備品購入申請フォームをGoogleフォームで作成する方法

2019.03.192020.04.25

photo credit: marcoverch Bunte Gießkannen für Kinder – IAW Köln 2018 via photopin (license)

みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

Google Apps Scriptを使って簡単なワークフローを作るシリーズです。

備品購入申請のワークフローを考えていきます。

さて、備品購入申請ですが、依頼する方はどういう方法で依頼するのが便利ですかね…？

そう、Googleフォームですよね。

ということで、今回は備品購入申請のフォームをGoogleフォームで作成していきます。

今回は、びっくりするくらい簡単です。フォームを作るだけですので。

では、行ってみましょう！

備品購入申請のワークフローについて
Googleフォームでデータ入力をする理由
Googleフォームによる備品購入申請フォーム
まとめ
連載目次：初心者でも作れるGASによる簡単ワークフロー

備品購入申請のワークフローについて

備品購入申請のワークフローについては以下のような流れで考えていきます。

申請者が欲しい備品についての情報を入力して申請
申請を承認者が確認して承認または否認
承認または否認の内容について備品購入担当者と申請者にメール

これらをGoogleの各アプリケーションと、それを操作するGoogle Apps Scriptでシステム化していくわけですね！

ワクワクしますね。

Googleフォームでデータ入力をする理由

Googleフォームで備品購入申請のフォームを作成していきますが、その前になぜGoogleフォームを使うかの理由についてお伝えします。

Googleフォームで作成するメリットには以下のようなものがあります。

入力する値に対する制限を簡単にかけられる（バリデーション）
フォームで受け取ったデータをスプレッドシートに蓄積できる
「フォーム送信時」をトリガーとしてスクリプトを実行できる

バリデーションというのは、例えばある質問は数値だけにしたいとか、日付だけにしたいとか、そういう入力値の制限をかけることです。

スプレッドシートに直接入力だと、好きなデータ型を好きなように入力できてしまいますが、Googleフォームに入力してもらえれば、ある程度の制限をかけられますので、イレギュラーなデータが混在する可能性を減らすことができます。

Googleフォームによる備品購入申請フォーム

では、今回作成する備品購入申請フォームについてお見せしましょう。

こちらです！

各質問とその入力値、必須かどうか、回答の検証（バリデーション）については以下にまとめる通りです。

質問	入力値	必須化どうか	回答の検証
購買先	記述式	必須
品名	記述式	必須
単価	記述式	必須	数字のみ
数量	記述式	必須	数字のみ
Memo（URLなど）	段落

フォームの設定について

フォームを公開する前に、フォームの設定を確認しておきましょう。

今回は、組織内の備品購入申請をイメージしています。

ですから、以下図のように「設定」アイコンの「全般」タブで、以下の二つのチェックを入れます。

メールアドレスを収集する
＊ドメイン名＊と信頼できるドメインのユーザーに限定する

メールアドレスは結果を送信する先のアドレスとして使用しますね。

回答をスプレッドシートに表示

フォームのデータを蓄積するスプレッドシートを作成します。

まずフォームの「回答」タブを開いて、「回答をスプレッドシートに表示」アイコンをクリックします。

「回答先の選択」ダイアログが開きますので、今回は「新しいスプレッドシートを作成」を選択して「作成」とします。

すると、フォームが送信されたときにそのデータが蓄積される先であるスプレッドシートが作成され開きます。

シート名が「フォームの回答1」となっていますね。

また、1列目のA列がタイムスタンプ、2列目のB列がメールアドレスになっていて、3列目以降に質問が列挙されていることに注目しておいてください。

ちなみに、新規のスプレッドシートでなく、「既存のスプレッドシートを選択」することもできますよ。

備品購入申請フォームにテスト送信

では、フォームの送信をテストしていきましょう。

今は、フォームの編集画面を開いていると思いますので、上部の「プレビュー」アイコンをクリックして、プレビューしましょう。

プレビューで実際にフォーム入力ができますので、適当に入力して送信しましょう。

すると、先ほどのスプレッドシートに以下のように入力がされます。

まとめ

以上、Googleフォームで備品購入申請フォームを作る方法をお伝えしました。

これまでであれば、ここで蓄積されたシートを上長や備品購入担当が時々チェックして、それぞれの作業をするかも知れません。

ですが、我々にはGASがあります。

その力を借りて、このフローを極力スピーディに、かつスマートにしていきたいと思います。

次回はフォーム送信を受けてGmailを送信する方法をお伝えします。

Google Apps Scriptでフォーム送信時にメッセージを送るスクリプトの作り方

Google Apps Scriptで備品購入申請を題材にワークフローを作る方法をお伝えしております。今回はGASのトリガーという機能を使って、フォーム送信時にメッセージを送るスクリプトを作っていきます。

どうぞお楽しみに！

連載目次：初心者でも作れるGASによる簡単ワークフロー

スプレッドシート、Gmail、フォーム…Google Apps Scriptで操作できるアプリケーションはまさに「ワークフロー」を作成する上で必要なものが揃っています。ということで、このシリーズでは初心者でも簡単に作れるワークフローの作り方について解説をしていきます。