GASのワークフローでURLのパラメータで承認・否認を切り替える方法


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みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

Google Apps Scriptで備品購入申請を題材にワークフローを作るシリーズをお送りしております。

前回の記事はこちら。

GASで送信するGmailのメッセージをプレーンでもHTMLでも送れるようにする
Google Apps Scriptで備品購入申請を題材にワークフローを作成する方法をお伝えしています。今回は、GASで送るGmailメッセージをプレーンでもHTMLでも送れるようにする方法についてです。

GmailのメッセージをプレーンとHTMLとの両方を作るルーチンを作成しました。

ただ、これまでの内容ですと、承認者は「承認」しかできません。

NG出したいときもありますもんね。

ということで、今回はGASのワークフローでURLのパラメータで承認・否認を切り替える方法です。

では、行ってみましょう!

前回のおさらい

まず、前回のおさらいからです。

Googleフォームで備品購入申請

備品購入申請をする際には、以下のGoogleフォームから申請をします。

Googleフォームによる備品購入申請

送信すると、連携している以下のスプレッドシートにその申請内容が蓄積されます。

スプレッドシートに追加された申請データ

Gmailで承認者にメッセージを送信

と、同時に「フォーム送信時」のトリガーが発火して、以下のスクリプトsendMessageが動作します。

このスクリプトは、承認者に以下のようなGmailメッセージを送るものです。

備品購入申請のお知らせのHTMLメール

画像はHTMLメールですが、HTMLメールに対応していないメーラーを使っている場合は、プレーンな内容のメールが送られます。

以下のgenerateBodies関数がそれらの文字列の生成を担当しています。

doGet関数で承認処理をする

承認者が承認をするためにメール内の「こちら」をクリックします。

このURLはGASのウェブアプリケーション公開をして発行したURLで、踏むことで以下のdoGet関数が動作します。

doGet関数は承認者には「承認しました」のWebページを表示するとともに、申請者には「承認されました」のメッセージをGmailに送ります。

また、スプレッドシートの該当のレコードについて、ステータスを「承認」に変更します。

ワークフローに「否認」のフローを追加する

現在の備品購入申請では、承認者は「承認」しかできませんので、「否認」のフローを追加していきたいと思います。

どのように実現するかというと、以下のようにします。

  • 公開URLに「answer」というパラメータを付与し「ok」と「ng」のパラメータを持つ2つのリンクを用意する
    • 「answer=ok」ならば承認処理(現状存在している処理)
    • 「answer=ng」ならば否認処理

つまり、以下のように2つのURLを用意して、承認者に望む方を踏んでいただくということですね。

https://script.google.com/macros/s/{…}/exec?row=2&answer=ok
https://script.google.com/macros/s/{…}/exec?row=2&answer=ng

Gmailで承認用と否認用の2つのURLを送る

まず、スクリプトsendMessageのほうです。

こちらは、Gmailで承認者へ備品購入申請があった旨のメッセージを送る処理が含まれますので、「承認用」と「否認用」の2つのURLを送るように変更する必要がありますね。

修正したのがこちらです。

9行目で、URLにパラメータ「answer」を追加しています。

加えて、プレーン用は17~19行目、HTML用は26,27行目に承認用URLと否認用URLを仕込んでます。

変更後に実行すると、以下のようなメッセージが送信されますよ。

承認者に送られるGmailメッセージ

doGet関数で受け取ったパラメータにより処理を変える

続いて、doGet関数です。

受け取ったパラメータをイベントオブジェクトから取り出して、if文で分岐処理して…とするとちょっと面倒そうです。

ですが、もうちょっと簡単に対応できますよ。

こちらです。

ポイントは9~12行目のオブジェクトresultですね。

プロパティokに「承認」、ngに「否認」という文字列を格納しています。

つまり、GmailメッセージやWebページで掲載する文言を、このプロパティがどちらかだけを見てオブジェクトのキー指定で内容を切り替えてしまおうという作戦です。

Webアプリケーションのバージョンを上げて、動作を確認します。

否認の場合は、以下のようなWebページが表示されます。

申請が否認された場合のWebページ

Gmailのメッセージも「備品購入申請否認のお知らせ」になっていますので確認してみてください。

まとめ

以上、GASのワークフローでURLのパラメータで承認・否認を切り替える方法をお伝えしました。

非常に簡易的ではありますが、Googleフォーム、スプレッドシート、Gmail、そしてGASを使用してワークフローを作る方法をお伝えしてきました。

今回は、Gmailを使いましたが、代わりにChatworkやSlackを使うこともできますね。

ぜひ、トライしてみてくださいね。

このシリーズはこれで以上となります。

また、便利そうなツールがありましたら、その作り方を紹介していきますね。

どうぞお楽しみに!

連載目次:初心者でも作れるGASによる簡単ワークフロー

スプレッドシート、Gmail、フォーム…Google Apps Scriptで操作できるアプリケーションはまさに「ワークフロー」を作成する上で必要なものが揃っています。ということで、このシリーズでは初心者でも簡単に作れるワークフローの作り方について解説をしていきます。
  1. 備品購入申請フォームをGoogleフォームで作成する方法
  2. Google Apps Scriptでフォーム送信時にメッセージを送るスクリプトの作り方
  3. Google Apps Scriptでフォーム送信した内容を含んだメッセージをGmailで送るスクリプト
  4. Google Apps Scriptで特定のURLを踏んだらスクリプトを動作させるdoGet関数の使い方
  5. GASでURLを踏んでスクリプトを動作させたときにパラメータを渡す方法
  6. 【GASで作るワークフロー】URLクリックで「承認」とするスクリプトの作り方
  7. GASで送信するGmailのメッセージをプレーンでもHTMLでも送れるようにする
  8. GASのワークフローでURLのパラメータで承認・否認を切り替える方法

  投稿者プロフィール

タカハシノリアキ株式会社プランノーツ 代表取締役
株式会社プランノーツ代表、コミュニティ「ノンプロ研」主宰。1976年こどもの日生まれ。東京板橋区在住。「ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、執筆などをしております。→詳しいプロフィールはコチラ
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