシュアップしていきましょう、そういった考え方になります。
ITプロダクトではよくやる話なんですが、たとえばプロトタイプ版とかアルファ版、ベータ版など、完全に機能が載ってない状態のものを実際に動く状態にします。
それを客観的な自分の目とか他者の目、場合によってはユーザーの目にさらして、改善すべき点を洗い出し、改善していく。
その回転のスピードを早くやることによってプロダクトの開発とその改善の速度を上げる、そしてクオリティーもどんどん上げていく、そういったことを目指すということなんです。
パーキンソンの第1法則
これに関連して1つお伝えしたい法則があるんですが、パーキンソンの第1法則と呼ばれるものがあります。
これは、仕事の量と時間の関係を表す法則なんですが、仕事の量は、完成期限まで与えられた時間を全て満たすように拡大する、という法則です。
つまり、期限がだいぶ先だったとすると、そこまでたっぷり時間をかけて仕事をしてしまうということなんです。
これは結構、みなさんも感覚的にわかる話なんじゃないかと思うんです。
どうしても時間がたっぷり用意されていると、ものすごい小さなところまで気になっちゃって、最終的には重箱の隅をつつくような改善をしていたみたいなこともあるんじゃないかと思います。
そんなモードに入ってしまうと、誰も気にしないような小さなちころに大事な時間を使ってしまうこともありますので、気を付けましょうという話です。
どういう風にするかというと、期限がたっぷりあったとしても、自分の中で期限を決めてしまうことです。
完璧じゃなくても一旦完成させる
たとえばこんなやり方がおすすめです。
今日中に60点まで持っていって一旦完成させよう、このように期限を切るわけです。
プレゼンテーションであれば、先ほど作った構造構成案をもとに、あり物のレイアウトと作り込まないチャートだけで、一旦全体を完成させます。このような1段階目のマイルストーンを一旦設定して、それを目指すわけです。
そして次のステップとして、次の日に客観的な視点で見直して、全体のブラッシュアップを図っていくわけです。
もしくは、「こんな感じでどう」とチームメイトに見せたり、依頼者に確認をしてもらう。そこでフィードバックを求めるわけです。
実際にものを見せた方が具体的なアドバイスがもらえるので、そういった意味でも効果的、効率的だと思います。
ミルフィーユのようなイメージで塗り重ねて完成させる
さて、1つ目のポイント「設計をする」、2つ目のポイント「完璧を求めない」、この2つに関しては、ある共通点があります。
仕事の進め方としては、仕事全体を縦に分割してその1つ1つを完成させていくような縦割りの進め方ではないんです。
仕事の全体をざっと終わらせるて、それを次もまた塗り重ねていくみたいな感じでしょうか。イメージとしては、ミルフィーユのような横型に塗り重ねていくような進め方が望ましいということなんです。
仕事を早く終わらせる人は、このようなイメージを持って仕事に取り組む習慣があるんじゃないかなと思います。
さっさと着手する
さて、3つ目のポイントなんですが、「さっさと着手する」というものです。
これは、このスキルアップラジオでも何回かお伝えしているゲーテの名言なんですが、
とにかく取りかかれば心が燃え上がるし、続けていれば仕事は完成する。
これ、ぜひ紙に印刷して貼っておいていただきたいです。モヤモヤ悩んでいる暇があったら、いいから着手するってことです。
ただやはり、結構重く感じる仕事に関して言うと、文字通り、腰が重くてなかなか取りかかれない、まごまごしてしまう、そんなこともあるかなと思います。
そんな時のポイント、コツなんですが、1歩目を軽くするというのがおすすめです。
作業を小さくして1歩目を軽くする
1歩目を小さくしたりとか、1歩目を誰かに後押ししてもらう、これで着手することができますので、あとは勝手に進んでくみたいな感じです。
たとえば、1つ目のポイントとしてお伝えした設計なんですが、やはりこれは、脳みそをフル回転させることになるので、かなり重々しい雰囲気があります。なので、なかなか着手できないこともあるかもしれません。
そんな時は、1歩目を軽くするわけです。
その構成案を作るためのソフトウェアをひとまず立ち上げる。そして、これこれの構成案という1番大きなタイトルだけ書く。これを、目標にするわけです。
そこまで無事にできたら、よくやったと褒めてあげて、構成案の何らかの要素をまずは1行書いてみようと。そういったことを次に目指すわけです。
そのように、徐々にエンジンをかけていきます。
生成AIを使って1歩目を軽くする
もしくは、別の1歩目を軽くする方法としては、生成AIを使うというのもありますね。
ChatGPTを開いて、「こういったターゲットでこういった目的のものを作りたいので、構成案のたたき台を作ってくださいと。」とお願いすると、ちゃんと出してくれるので、それをべたっと貼り付けて直していく。
そういったところから着手するという方法もありますね。
他人に宣言してやらざるを得なくする
もしくは、他人に宣言をするという方法もあります。今日はこれをやりますという風に宣言をして、やらざるを得ない状況を作るわけです。
世の中には、もくもく会と呼ばれる勉強会のスタイルがありまして、そこは、自分がやりたいことを持ち寄って、黙々と作業を進めるというものなんですが、そのもくもく会スタート時に、今日はこれをやります。と宣言をするので、やらざるを得なくなるわけです。
そういった形で他者の力を借りるというのも、1つ着手するための方法としてはあるかなと思います。
3つの習慣にチャレンジしてみてください
仕事が早い人の習慣3つのポイントをお伝えしましたが、1つ目が「設計をする」、2つ目が「完璧を求めない」、3つ目が「さっさと着手する」になります。
参考にしていただければと思います。
いずれも、仕事を早く終わらせる、アウトプットを早く出す、この観点において、間違いなく効果があるんじゃないかなと思いますし、むしろクオリティも良くなるんじゃないかなと考えています。
ミルフィーユのイメージを持って、全体をどんどん積み重ねていく、このような仕事の進め方にぜひチャレンジしてみていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「仕事を爆速で終わらせる人の3つの習慣」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
