みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、段取り力を上げる！3つのポイント+2つのマインドです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
トークテーマは「段取り力」
今日のトークテーマは段取り力です。仕事において段取りはすごく大事なんですよね。
段取り力というのはスキルであって、その知識を身につけて訓練することによって高めていくことができると思います。
なので今日は、そのベースとなる知識の部分についてお伝えできればなと思っています。
段取り力は獲得できるスキル
段取り力というと、テキパキ物事を決めて進めるとかさっさと仕事をして帰るとか、そういったことをできる人が段取り力がある人みたいな、なんとなくふわっとしたイメージがあるかなと思うんです。
定義をちゃんと確認をして、分解して理解をしていけば誰でも獲得できるスキルだと思いますので、ぜひ、参考にして段取り力を磨いていただければなと思っています。
定義なんですが、段取りというのは物事を進める時の手順のことですよね。
なので、段取り力があるというのはどういう状態かというと、その物事がうまく進むように前もって良い準備をしておく能力を持っていることと言っていいんじゃないかと思います。
段取り力は必要
例えば、いつもやっているようなルーチンかつ慣れ切ったものであれば、段取り力はいらないわけです。
朝起きてトイレに行って歯磨きをし、顔を洗ってといったような習慣的にやっているものに関しては、別にわざわざ手順をしっかり用意しなくても習慣的に行えているのであれば、テキパキと物事を遂行することができるわけです。
ただし、仕事というのはそういったものだけとは限りません。
例えば、慣れていない作業や手順が多く複雑なものを、何も備えなしにいきなり着手をしてしまうと、その遂行までの時間がめちゃくちゃ膨らんでしまったり、成果物の質がとても悪くなってしまったり、場合によっては想定外の事態が起きて頓挫してしまう、そういったリスクもあるわけです。
そうならないようにしっかり段取りを整えておきたいものですし、それをうまく整えるための段取り力を持っていた方がいいという話になるわけですね。
うまく段取りするために「書き出す」
うまく段取りをするにはどうしたらいいかというと、おすすめはオーソドックスではあるんですが、その「段取り」つまり計画について書き出すことがいいんじゃないかなと思っています。
書き出すことで、頭の中にあるぼやっとしたものが言語化されて具体的になりますし、外に出すことでそれを批判的に見ることができるようになるんです。
ここは足りないとか、ここはなんかふわっとしているなとか、そういったことを客観的に見ることができるようになります。
僕なんかで言うと、プロジェクトを作る時には、Notionという情報管理ツールがあるんですが、そこでそのプロジェクト用の新しいページを1枚作って計画を立てていくということをしています。
書いて欲しいポイント3つ
その計画の何をどのように書いていけばいいのかという話になるんですが、絶対に書いてほしいなというものが3つありますので紹介したいと思います。
ゴールを明確にする
まず1つ目はゴールです。目的と言ってもオッケーです。
何を持ってゴールとするのか、どんなゴールなのか、それを明確にしておくということです。
そもそも目標とするゴールがなければ、そこまでの道のり、つまり段取りが作れませんので、そこをはっきりさせるというのはまず必要になってくるわけです。
この明確さが大事でして、なんとなくでスタートしたと場合、ほとんどゴールにたどり着いて完成形が見えてきた時に、あれなんか違うなということで手戻りが発生してしまったりします。
場合によっては、そもそもこんなんじゃなかったということで、ほぼやり直しみたいなことにもなりかねないわけです。
SMARTの法則
ゴールを決める時に参考にできるものがありまして、SMART（スマート）の法則と呼ばれるものです。5つのアルファベットの頭文字を取ったもので、
- Specific：具体的に
- Measurable：測定可能な
- Achievable：達成可能な
- Relevant：関連性がある
- Time-bound：時間制約がある
なるべくこの5つが要素として揃うようにゴールを設定するということです。
つまり、誰が見ても具体的で目標の達成度合いがなるべく定量的、そしてそれが現実的に達成可能であるということ。
さらに、関連性があるというのはなぜそれを達成するのかということです。そのゴールを設定しているWhyを明らかにするということですね。
そしてそれが、与えられた時間制約の中でゴールに向かいます。
細かく手順を記述する
2つ目に計画に書き出すのが手順になります。
目標がある程度明確になったところで、どういったステップでそこにたどり着くのかというのを記述していくわけです。
