みなさん、おはようございます！タカハシ(@ntakahashi0505)です。
こちらの記事は、タカハシが音声メディアVoicyの「スキルアップラジオ」にて放送した内容から、ピックアップしてお届けします！
今回のテーマは、Web会議で好印象を与えるための3つのポイントです。
なお、以下で実際にお聴きいただくこともできます！
では、よろしくお願いいたします！
コロナ過で広がったWeb会議
コロナ禍もだいぶ開けてきたわけですが、そのコロナ禍を経て一気に広がったのがWeb会議ですね。
ZoomとかTeamsとかのツールを使ってのお仕事のミーティングとか、打ち合わせをする機会がグッと増えたというのはあるなと思います。
僕はコロナ禍に入る前から元々在宅で仕事をしていたんですが、やはり打ち合わせはお伺いしてみたいなことが多かったんです。
ただコロナ禍を経て、Web会議ツールとWeb会議をする慣習が広がったために、出かけなくても人と会ってお話しすることができるようになりました。
僕は、コミニティ「ノンプロ研」を運営しています。元々はオフライン重視で活動していたんですが、コロナがきっかけで全面的にオンラインに移行したんです。
Web会議でうまくコミュニケーションをとる方法
そんな感じで広がっていったWeb会議なんですが、やっぱりお仕事ではコミュニケーションが取りづらいという意見も結構根強くあります。
オフィスにみんな戻ってきてほしいと考える経営者の方も少なくないようです。
でも、僕からすると、Web会議を使ったコミュニケーションはちょっとうまくやれてないんじゃないかなというところもありまして、今日は、その辺りの話題をお送りしたいなと思っています。
Web会議を使ってうまくコミュニケーションをとる方法、についてです。
画面オンでWeb会議をする
まず前提として、画面オンでWeb会議にのぞみましょうというのを強く言いたいなと思います。
オンライン会議に関する実態調査～oVice株式会社
oVice株式会社によるオンライン会議に関する実態調査をご紹介します。
この調査は、ハイブリッドワークを行っている企業の20～30代の会社員100名を対象にアンケートを行ったものです。
「あなたはオンライン会議でカメラをオンにしますか。」という質問があったんですが、驚きの結果だったんです。
なんと9割の方が画面オフでオンライン会議に参加しているということです。
内訳を見るとこのような感じです。
- いつでも必ずカメラをオンにする：14.0％
- 基本はオフ、状況に応じてオンにする： 69.0%
- どんな時でもカメラはオフ：17.0%
状況に応じてオンにする人は、社外の人との打ち合わせだったり、個別面談といった時にはオンにするという回答が多かったということです。
これは、オンライン会議のコミュニケーションとしてはかなり損しているなと僕は思います。
やはり、我々は普段、表情とか仕草とか言語以外の情報を使ってコミュニケーションを取っているわけです。
画面オフにしてしまうということは、それらの力を借りずにコミュニケーションをしなくてはいけなくなるということになります。
ビデオONとビデオOFFの影響を検証～武蔵野大とオンラインコミュニケーション協会
これに関してはある研究がありまして、武蔵野大学とオンラインコミュニケーション協会が共同でオンラインコミュニケーションにおけるビデオONとビデオOFFの影響を検証しています。
どんなことをしたかというと、ビデオONとビデオOFFでそれぞれ7チームを作って、コンセンサスゲーム、つまり、与えられた課題についてチームで協力しながら合意形成を目指すゲームを実施してもらったわけです。
その結果は、ビデオOFFのチームは合意までの時間がかかったり、意思決定の質が悪化する結論が出たというものだったんです。
画面オンが望ましい
せっかく皆さん同じ時間を使ってWeb会議にのぞむわけですから、より良いコンセンサスを短い時間で得られる方が望ましいわけです。
ただ、わざわざそうならないような画面オフで参加するという選択肢を、多くの方がとってしまっているというのは非常にもったいない話だなと思います。
もっとそもそもの話なんですが、画面オンにして参加するということは、あなたの話をしっかり聞くつもりでいますよといった姿勢のアピールにもなるわけです。
そういった信頼関係をまず構築してから会議をスタートするというのは、非常に大事なことなんじゃないかなと思います。
脆弱な通信環境が画面オフの理由に
