うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみよう


うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみよう

みなさん、おはようございます!タカハシ(@ntakahashi0505)です。

こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします!

今回のテーマは、うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみようです。

#127 うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみよう | タカハシノリアキ | プランノーツ&ノンプロ協会「『働く』の価値を上げるスキルアップラジオ」/ Voicy - 音声プラットフォーム
音声放送チャンネル「タカハシノリアキ | プランノーツ&ノンプロ協会」の「#127 うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみよう(2022年10月12日放送)」。Voicy - 音声プラットフォーム

なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます!

では、よろしくお願いいたします!

僕の経験したつまらない会議

今日は#うまくいく会議 についてお話します。

僕は今会社をふたつ持っていますが、いずれもひとり親方なので、社内の会議というのはゼロなんです。すべての会議は自分の脳みその中だけで行われています。

社外との打ち合わせというのはもちろんありますが、そんなに数はないですし、うまくいく会議はどうやってやる?というのは会社の中では見当たりません。

ただ、昔を思い出すと、サラリーマン時代は確かにつまらない会議をけっこうやってたな~なんて思うわけです。

報告するだけの定例会議

まずだめな最たる例が、定例会議です。

部署の数字と動いているプロジェクトの進捗を一人ずつ発表して確認するというだけのやつです。

毎週月曜とかにやっていて、みんな午前中に土日も含めての資料を集めて印刷して、午後に会議をするみたいな感じでした。その会議の内容を整理して、翌日の役員会議の資料をつくる…みたいなことです。

今思うと、ダッシュボードで共有して、チャット上で概ねやり取りしておいて、込み入ったやつだけ最低限の人数でやればよかったなと思います。

こんな仕事ごっこで月曜日がほぼすべて潰れるというのは、ほんとどうしようもない感じだったなと思います。

判断の軸があやふやな企画会議

あと企画会議というのもありました。

スマホとかガラケーの新しいゲームアプリの企画とか、どれを通すのか決める会議です。企画会議に向けて、メンバーが毎週企画を持ってくるんです。

それについて、当時部門長だった僕が、良いとか悪いとか判断をくだしていく。

今思うと、どういう企画がいいのか、判断の軸とかけっこうあやふやで、メンバーのみなさんから見たら「好みで選んでいる」ように見えたんじゃないかなと思います。

メンバーからすると、ユーザーではなくて、上司を意識して企画を作らなければいけない…みたいな、完全に本質から外れた活動を強いていたかなと思うんです。

チームならではの目指すところがはっきりしていて、企画で抑えるべきポイントとか、そういう軸が決まっていて共有できていれば、納得いく活動がもっとできていただろうし、ユーザーにちゃんと刺さってインパクトを与えるゲームづくりとかもできたのではと思います。

当時のメンバーのみなさんにはほんとに申し訳ない気持ちでいます。

ノンプロ研での会議

そこから随分時を経て、会社では会議をしていないのですが、僕が運営しているコミュニティ「ノンプロ研」ではさまざまな活動が行われているので、今度のイベントの内容をどうしようとか、こんな新しい取り組みはどうかとか、進行している講座をもっとよくするにはどうするかとか、議論や相談などがけっこう活発に行われています。

基本は非同期のテキストコミュニケーション

基本的にはSlak上でテキストコミュニケーションでのやり取りが完了しているんですが、ちょっと込み入った話があれば、みんなDiscordに入って打合せします。打ち合わせルームBob、Tom、Ivyという部屋があってそこで打ち合わせするんです。

でもほとんどの話がSlack上のテキストコミュニケーションで成立していて、同期的に時間を合わせるというのは、けっこう少なくてすんでいます。

そもそもコミュニティなので、日中働いている人もいるし、働いているけど日中暇な人もいるし、いろいろなんです。なので非同期コミュニケーションが大前提になっているわけです。

決まったことに関しては、Slack上で発表したり、必要に応じてNotionで作成しているノンプロ研Wikiの上に、マニュアルやガイドを作ったりして共有しています。

唯一の定例会議 お仕事チームミーティング

唯一行われている定例会議は、月1回のノンプロ研のお仕事チームミーティングです。

内容的にはアジェンダ、今月のイベントとお仕事を振り返り、来月のイベントと予定を確認し、議題があれば話しあうという感じです。

おそらく内容としては、わざわざ顔を合わせなくてもできる話が多いのですが、月に1度くらいはお仕事チームみんなが顔を合わせましょうみたいな意味合いもあるのかなと思っています。

企画もドキュメントのやり取りで

あと企画については、技術同人誌の企画とか、講座づくりとか、そういうところでメンバーに企画をつくってもらうということがあったりします。

企画にどういう内容を盛り込むべきなのか、抑えるべきポイントは何なのかというのは、技術ライティング講座やインストラクション講座ですでにお伝えしている通りなので、それにそって作ってもらってレビューをしていくだけなんです。

なのでわざわざ広範囲にみんなの前で晒すということもないし、Slackとかドキュメント上でやり取りしていくわけですね。すでに共有しているポイントについて話をしていくので、おそらく納得感のある状態で進められてるんじゃないかなと思います。

そういうわけでノンプロ研は、会議も含めての組織のコミュニケーションの姿でいうと、けっこう理想的なかたちだな~と思っています。

何も生まないつまらない会議はしない

比較すると、サラリーマン時代の会議はつまらない会議ばかりだったのにも関わらず、独立してから立ち上げたノンプロ研ではそういう会議はやってないなと気づいたわけです。

これはやはり僕が独立したというのが大きいかなと思っていて、時間の価値が急激に高まったというかそのことに気づくことができたからだと思います。

独立してフリーになると、つまらない会議をしたところでお金は一切増えないし、何も生まれないんです。かわりに自分の大切な時間というリソースをどんどん失なっていくのが目に見えるわけです。

何か時間を使うのであれば、将来にプラスになるようなことをしなければという意識に完全にスイッチしたといえます。

一方で雇用されているのであれば、とにかく時間さえ経過してしまえばお給料はひとまず発生するわけなので、その会議の成果があろうがなかろうが、その会議をこなすことが目的になっている、そんなことがあるのではと思います。

うまくいく会議にどう変えていくか

そんなことを言っても、みなさん会社組織でこれまでの習慣が積み重ねられている中、会議の仕方について全体的に大きく変えていくというのは、なかなかに難しいなと思われるかもしれないですね。

それで僕からの提案としては、自分の影響でできる範囲で少しずつ改善してみる、という方法を試していただきたいなと思います。

例えば、この会議に関しては、目的を決めよう、アジェンダを作ろう、議事録を残そう、録画を残そう、目的が終わったら早くても終わろう、否定的な発言はやめよう、長々と話すのはやめよう、報告は事前にすませよう、時間が過ぎたら終わらそうと考える。

こんな試みを仕掛けられる会議を自分の中で見つける、または新たな会議をつくって、それで試してみるというのもいいかなと思うんです。

その会議に別の参加者がいてくれれば、これはいいねとなって、またその方の影響でできる範囲で少しずつ改善の取り組みをはじめてくれるかも知れないですよね。

ちょっと全体を変えようとすると絶望しそうな感じがあると思うので、まずはみなさんできるところから、良い会議ってどんなんだろうみたいなのを考えつつ、やれる範囲で完全していくのがいいんじゃないかなと思います。

まとめ

ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「うまくいく会議を自分の影響を及ぼせる範囲で小さくはじめてみよう」をお届けしました。

タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。

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では、また。

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