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みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
お仕事効率化をテーマにしてこのブログも運営しているので、その関連記事なども目にすることが多いのですが、最近ふと気づいたことがあります。
それは「効率化」という言葉にネガティブなイメージを持っている方が多いということです。
私は効率化は良いことしかないと思っていますので、それが不思議で仕方がないですし、そもそもみんなが「効率化なんていらない」なんて思ってしまったら商売あがったりですよ。
今回は、なぜ効率化に良いイメージを抱いていない方が多いのかとかという問いについて明らかにしつつ、それを解決する方法について考えていきます。
効率化を否定する３つの理由
効率化にネガティブな内容の記事を調べていくと、だいたいこの３パターンに当てはまるようです。
一つ一つ紹介をしていきます。
無駄の中に新たな発見やイノベーションが潜んでいる
効率を求めることは否定しないけど、無駄を排除してしまったら、クリエイティブな発想は生まれないと思う
効率化は本当は有益なことも含まれているかも知れないのに、それもまとめて排除してしまう、ということですね。
自由が失われる
時間ができればまたそこに別の仕事を入れる，別の用事を入れることで生活を効率化するわけですが，それは時間に追われるということで，少しも自由ではありません。
なるほど…効率化を進めていくと、どんどん窮屈な感じになっちゃいますね。
効率化による副作用
1つの仕事の効率化を進めると、必ず別の時間がかかる、ムダといってもいいような、そして儲からない事がふってかかるのです。
効率化を推し進めることで余計に非効率なことが生まれてしまったり、または収支に悪影響を与えたり、ということもあるようですね。
「効率化」と「無駄」の定義
さて、ここまで来ても違和感がぬぐえない私…では基本に立ち返って、「効率」と「無駄」のそれぞれの言葉の定義について整理をしてみましょう。
効率
使った労力に対する、得られた成果の割合。「―のよい投資」効率的
効率がよいさま。むだがないさま。「―な財産の運用」無駄
役に立たないこと。それをしただけのかいがないこと。また、そのさま。無益。「―な金を使う」「時間を―にする」（引用：デジタル大辞泉）
ふーむ…辞書の字面通りに見るならば、「無駄」は不要で、それをなくそうとする効率化は良くないこととは思えません。
だって、役にも立たず、無益で、それをするかいがないことはないほうが良いですもんね。
辞書を見る限り良いことと思えるのですが、なぜ効率化を進めると良くないことが起こってしまうのでしょうか？
他人と自分では「無駄」なものが違う
そこで私は一つの結論にたどり着きました。
それは他人と自分で「無駄」なものが違うということです。
私は常に自分の視点で効率化を語っているので効率化が良くないこととは思えなかったわけです。
一方で効率化にネガティブなイメージを持っている方は他人の視点での効率化を想定しているんだと思うのです。
つまり
- 他人が「無駄」というものが、自分にとっては「無駄ではない」ということ
- 他人が目指す「効率化」が、自分にとっては「効率的ではない」ということ
ということが起きているのでは？ということです。
ここで言う「他人」というのは経営者や上司、他部署、もしくは組織や社会全体の場合もあります。
そりゃ立場や視点が違うので、無駄と思えることが違うということになりますよね。
従いまして、その立場や視点の違いを埋める作業が必要になるのではないでしょうか。
「効率化」の統一を図るための２つの方法
関係する全員で「効率化」の定義や中身を統一するための方法はどのようなものが考えられるでしょうか？
非常にシンプルな方法が２つあります。
意思疎通
関係する全員との意思疎通を図ることです。
意思疎通
互いに考えていることを伝え、理解を得ること、認識を共有すること、などの意味の表現。意思の疎通。コミュニケーションとも言う。
（引用：実用日本語表現辞典）
組織やチームで何を持って効率化というのかの定義があいまいだと、それぞれの立場で好きなように「効率化」という言葉を使うようになります。
とある案件を進めると誰かの無駄な作業が増えるかも知れません。ただその人だけがその人の立場で考え得る改善策を出すことができます。
そのように各人のアイデアや改善策が出そろったところで、チーム全体が最善になるような選択肢を選べば良いはずです。
信頼して任せる
これは上司・部下などの上下関係であれば効果がてき面です。
おそらく効率化というキーワードで不自由さや窮屈さを感じていらっしゃるケースは、会社や上司によるマイクロマネジメントが原因なのではないかと思います。
マイクロマネジメント
管理者である上司が部下の業務に強い監督・干渉を行うこと
（引用：Wikipedia）
常に監視されていて、少しでも”上司にとって”無駄な動きととられると効率が悪い！などとどやされる…そりゃ嫌になりますよね。
また以前の記事にも書いたとおり
裁量がない仕事は効率が大きく低下します。なぜなら、いちいち会社や上司のコンセンサスを得る必要があるからです。
まとめ
効率化にネガティブなイメージを持ってしまう理由とその解決法について考えてみました。
もし、効率化という言葉にネガティブなイメージを持っていらっしゃるのであれば、それは人によって「効率化」を見る立場や視点が異なっているということに起因していることを知って頂ければと思います。
そして、それを認識したうえで、
- 十分に意思疎通がなされた段階で進める
- 信頼して任せる
ことで、良い結果を生み出せる機会も増えてくれれば嬉しく思います。
一方で、私としては「効率化」という言葉のとらえ方や実現の仕方が人や場所によって変わってくるということを意識する必要があるということを学びました。
そこを意識しながら日々皆さんのお仕事効率化のお手伝いができればと思います。
