みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、即レス、期待させすぎになるとよくないです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
即レスはありがたい
ハッシュタグ企画「即レスのメリット」について話をします。
皆さんは即レス、心掛けていらっしゃいますでしょうか。今日は、僕のスタンスとして即レスをどう考えているかについて話をしたいなと思っています。
即レスとは、返事までのレスポンスが早いこと。当然ながら、相手の立場からすると、即レスで返事をもらえたらとてもありがたいわけです。
おそらく、ある程度ここまでに返事がもらえれば、みたいなところがあるとは思うんですが、それよりも早く返事がもらえるというのは、相手にとってはとてもありがたい話だと思います。
その裏返しで、こちら側のメリットとしては、相手との良い信頼関係をキープできるわけですし、良い評価も得ることができると言えるんじゃないかなと思います。
即レスのコツ
過度な即レスを目指さない
だからと言って、レスポンスをいつでもマックスを目指せばいいかというと、そうでもないかなと思うんです。
もちろん、できる範囲で早いに越したことはないんですが、ただそれをやりすぎると、逆にお互いストレスのある関係になってしまう危険もあるんじゃないかと思います。
例えば、上司からの電話にいつでもすぐ出る人がいます。もしくは、LINEが来たらすぐに返事を即レスします。こういった状態がスタンダードになると、それがデフォルトになっちゃうわけです。
そうなると、ちょっと折り返しが遅かったり、返事が遅かっただけでも、いつもより遅いとなって、むしろ相手に不安とか不満を持たせてしまうことになりかねないわけです。
過剰な即レスの期待はストレス
実際、僕がブラック企業で働いていた時に、Skypeというツールを使っていたんですが、上司から365日、24時間いつでもオンライン状態にして即レスできるようにしなさいと言われていたわけです。
正直、そんなの無理なわけです。
こっちはもちろんストレスフルなんですが、できるわけないことを期待して、いつもできないと起こっている上司もストレスだったんじゃないかなと思います。
ということで、期待させすぎはお互いストレスの元になりますので、通常運用でできる範囲で即レスをする、これにとどめておくのが幸せなんじゃないかなと思います。
即レスは無理だし集中は大事
ちょっと考えればわかりますが、常に即レスというのは物理的に無理なわけです。
打ち合わせ中だったりとか移動中は返事ができない時もありますし、休憩中や営業時間外だったりもするわけです。
プラス、やはり、物事、タスクに集中している時は、なかなか気づかないというのは当然あるわけです。
僕なんか言うとむしろ、タスクに集中している時にはその集中を切らしたくないので、通知はスマホもPCも年中お休みモード、通知オフにしています。
1回集中を切らして別のタスクに手をつけると、元のタスクに戻ってちゃんと集中取り戻すのに23分かかると言われています。仲間同士でそんなことやっていたらお互い損という話になるわけです。
メールやチャットの反応は素早く
ということで僕の場合は、タスクの区切りがついた時に、メールとかチャットとかを巡回してチェックするようにしています。
この時に、なるべく、それぞれに対して何らかの反応を素早くするというのを気をつければいいんじゃないかなと思っています。
ただ、全部が全部に100％返事ができるかと言うとそうはいきませんので、どのレベルで反応していくかというのは内容によるのかなと思います。
例えば、ちょっとした確認とかすぐに100％の返事ができるものは、さっと回答してしまった方が相手も喜ぶわけです。
そういった案件に関しては、回答さえすれば自分のタスクとしてはクローズできますので、自分にとっても気持ちがいいというところもあります。
即答できない場合は一次回答を
ただ多くの場合、すぐに打ち返して返事ができるわけではないですよね。
例えば、これこれの案件この内容で進めたいんだけど内容を確認していただけますか、とかです。
もしくは、あなたにこんなタスクを依頼したいのだがお受けいただくことはできますかなどどいう内容だったりするのであれば、当然、その内容を確認をしてその判断とか検討に時間を要するわけです。
この場合は、すぐに100点満点の回答を返すことができません。
じゃあ、この場合どうすればいいかという話なんです。僕の場合は、そのメールやチャットを送っていただいたお礼と、後日回答しますねって旨だけ先に返事するようにしています。
Slackなどのチャットツールでいつもやり取りしているような相手であれば、確認していますよという合図で目の絵文字アイコンをスタンプとして押しておくということをしたりしています。
さすがに相手としては、メールとかチャットを送った後に、何日も何のリアクションもなかったりするとさすがに心配になってしまいますよね。
なので、なるべく早い段階で、受け取ったよということだけはお伝えしておくっていうことです。
期待させすぎない程度に
この時、ご丁寧にいついつまでに返事しますとか、いついつまでにやりますみたいにコミットする方もいらっしゃるんですが、僕はそこまでやる必要はないかなと思っています。
もちろん相手としては、ここまでに返事がもらえるということが分かっていれば、計画の見通しが良くなりますのでありがたいというところはあります。
ただ一方で、未来には何が起きるかわかりませんので、必要以上のコミットはリスクになってしまうこともあるわけです。
これ、何度もお伝えしていますが、期待させすぎてしまうとお互いストレスの元になりますので、期待をさせることは自分がコントロールできる範囲だけに収めておくことをおすすめします。
コミュニケーションツールによる違い
ちなみに、この期待する、期待させるみたいなことで言うと、使っているコミュニケーションツールによっても結構影響を受ける部分だったりします。
即レスを期待しがちな電話やLINE
例えば電話を考えてみます。電話をかけると、もうその電話をかけている方は相手が今すぐその電話に出ることを期待してしまうわけですね。
結果、相手が出てくれなかったらちょっと残念な気持ちになりますよね。
別の例で言うと、チャットツール、LINEもちょっと相手を期待させてしまう設計になっている部分があります。
というのも、片方がメッセージを送ると、もう片方がそのLINEの画面を開いた瞬間に既読のマークがつきます。
そうすると、メッセージを送った人は、その既読を見たらすぐに返事がもらえるんじゃないかといった期待を抱いてしまうわけです。
そのメッセージを見た方は、すぐに返信をしなきゃいけないんじゃないかというプレッシャーを感じてしまうかもしれないですね
即レスを期待しないメール、Slack、チャットワーク
一方で、例えばメールとか、チャットツールでもSlack、チャットワークなどといったツールで言うと、相手にメッセージが届いたことがわからないんです。
なので、受け取る側としては、メールを見たからとかメッセージを読んだからとかだけでプレッシャーを受けることはほぼないんじゃないかなということです。
こんな感じで、コミュニケーションツール1つとっても、お互いの期待する、させてしまうものが変わってきます。
どんなコミュニケーションツールを使うのがいいのか、皆さんも、よくよく考えていただくのがいいかなと思います。
コントロールできる範囲で即レスしましょう
今日は即レスのメリットという話なんですが、自分のコントロールできる範囲で素早いレスポンスを心がけたらいいんじゃないかなと思います。
自分のコントロールできる範囲を超えてしまうと、相手に期待させすぎとなってしまって、逆にストレスのあるコミュニケーションになってしまいます。
そんなリスクが出てくるので、そこは全然無理しなくていいんじゃないかなと思います。
ご参考になれば嬉しく思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「即レス、期待させすぎになるとよくない」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
チャンネルのフォロー、コメント、SNSでのシェアなどなど、楽しみにお待ちしております。
では、また。
