Googleスプレッドシートで作成した収支報告書をメンバーと共有してみた

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皆様こんにちは、ノグチです。

前回記事では、Googleスプレッドシートを使って、収支表と収支報告書を簡単に作成する方法をご紹介しました。

Googleスプレッドシートで関数を使って簡単に収支報告書を作ってみた
Googleスプレッドシートで作成した収支表から、関数を使って超シンプルな収支報告書を簡単に作成する方法をご紹介しています。関数をうまく使えば、収支表を入力するたびに収支報告書の金額を更新させることができますよ。関数を使えば、計算ミスともオサラバです!

今回は、作成した収支報告書を、Googleスプレッドシートの共有と、共有以外の方法でメンバーへ展開する方法をご紹介します。

Googleスプレッドシートの共有とは

そもそも、Googleスプレッドシートの共有って何ができるのか。

Googleスプレッドシートの共有は、自分以外の人でも、自分が指定したスプレッドシートにアクセスできるようになる機能です。

例えば、前回の記事で作成した収支報告書。

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この報告書をメンバーにも見てほしい場合、わざわざスプレッドシートを印刷したり、PDFにしてメールやチャットで送信しなくても、Googleスプレッドシートのありかをメンバーに教えておけば、直接Googleスプレッドシートを直接見てもらえるのです。

共有権限の4つの設定

では、作成した収支報告書をメンバーと共有する前に、このスプレッドシートにアクセスしたメンバーが、このスプレッドシート上でできる操作を決めておきます

まず、スプレッドシートの右上にある「共有」をクリックします。

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すると、「他ユーザとの共有」の画面が開きます。
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いわゆる権限の設定ができるようになっており、おおまかに4パターンの設定をすることができます。
  • リンクを知っている全員が編集可
    このGoogleスプレッドシートのURLを知っている人なら誰でもスプレッドシートにアクセスでき、閲覧はもちろん編集やコメントの挿入ができる。

  • リンクを知っている全員がコメント可
    このGoogleスプレッドシートのURLを知っている人なら誰でもスプレッドシートにアクセスでき、閲覧とコメントの挿入ができる。(編集は不可)

  • リンクを知っている全員が閲覧可
    このGoogleスプレッドシートのURLを知っている人なら誰でもスプレッドシートにアクセスでき、閲覧できる。(編集やコメントの挿入は不可。ただスプレッドシートを見るだけ。)

  • 特定のユーザだけがアクセス可
    メールアドレスで指定されたメンバーだけが、そのスプレッドシートにアクセスできるようになる。

「リンクを知っている全員が~」を選択した場合、メンバーはURLをクリックすれば即スプレッドシートにアクセスでき、編集・コメント追加・閲覧のいずれかができるようになります。

メンバーとスプレッドシートを共有する

では、いよいよ共有の設定をしていきましょう。

共有の方法は大まかに、「スプレッドシートのURLをメンバーに教えて共有する」方法と、「スプレッドシートの共有設定からメンバーを招待する」方法の2種類があります。

メンバーにURLを教えて共有する

まず、メンバーにこのスプレッドシートのURLを教えてアクセスしてもらう方法です。

共有設定の画面に表示されているURLを、メール、チャットなどでメンバーに伝えます。

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ドキュメントの共有設定で、「リンクを知っている全員が~」の設定をしておけば、自分以外のメンバーがこのドキュメントに自由にアクセスできるようになります。

スプレッドシートの共有設定からメンバーを招待する

共有設定の画面で、スプレッドシートにアクセスできるメンバーを指定することもできます。

ドキュメントの共有設定を開いて…
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「ユーザー」に、共有したい人のメールアドレスを入力して「送信」ボタンを押すと、「ユーザー」に入力された人に、スプレッドシートへの招待メールが届きます。
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あとはこのメールを受信したメンバーが、「スプレッドシートを開く」をクリックすれば、該当のドキュメントにアクセスできるようになります。

メンバーから承認依頼を送ってもらう

ドキュメントの共有設定で「特定のユーザだけがアクセス可」にしていた場合でも、メンバーにURLを教えておいて、メンバーから権限のリクエストを送ってもらうことができます。

まず、メンバーがアクセス権のないドキュメントのURLを開くと、「このドキュメントにアクセスするには権限が必要ですよ」という内容の画面が開きます。

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そしてこの画面の「アクセス権限をリクエスト」をクリックすると、ドキュメントの管理者に「〇〇さんがドキュメントのアクセス権限をリクエストしてますよ」という内容のメールが届きます。
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このメールを受け取った管理者は、メール本文にある「共有設定を開く」をクリックして該当のドキュメントの共有の画面を開き…
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「送信」をクリックしてあげれば、権限をリクエストした人もこのドキュメントにアクセスできるようになります。

共有以外の展開方法

ここまではスプレッドシートの共有を使って、メンバーに展開する方法をご紹介しました。

もちろん、共有以外の方法でメンバーにスプレッドシートを展開する方法もあります。
代表的なのは、
  • 紙に印刷
  • PDF形式で出力してメールで送信したり、共有フォルダに格納する
  • スクリプトを使ってスプレッドシートをPDFに変換してGmailでメンバーに自動送信

といったところでしょうか。

ちなみに、3つめの「スクリプトを使ってスプレッドシートをPDFに変換してGmailでメンバーに自動送信」については、tadakenさんの下記の記事で紹介されていますので、ご覧ください。
【GAS】スプレッドシートをPDFにしてGmailで送付する方法
Google Apps Scriptを使って、作成したレポートをPDFにして、メールで送付するテクニックを紹介します。初心者の方でもグラフ作成から、レポート作成、メールでの共有まで、自動化することができるようになります。

毎週や毎月など、定期的にメンバーに展開したい場合は、こちらの方法が効率的ですね。

スクリプトを使った自動送信なら、ファイル添付漏れや送信先の間違いもありません!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、Googleスプレッドシートで作成した収支報告書をメンバーと共有する方法をご紹介しました。

私は実際に前回の記事で作成したような収支表を作成して、メンバーと共有して使用しています。

利用して数か月になりましたが、メンバーと簡単に共有できる、スマートフォンで入力ができるという部分にかなり便利さを感じています。

ただ、収支表の入力作業がほぼスマーフォンからになるのですが、使い慣れるにつれて入力のしにくさも感じましたので、入力画面の改修をすることにしました。

その入力画面の改修については、次回以降でご紹介していきます。

それでは、最後までお読みいただきありがとうございました!

連載目次:Googleスプレッドシートで超簡単!収支表を作成しよう

スプレッドシートで収支表を作れば、スマホでも入力でき、共有もできるようになります。本シリーズではスプレッドシートを使って超簡単に収支表を作成する方法をお伝えしています。
  1. スマホからの入力も可能!Googleスプレッドシートで超簡単に収支表を作成してみた
  2. Googleスプレッドシートで関数を使って簡単に収支報告書を作ってみた
  3. Googleスプレッドシートで作成した収支報告書をメンバーと共有してみた
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ノグチ

元製造子会社SE、ERPパッケージシステムコンサルタント(販売管理、購買管理、生産管理、設備管理他)。 業務システム保守・導入両方やった経験をお伝えすることで、少しでもシステムや手作業に悩まされる人が減ればいいなぁ、楽にお仕事してもらえたらいいなぁと日々夢見ております。