ポイントはなるべく細かくすること。そしてそれを具体的に記述するのがおすすめです。
ステップが大きいと、実際進めた時にそこに記述されていないことが出てくる可能性が高くなるわけです。
なので実際に行動に移した時に、ここを忘れていたとか、ここはどうやって進めるんだっけとか、そういったことが発生する可能性がありますのでなるべく小さなステップにします。
小さくすることによって具体的に記述しやすくなりますので、そこで便利なフレームワークが、5W2Hってやつです。
5W2H
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どのように
- How much：どれぐらいかけて
これら各ステップについて具体的に記述していきます。
ここまで細かく記述すれば、誰がどんな状態の時にやってもほぼ同じパフォーマンスが出せることになりますので、その計画の実行可能性が高まるわけです。
さらに、計画段階でそこまで落とし込んでおくと、目標の達成可能性とか時間制約に間に合うかどうかといったものを図りやすくなります。
手順を作っていく時に、「あ、ちょっとゴールの設定に無理があったな」という時には、そのゴールの設定のところを調整するといったことも可能になります。
なので、手順はなるべく細かく具体的に記述していくということです。
連携体制を整えておく
そして3つ目、段取りとして決めておきたいのが、チームの連携体制を整えておくということです。
1人の作業で進めるのであれば必要ないんですが、多くのプロジェクトはチームで進める必要があります。
チームの中のメンバーは、役割分担とか誰がどういった材料を持っているかというのが決まっているわけです。
なので、そのチーム体制についてちゃんと言語化しておくというのも大事かなと思います。まずはチームに誰がいて、どういった役割分担なのかというのを明確にしておきます。
何かもしトラブルがあった時には、どこでどのように報告、相談をして、どのように対応していくかというのも決めておきます。
実際にプロジェクトが進んでいく中で全てがうまくいけばいいんですが、そうとは限りません。
場合によっては、元々の計画を修正、変更する必要が出てきます。
その時には、誰がどういった権限でどこまでできるのか、みたいなことも、ある程度想定しておきたいなというところです。
さらにそのプロジェクトの進捗確認をどういう風にするのかも決めておくといいかなと思います。
どのタイミングでどんな場所でやるのか、何を重視して進捗報告をするのか、そういったこともあらかじめ決めておくといいです。
3つの準備をしたのちスタート
この3つ、ゴールと手順、連携体制が明確になった時点で関係各所にきちんと握って、プロジェクトをスタートするのが理想かなと思っています。
これら3つを計画として立てて実行に移していく、これを繰り返していくんですが、そんな中で皆さんの段取り力が上がっていくのかなと思います。
段取り力を上げていく2つのマインド
段取り力をぐんぐん上げていくために、意識してほしいマインドが2つありますので、これを、最後にお伝えしたいなと思っています。
イメージする
1つ目は、イメージを強く持つということです。
やったことのないことにチャレンジする時には、未来のことはなかなかイメージしづらいものです。
ただ、自分の他のいろんな経験の中から、こういう風になるんじゃないかなってイメージすることはできるんです。
その想像力を常に引っ張り出す。そしてそれは、具体的なイメージであればあるほどいいわけです。
時にはそれがずれている時もあると思うんですが、一生懸命引っ張り出して実行に移し、実際どうだったかというのをすり合わせていきます。
それによって、いろんな場面でのイメージ力とか勘みたいなのが鍛えられていくんじゃないかなと思います。
ぜひ、強いイメージを持って計画を作ったり実行したりしながら、先々を思うとかといったことをしていくといいんじゃないかなと思っています。
フィードバックする
もう1つのマインドは、フィードバックをしていくということです。
1度立てた計画ではあるんですが、日がたつにつれ、行動を起こすにつれて、いろんな発見とか洞察が出てくるわけです。
なので、それを計画にフィードバックして反映していくことを繰り返しながらプロジェクトを進めていくわけです。
もちろん、プロジェクトが完了した時には全体の振り返りをします。
そうすると、次に別のプロジェクトを進める時のとても貴重な財産になりますので、フィードバック、細かいものと全体のものとを忘れずにしていただくといいんじゃないかなと思います。
今日は、段取り力を身につけるにはどうしたらいいかという話をさせていただきました。
ぜひ参考にしていただければ幸いです。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「段取り力を上げる！3つのポイント+2つのマインド」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
