コミュニティで40回以上イベントを開催してわかった会場選びのポイント


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photo credit: Capture the planet The only one who cares? via photopin (license)

みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

コミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」は発足1年になり、メンバーも50名を超える規模になってきました。

それで、特にここ最近では、大阪や仙台、都内でもいくつかの場所でイベントや勉強会を開催することが多くなってきました。

そうなると、必然的に必要になってくるのが「会場選び」

コミュニティ発足から40回以上のイベントをこなしてきましたが、どのように会場を選ぶのが良いのかのポイントについてお伝えしていきます。

では、行ってみましょう!

会場を検索して探す

いつも使っている会場があればよいのですが、そうでない場合、まずは会場を検索して探すところから始まります。

最近では、ネットで会場を探せるサービスがいくつかあるので、部屋にいながらある程度の会場については目星をつけることができます。

スペースを探す「スペイシー」

ノンプロ研でよく使用しているのは「スペイシー」です。

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比較的物件数も多く、予約もしやすく、決済もしやすいです。

他のサービスでも同じくらい良いサービスがあると思いますが、それほど使っていません。

理由としては、会場の日程確認と予約申し込みについてマニュアル化してをChatworkアシスタントさんにお願いしているという点があります。

他のサービスを使うと、それ用の指示とマニュアル作成を別途行う必要があるんです。

候補のリストアップ

はじめて開催するエリアであれば、目ぼしい会場をリストアップします。

必須条件としては

  • 最寄り駅から徒歩10分以内
  • 価格が予算内である
  • 予定している人数がテーブルありの着席で入る
  • Wifi設備がある
  • プロジェクターとスクリーン(またはスクリーン代わり)がある

が必須条件です。これに満たないものは除外して、満たすものをスプレッドシートにリストアップをしていきます。

地方だと件数が少ないこともあり、ヒットしないことがあるので、その場合は最寄り駅を増やしてみたり、価格を少し妥協したりします。

このリストアップ作業もChatworkアシスタントさんに依頼したりもします。

価格の決め方と無償貸出について

価格は時間あたりいくらという設定で、もちろん会場によって異なります。

オシャレだとメッチャ高かったりします。

コミュニティでは、オシャレさよりも、リーズナブルさのほうを重視しています。

なにせ、そのほうが、イベントの数を増やせますので。

あと、参加メンバーの所属企業など、無償で提供いただけるケースもあります。

ただ、ずっと無償で提供いただけるとは限りません。

使えなくなったときには有料で会場を確保しても成立するように、参加費などの設定バランスを考えておいたほうが良いと思います。

必ず下見をする

リストアップが完了したら、良さそうな会場の3件くらいについて、実際にそれぞれの会場について下見をします。

下見は必ず!!

というのも、はじめて大阪でイベントを行ったときに、なかなか焦るトラブルがありましたので…

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ノンプログラマーがVBA・GAS・Pythonなどのプログラミングスキルを身に着けるためのコミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」、通称「ノンプロ研」。東京を中心に開催されていましたが、この度初めて大阪で開催!渾身のレポートをお届けします!

ノンプロ研の場合は、エリアの有志の方に下見に行っていただいています。

会場によっては、空いていれば無料で下見が可能ですが、ほとんどの場合は30分または1時間予約をして、じっくり行えるようにしています。

下見をする際のポイント

下見のポイントは以下の通りです。

  • 駅からのわかりやすさ、入りやすさ
  • 解錠・施錠の方法(記載どおりに入れないことがある)
  • wi-fiがちゃんと繋がるか(イマイチなところもある)
  • プロジェクターを投影して見づらくないか(明るすぎて見えないとか、備品は揃ってるか)
  • 電灯スイッチの数と電灯の位置(スクリーンの見やすさと関係)
  • エアコンがちゃんと効くか(たまに寒すぎる会場も)
  • ちゃんとテーブルありで想定人数が入るか(多くの会場は許容人数を「盛って」掲載しています)
  • 清潔さ(散らかってないか、掃除道具が揃っているか)

特にクリティカルなのは、Wifiとかプロジェクターの設備系、人数が入り切る広さかどうかという点です。

そこがアウトだとイベントが成立しない可能性があります。

あと、意外と地味にダメージあるのは、電灯スイッチが1つしかないとき。

夜間のイベントでスクリーンにスライド映すときにスイッチが一つだと全消灯&真っ暗にせざるを得なかったりします。

その他は多少の妥協は可能ですが、実際にイベントを行うことを想定しながらチェックすると良いと思います。

継続してイベントや勉強会を開催する

お気に入りの会場を見つけたら、あとはひたすらその会場を使い続けます。

継続して使い続けると、その会場の使い方にも慣れてきますので、コスパが少し上がっていく感じはします。

ただし、人気の会場の場合は、2ヶ月前くらいに予約しないと確保できないこともあります。

その場合は、最初に会場を確保して、その後に企画を考えることもありますね。

まとめ

以上、イベントや勉強会などの会場選びのポイントについてお伝えしました。

継続してイベントを開催するのであれば、特にポイントとなるのは、以下かなと思います。

  • マニュアル化して誰でもできるようにする
  • ちゃんと下見をする
  • いいところはずっと使う

ぜひ、良い会場選びをして、有意義なイベントを開催しましょうね。

「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」について

コミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」では、毎月の定例会や勉強会、Slackでのやり取りを通して、皆さんのプログラミング学習の質やモチベーションを高めるための活動をしています。 過去の活動については、以下のページをご覧ください。
コミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」の活動レポートまとめ
コミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」(略して「ノンプロ研」)。このページはその活動レポートまとめページです。コミュニティ活動の一気読みをされたい方、ぜひご活用くださいませ。
ぜひ、皆様のご参加をお待ちしております!
コミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」についてのお知らせ #ノンプロ研
ノンプログラマーがVBA・GAS・Pythonなどのプログラミングを学ぶコミュニティ「ノンプログラマーのためのスキルアップ研究会」が絶賛活動中です!本ページはコミュニティの情報発信をしていく特集ページです。

  投稿者プロフィール

タカハシノリアキ株式会社プランノーツ 代表取締役
株式会社プランノーツ代表、コミュニティ「ノンプロ研」主宰。1976年こどもの日生まれ。東京板橋区在住。「ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、執筆などをしております。→詳しいプロフィールはコチラ
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