締め切りに追われないようにする仕事術

締め切りに追われないようにする仕事術

みなさん、おはようございます!タカハシ(@ntakahashi0505)です。

こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします!

今回のテーマは、締め切りに追われないようにする仕事術です。

#81 締め切りに追われないようにする仕事術 | タカハシノリアキ「『働く』の価値を上げるスキルアップラジオ」/ Voicy - 音声プラットフォーム
音声放送チャンネル「タカハシノリアキ」の「#81 締め切りに追われないようにする仕事術(2022年8月27日放送)」。Voicy - 音声プラットフォーム

なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます!

では、よろしくお願いいたします!

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どうする締め切り

トークテーマ #どうする締め切り についてお話ししていきたいと思います。

締め切り…これに追われてしまうと、焦ったり自己効力感が下がったりなど、良いパフォーマンスが出せないですし、楽しく仕事ができないですよね。

僕の場合は、きちんとコントロールできていて、管理下にあるという状況で、心の余裕を持って仕事に望みたいと思うんです。なのでそもそも、締め切りに追われないようにしようということを心がけています。

締め切りに追われないために~スケジューリングの手順を考える

締め切りに追われないためにはどうしたらいいか。僕の場合は新たな仕事が生まれたときに、以下のような手順でスケジューリングを考えます。

  1. ゴールまでの手順をイメージする
  2. イメージできたなら、その工数を見積もってカレンダーに時間を確保
  3. イメージできないなら、イメージできない作業の部分を早めに着手して終わらせる

では具体的に見ていきましょう。

ゴールまでの手順をイメージする

まず、ゴールまでの道のりがイメージできるかを確認します。

プレゼンの資料づくりだったら

  1. プレゼンのアウトラインをつくる
  2. 素材を集める
  3. スライドをつくる

という3段階で段取りすることが多いです。

この3つの手順でいうと、アウトラインと素材集めは比較的作業の工数が読めないことが多いです。

一方でスライドづくりは、アウトラインと素材が揃っていればかなり作業的な手順なので、ある程度工数が読めるんじゃないかなと思います。

イメージできたなら工数を見積もる

たとえば、今回のテーマについて過去にもプレゼンしたことがあったなら、すでにアウトラインがあって、素材もある程度あり、過去のスライドも使いまわせるということですよね。

そのプレゼン資料を見て、どこを更新したり調整したりすればよいか、あたりがつけられるわけです。

そうすれば、どれぐらいの工数がかかるかわかりますので、それを見積もって確保すればOKです。

イメージできない場合はその部分を早めに着手する

一方で、過去にやったことのないテーマについてプレゼンしなくちゃいけない場合も当然ありますよね。

こういうときは、アウトラインづくりの段取りをできるかぎり早い段階で着手します。アウトラインがだいたい見えてきたら、素材集めですね。

素材をどこからどう持ってくればいいか明確なのであれば、素材集めとスライドつくりの工数を見積もって、スケジュールを確保すればOKです。

ただ、素材集めにどれだけ時間がかかるかわからないのであれば、アウトラインの次にそれも早めに着手して終わらせてしまいます。

素材がおおむね集まってスライドづくりになり、その作業がだいたいイメージできているのであれば、工数を見積もって時間を確保していくという感じです。

イメージできてから締め切りを設定する

新しい仕事がやってきて、ゴールまでの手順をイメージできないのであれば、直近の締め切りを設定するのは危険だと思うんです。

可能であれば、アウトラインとか素材集めとかの作業イメージができない部分を終わらせた後に、締め切りを設定させてもらいたいなと思います。

締め切りを先に設定しなければいけないのであれば、十分に期間をとるようにしています。

あともう一つ、作業がイメージできない理由として、その仕事をほかの人と一緒に連携、確認をしながらする場合があります。

この場合も、ほかの人がいつスケジュールが空いていていつ作業ができるのかわからないので、事前にその方に確認して、ある程度明確になった段階で締め切りをコミットしたいなと思います。

そんな感じで、わからことがあればできるだけ締め切りを設定しないということです。

明確に工程が見えるならば、それにあわせてスケジュールを組んで締め切りを設定すればいいと思います。

かかった時間を記録する

いずれにしても、過去の仕事について何にどれだけ時間がかかったか記録をとっておくことはすごくいいことです。

それをすり合わせて、この仕事だったらどれぐらいかかるかとヨミの精度を高めておくことは大事なんじゃないかと思います。

ある程度想定をしていたにも関わらず、締め切りがけっこう厳しかった、みたいなときは、どこに問題があったのか、次どう改善することができるのかというところを振り返っておくと、今後に役立つんじゃないかと思います。

チャレンジングな仕事に向かい能力を高める

そういう風に考えると、いつもどおりの慣れ親しんだルーチン仕事ばかりやっている人は、作業的なわかりきった仕事しかしていないということになりますので、時間との戦いをするチャンスも少ないわけなんです。

新しめのチャレンジングな仕事は締め切りがあって大変なんですけど、自分の能力を高めるという意味では積極的に引き受けていって、経験を積むとことがおすすめかなと思っています。

僕の場合は、運営しているコミュニティ「ノンプロ研」でプレゼンの機会を設けたり、新たな講座を作ったり、そういうことを積極的にしています。

そんな感じでストレッチゾーンで仕事をするという経験は、確実に僕の血肉になっています。

ただ、きちんとゴールが見えてこない限りは、締め切りはなるべくコミットしないようにおすすめします。

みなさんも、もしいつもの仕事ではコンフォートゾーンのわかりきった事ばかりしているように感じているのであれば、「ノンプロ研」のような他のコミュニティに所属してみて、ストレッチゾーンで締め切りに追われる、そんな機会を積極的につくってみてもいいんじゃないかなと思っています。

まとめ

ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「締め切りに追われないようにする仕事術」をお届けしました。

タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。

チャンネルのフォロー、コメント、SNSでのシェアなどなど、楽しみにお待ちしております。

では、また。

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