企業やチームが業務効率化を確実に達成するための3つの原則

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赤ちゃんのルール

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みなさん、こんにちは!
仕事効率化推進委員会(自称)のタカハシ(@ntakahashi0505)です。

私は仕事効率化をテーマに各企業様のお手伝いやブログの運営をしています。

個々人でお仕事効率化を図るときのルールについては、こちらの記事でお伝えしました。

残業もストレスもさようなら!ポジティブにお仕事効率を上げる5つの鉄則
一般的にビジネスマンはその活動可能な時間の約1/3は仕事をしています。そんなお仕事の時間をポジティブな時間にするための5つの鉄則についてお伝えします。残業やストレスからはおさらばしてしまいましょう。

今回は企業やチームに視点を向けたいと思います。

どうすれば企業やチームの業務効率を上げることができるかを考えるときに、必ずスタート地点とする「原則」が3つあります。

よっぽど特別なケースでない限りは一般的に適用することができるルールですので、ぜひ心に留めて頂ければ嬉しく思います。

では早速行ってみましょう!

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一元化

一つ目の原則です。

聞いたことはおありだと思いますが、正確に言葉の定義を理解いただくと良いと思います。

一元化
(スル)いくつかに分かれている問題や機構・組織などを統一すること。「窓口を一元化する」

(引用:デジタル大辞泉}

です。1つだけにするというのが大事です。

企業やチームの仕事効率化を考えた場合、一元化する対象は

  • 情報・データ
  • 役割

の2つです。

例としてとある部署の売上データについて一元化がなされていないがための効率の悪さについてお話します。

ですが、正直超長くてダルい話なので飛ばしたい方は→コチラ

データと役割が一元化されていないとこうなる

担当者のAさんはとある事業部の営業担当です。Aさんは自分の営業成績を記録するために、各取引先からの発注書などからデータを拾って、個人的にエクセルで管理をしています。各取引先からの発注書は経理部に提出して売上計上をしてもらいます。

Bさんは毎週の部会用の資料を作成する係りになっています。いつも部会の前になると、Aさんも含めた各メンバーの売上データをエクセルでまとめていて、部会の前になると、事業部の共有フォルダに格納をしておきます。

部長は月1回の経営会議で営業成績を報告します。事業部の共有フォルダから部会用の資料を取り出して、経営会議用の資料を作成します。それを管理部門に渡してアジェンダに含めてもらいます。

一方で経理部のCさんは、社長から売上はどうだ?という問い合わせをよく受けるので、すぐに回答できるように経理部に提出された発注書からデータを拾って、売上データをまとめています。

はい、ではここでちょっとした問題を起こしてもらいましょう。

Aさんが先方から受け取った発注書に金額ミスがありました。

皆さんが手元に持っている売上データを修正する必要が出てきます。

  • 取引先から受け取った発注書
  • 担当者Aさん自身が管理している営業成績
  • 担当者Bさんが共有フォルダにまとめている部会用の資料
  • 部長が経営会議で提出する経営会議用の資料
  • 管理部門が経営会議資料としてまとめたアジェンダ
  • 経理部Cさんが社長用にまとめている売上データ

以上の書類が全て修正対象となります。

どうでしょう、個々の作業は5分とか10分とかで修正が完了するものかも知れませんが、全部集めるとけっこうな時間になりそうですね。

また、うっかり誰かには修正が必要なことが伝わっておらず、いずれかのデータは古くて誤った情報のままである可能性もあります。

例えばCさんのデータが更新されていなくてそれを社長に報告していたとすると、経営会議で部長が発表する数字とかい離しているがために、なぜ違うんだ?と問い詰められるかも知れません。

まあとにかく、いろいろと効率悪い点が山ほど出てきます。

この原因はAさんの売上データというデータ、また売上データをまとめるという役割が一元化されていないことによります。

原因が明確なので、この問題は解決をすることができます。

データを複製せずに連動させる

データを複製するとそれを管理するコストも同様に複製されてしまいます。

どう解決をするかなのですが、上記の場合は

  • Aさんの売上データがは社内で1か所にしか持たない
  • Aさんの売上データを更新する権限をAさんのみにする
  • Aさんの売上データを別資料として活用をしなければいけない場合は、その資料はAさんの売上データの更新に連動して更新される

