備品購入申請フォームをGoogleフォームで作成する方法


みなさん、こんにちは!
タカハシ(@ntakahashi0505)です。

Google Apps Scriptを使って簡単なワークフローを作るシリーズです。

備品購入申請のワークフローを考えていきます。

さて、備品購入申請ですが、依頼する方はどういう方法で依頼するのが便利ですかね…?

そう、Googleフォームですよね。

ということで、今回は備品購入申請のフォームをGoogleフォームで作成していきます。

今回は、びっくりするくらい簡単です。フォームを作るだけですので。

では、行ってみましょう!

備品購入申請のワークフローについて

備品購入申請のワークフローについては以下のような流れで考えていきます。

  1. 申請者が欲しい備品についての情報を入力して申請
  2. 申請を承認者が確認して承認または否認
  3. 承認または否認の内容について備品購入担当者と申請者にメール

これらをGoogleの各アプリケーションと、それを操作するGoogle Apps Scriptでシステム化していくわけですね!

ワクワクしますね。

Googleフォームでデータ入力をする理由

Googleフォームで備品購入申請のフォームを作成していきますが、その前になぜGoogleフォームを使うかの理由についてお伝えします。

Googleフォームで作成するメリットには以下のようなものがあります。

  • 入力する値に対する制限を簡単にかけられる(バリデーション)
  • フォームで受け取ったデータをスプレッドシートに蓄積できる
  • 「フォーム送信時」をトリガーとしてスクリプトを実行できる

バリデーションというのは、例えばある質問は数値だけにしたいとか、日付だけにしたいとか、そういう入力値の制限をかけることです。

スプレッドシートに直接入力だと、好きなデータ型を好きなように入力できてしまいますが、Googleフォームに入力してもらえれば、ある程度の制限をかけられますので、イレギュラーなデータが混在する可能性を減らすことができます。

Googleフォームによる備品購入申請フォーム

では、今回作成する備品購入申請フォームについてお見せしましょう。

こちらです!

Googleフォームによる備品購入申請

各質問とその入力値、必須かどうか、回答の検証(バリデーション)については以下にまとめる通りです。

質問 入力値 必須化どうか 回答の検証
購買先 記述式 必須
品名 記述式 必須
単価 記述式 必須 数字のみ
数量 記述式 必須 数字のみ
Memo(URLなど) 段落

フォームの設定について

フォームを公開する前に、フォームの設定を確認しておきましょう。

今回は、組織内の備品購入申請をイメージしています。

ですから、以下図のように「設定」アイコンの「全般」タブについて

  • メールアドレスを収集する
  • *ドメイン名*と信頼できるドメインのユーザーに限定する

の二つについてチェックを入れておきます。

備品購入依頼フォームの設定

メールアドレスは、上司が誰なのかを検索するキーとして、また結果を送信する先のアドレスとして使用しますね。

回答先の選択

フォームのデータを蓄積するスプレッドシートを「回答先の選択」から作成します。

まずフォームの「回答」タブを開いて、スプレッドシートアイコンをクリックします。

Googleフォームの回答タブからスプレッドシートアイコンをクリック

「回答先の選択」ダイアログが開きますので、今回は「新しいスプレッドシートを作成」を選択して「作成」とします。

Googleフォームの回答先となるスプレッドシートを作成

すると、フォームが送信されたときにそのデータが蓄積される先であるスプレッドシートが作成され開きます。

フォームの回答先のスプレッドシート

シート名が「フォームの回答1」となっていることに注目しておいてください。

もちろん「既存のスプレッドシートを選択」することもできますよ。

備品購入申請フォームにテスト送信

では、フォームの送信をテストしていきましょう。

今は、フォームの編集画面を開いていると思いますので、上部の「プレビュー」アイコンをクリックして、プレビューしましょう。

Googleフォームのプレビューを見る

プレビューで実際にフォーム入力ができますので、適当に入力して送信しましょう。

すると、先ほどのスプレッドシートに以下のように入力がされます。

フォームから送信したデータをスプレッドシートで確認

まとめ

以上、Googleフォームで備品購入申請フォームを作る方法をお伝えしました。

これまでであれば、ここで蓄積されたシートを上長や備品購入担当が時々チェックして、それぞれの作業をするかも知れません。

ですが、我々にはGASがあります。

その力を借りて、このフローを極力スピーディに、かつスマートにしていきたいと思います。

次回はフォーム送信を受けてGmailを送信する方法をお伝えします。

Google Apps Scriptでフォーム送信時にメッセージを送るスクリプトの作り方
Google Apps Scriptで備品購入申請を題材にワークフローを作る方法をお伝えしております。今回はGASのトリガーという機能を使って、フォーム送信時にメッセージを送るスクリプトを作っていきます。

どうぞお楽しみに!

連載目次:初心者でも作れるGASによる簡単ワークフロー

スプレッドシート、Gmail、フォーム…Google Apps Scriptで操作できるアプリケーションはまさに「ワークフロー」を作成する上で必要なものが揃っています。ということで、このシリーズでは初心者でも簡単に作れるワークフローの作り方について解説をしていきます。
  1. 備品購入申請フォームをGoogleフォームで作成する方法
  2. Google Apps Scriptでフォーム送信時にメッセージを送るスクリプトの作り方
  3. Google Apps Scriptでフォーム送信した内容を含んだメッセージをGmailで送るスクリプト
  4. Google Apps Scriptで特定のURLを踏んだらスクリプトを動作させるdoGet関数の使い方
  5. GASでURLを踏んでスクリプトを動作させたときにパラメータを渡す方法
  6. 【GASで作るワークフロー】URLクリックで「承認」とするスクリプトの作り方
  7. GASで送信するGmailのメッセージをプレーンでもHTMLでも送れるようにする
  8. GASのワークフローでURLのパラメータで承認・否認を切り替える方法

  投稿者プロフィール

タカハシノリアキ株式会社プランノーツ 代表取締役
株式会社プランノーツ代表、コミュニティ「ノンプロ研」主宰。1976年こどもの日生まれ。東京板橋区在住。「ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、執筆などをしております。→詳しいプロフィールはコチラ
★ご依頼・ご相談はお気軽にどうぞ!→お問い合わせはコチラ
★フォロー頂ければ嬉しいです。

タイトルとURLをコピーしました