一方で、オンライン会議で画面をオフにする理由としてよく挙げられているのが、通信が不安定なので画面オフにしているというのがあります。
確かに、通信回線が弱かったりする場合は、通信がとぎれとぎれになってうまくコミュニケーションが取れなくなってしまうことがあるわけです。
なので、通信量を減らすために、映像の方、画面をオフにして音声を優先しようと画面をオフにしているということなんです。
確かに、音声が途切れてしまうとそもそもコミュニケーションが取れないとか、結構ストレスもたまりますよね。
その点は理解できるんですが、そこで取るべき選択肢としては、画面オフでいいやではなくて通信環境を良くすることを、ぜひ考えていただきたいなと思います。
音声があれば情報伝達はできますが、画面オフにすることによってコミュニケーションの質が低下してしまいます。
その分一定の投資をして通信環境を良くするというのは、企業活動としては十分に考える余地があるんじゃないかなと思います。
オンラインコミュニケーションで相手に好印象を与えるポイント
さて、そんな感じで、まずは画面オンで参加しようってことなんですが、さらにその上で、相手に好印象を持っていただけるようなコミュニケーションを取るために、オンラインならではのポイントが3つありますので、それを紹介していきたいと思います。
名前を呼んで話しかける
まず1つ目が、名前を呼んで話しかけるってことです。
そんなの当たり前じゃんって思われるかもしれないんですが、打ち合わせにのぞんでいるのが2人だけの場合や議事進行が決まりきっている定例会議などでは、参加者の名前を呼ぶみたいなことが意外と少ないんじゃないかと思ったりしています。
名前をちゃんと呼びかけるということは、あなたに関心がありますよと示すことに繋がりますので、ぜひ何々さんと名前をつけて話しかけてみていただければと思います。
会議なんかで言うと、雑談コーナーみたいのもあるかもしれないので、そういった時には積極的にいつも話さないような人に声掛けすると、よりいいんじゃないかなと思います。
笑顔でいる
2つ目のポイントは笑顔でいるってことです。
傾向として、オンラインだと結構表情が硬くなりがちなんです。
一緒の空間を共有していませんので、見られている感が低くなりがちというのはあるんじゃないかなって思います。
ただ、結構参加者は、皆さんの表情を見ています。
特に発言している人は、聞いている人たちの反応がとても気になっていますので、すごくよく見ていますね。
みんながしかめっつらで聞いていたりすると、なかなか話す方もテンション上がりませんので、ぜひ発言しないで聞いているだけの時も笑顔でいるようにしてみてください。
それによって場の空気を良くしていくみたいなところに貢献できると思います。
ノンプロ研で言うと、イベントの最初に「皆さん口角2センチアップで参加しましょうね。」みたいなスライドを用意して、それをお伝えしています。
同じように皆さんの会社の会議のグランドルールみたいなところで、ぜひ笑顔で参加しましょうみたいなのを入れておくと良いんじゃないかなと思います。
頷き
そして、3つ目のポイントは頷きです。
これも笑顔と同じように、オンラインだと見られている感が低くなりがちなんですが、話を聞いている時はうんうんと頷いたりといったことを、むしろオーバー目でやってみていただければと思います。
明らかに自分が聞き役になっている時には音声を出して「なるほどー」とか、「えー、そうなんですね」とか「それでそれで」とか、相づちをうまく使うのもいいんじゃないかなと思います
相づちの種類として、バックトラッキングと呼ばれるものありますね。
いわゆるオウム返しというもので、会話の時に、相手が今繰り出した言葉を使って相づちを打つというやつです。
例えば、目標を達成しましたということを言ったんだったら、「もう目標を達成したんですね、すごいですね。」こういう風に返してあげるってことです。
これによって話し手としては、話を聞いてくれているなとか、肯定されているとか、友好的なイメージを受け取ることになります。
せっかくWeb会議に参加するのであれば、相手に好印象を持ってもらえた方がいいわけですから、ぜひ参考にしていただければと思います。
まとめ
ということで、今日はVoicy「スキルアップラジオ」の放送から「Web会議で好印象を与えるための3つのポイント」をお届けしました。
タカハシのVoicyの放送はこちらからお聴きいただけます。
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では、また。