とすることで解決ができます。

データを複製するのではなく連動させるということです。

元データを1箇所に決めることができれば、それを管理する役割も1人に一元化できますよね。

自動化

原則の2つ目は自動化です。あまり説明の必要はありませんね。

データを集めてきたり、資料を作ったり、エクセルを使った仕事はたくさんあると思います。

例えば極端なお話をしますと、エクセルの仕事はあいまいな判断を必要としなければ全て自動化できます。

1回あたり5分のお仕事でも、毎日発生するもので、全社でその作業を複数人が行っている場合は、その時間を集めるとあっという間に何十時間になる場合があります。

その場合は、どなたか1人が1日かけて自動化のプログラムを組めれば、かなりの業務時間の削減になります。

ただ、そのプログラムを作るコストが、自動化によって削減できるコストよりも大きい場合は自動化するほうが損ですので、そこは見極める必要があります。

自動化は成長をもたらす

自動化には業務時間の削減とは別の大きなメリットがあります。

それは、より高度な活動に時間を使えるようになるという点です。

誰でもできる単純な仕事は一定の生産をもたらしますが、その担当者の成長をもたらすことはありません。

単純な仕事は自動化してコンピュータに任せることにより、得た時間をより高度でチャレンジブルな別のお仕事に時間を充てることができるようになります。

メンバーが成長をするこということは、チームとしても企業としても成長と捉えることができるのではないでしょうか。

企業の成長を促すためにも、単純作業はコンピュータに任せてしまいたいものです。

参考→1,200万人の事務員たちよ、VBAという武器を手に戦いに出よ!

クラウド化

乱暴な言い方なのですが、クラウド化するとたいがいの業務は効率化がなされます。

というのも、クラウドサービスは一元化や自動化の実現を目的として作られている場合がほとんどだからです。

まず前提として、クラウドサービスはインターネットを経由してクラウド上にある同じデータに場所や端末に関わらずアクセスすることができます。

従ってそのデータを閲覧・編集するために物理的にデータを複製する必要性がありません。

複製が必要ないということは、一元化が実現された状態で業務が執り行えるということです。

また、クラウドサービスにはお仕事を自動化するための豊富な機能が搭載されている場合が多いです。

例えば、経理を中心としたバックオフィス業務をクラウドで提供している「MFクラウドシリーズ」ですが

  • 経理データの収集と仕訳
  • 収益や費用のレポート作成
  • 見積書や請求書の作成と郵送
  • 従業員の給与や保険料の計算
  • 給与明細の作成

など様々な業務を全自動もしくは半自動で行うことができます。

これを全て自社でプログラム化しようと思うとかなりのコストがかかってしまうと思いますが、なぜクラウドサービスはこんなに豊富な機能を安価に提供できるのでしょうか?

それはこの機能を活用する顧客がとてもたくさんいるからです。

同じ機能を使いたいという企業が100社あったとすると、そのプログラムの開発にかかるコストを100分割して負担すればよいわけですから、1社あたりの負担はものすごく少なくなります。

「MFクラウド会計・確定申告」のユーザー数は12万件だそうですから、平均単価が1,000円だとしても、1億2,000万円の売上があることになります。

それはもういろいろな機能開発ができますよね。

クラウド化は場所と時間を超越する

もう一点、クラウド化でもたらせる効率化ポイントですが、場所と時間を超越できるという点があります。

インターネットさえあれば、自宅や職場のPCからでも、移動中のスマホからでも、データにアクセスできます。

まず、単純に移動や郵送にかかるコストや時間を削減できます。

またコミュニケーションを考えた場合、会社に行かないと確認や作業ができない…というのは、相手を待たせている状態ということになりますよね。

クラウド経由でデータにアクセスできるのであれば、物理的な制約を受けずにすぐさま確認や判断、回答ができます。

チームの全員がクラウド経由でいつでもどこでも必要な情報やデータにアクセスできるのであれば、全体としてのコミュニケーションスピードは圧倒的に上がるのではないかと思います。

こちらの記事で便利なクラウドサービスをたくさん紹介していますので、ぜひご覧ください。

無料または激安で利用可能!お仕事に便利なクラウドサービスまとめ12選
技術の進歩によりお仕事に限らず様々なクラウドサービスが利用できるようになりました。今回はお仕事効率化オタクの私が「便利さ」「手軽さ」「価格」を重点ポイントとして12のサービスを厳選しまして紹介をしていきます。

まとめ

企業としてチームとして業務効率化を考えるときのスタート地点となる三原則

  • 一元化
  • 自動化
  • クラウド化

についてお伝えしました。

お仕事の効率化によって、生産性の向上、残業代の低減、人材の成長などにつなげることも可能ですので、ぜひ一度各企業のリーダーの皆さん、この三原則の視点でご検討を頂ければと思います。